Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
Bạn đã từng thấy phòng biên tập Hồng Kông lúc ba giờ sáng chưa? Không phải là cả văn phòng sáng đèn đang chạy deadline, mà là năm người cùng lúc hét trong nhóm WhatsApp: "Ai thấy tổng biên tập chưa? Bài báo này rốt cuộc có đăng được không?" Có người đang ngủ bù vì múi giờ Tokyo, pháp chế thì đang nghỉ dưỡng ở Trung Quốc đại lục sóng mạng chập chờn, bản Word của phóng viên sửa tới tám phiên bản chìm nghỉm giữa hàng chục tin nhắn thoại, cuối cùng bài đăng ra lại là bản nháp từ ba ngày trước. Cái gọi là “địa ngục phê duyệt” này ở giới truyền thông Hồng Kông vốn dĩ là chuyện thường ngày — quy trình duyệt xét tầng tầng lớp lớp như chơi game vượt ải, mỗi ải lại có một ông sếp “offline”.
Còn vô lý hơn nữa, rõ ràng là tin tức địa phương nhưng vì công cụ phối hợp rời rạc, biến thành bộ phim thảm họa xuyên múi giờ. Email qua lại chậm như tua chậm, file đính kèm chất chồng ngày càng dày, ai sửa câu nào? Không ai biết. Xác định trách nhiệm? Coi như xui tận mạng. Có lần xảy ra tin nóng xã hội, phóng viên ảnh, nội dung và ý kiến pháp lý đều sẵn sàng, chỉ bị kẹt ở chỗ tìm không ra một người bấm nút “đồng ý”, kết quả bị đối thủ抢先 hai tiếng, tổng biên tập tức đến mức muốn ném luôn cái laptop ra cửa sổ.
Truyền thông vừa và nhỏ đặc biệt sa lầy trong kiểu “làm việc bằng WhatsApp” như con ếch bị luộc từ từ — tiện thì có tiện thật, nhưng nếu muốn truy vết quá trình ra quyết định? Khó như mò kim đáy biển. Không bằng gọi thẳng đây là dòng chảy công việc theo kiểu “phụ thuộc vận may” còn đúng hơn. Cho đến khi có người phát hiện ra, hóa ra công nghệ không chỉ dùng để điểm danh…
DingTalk không phải máy chấm công, nó là trung tâm chỉ huy phê duyệt
Ai nói DingTalk chỉ dùng để chấm công, họp hành hay bị cấp trên theo dõi? Trong các phòng biên tập truyền thông Hồng Kông, nó đã sớm được nâng cấp thành “trung tâm chỉ huy phê duyệt”, dẹp bỏ toàn bộ quy trình duyệt xét kiểu cầu cơ hỏi thầy — “Này, cậu xem chưa vậy?”, “Email tôi chất nghẽn ba mươi phiên bản rồi!” — tất cả đều bị chôn vùi vào nghĩa địa kỹ thuật số. Tinh túy của quy trình làm việc trên DingTalk nằm ở việc chuyển hệ thống hỗn loạn dựa trên con người sang hệ thống chính xác dựa trên quy tắc: ngay khi phóng viên nộp bài, hệ thống sẽ tự động đẩy theo tuyến đường đã thiết lập sẵn đến biên tập, pháp chế, tổng biên tập; mỗi bước đều có cảnh báo đếm ngược, chậm một giây là hệ thống lập tức gửi nhắc liên tục, còn hiệu quả hơn cả phù chú đuổi hồn.
Đáng sợ hơn nữa là chức năng theo dõi phiên bản — không còn cảnh nhìn vào file tên “final_final_reallyfinal.doc” mà đoán xem ai đã sửa đoạn nào. Toàn bộ lịch sử chỉnh sửa chỉ cần một cú nhấp là xem được, file đính kèm được nhúng trực tiếp vào quy trình, không lo sót hình ảnh hay ý kiến pháp lý. Quan trọng nhất là xử lý tức thì trên thiết bị di động, dù tổng biên tập đang trên máy bay mất Wi-Fi, vừa hạ cánh mở app lên vẫn có thể phê duyệt, tin tức khẩn cấp không còn bị “đóng băng” vì mất liên lạc với người phụ trách. Thử tính thử xem: một bài chuyên đề quốc tế trước đây trung bình mất 4,7 giờ do email qua lại, nay với DingTalk toàn bộ quy trình chỉ mất 78 phút, chi phí giao tiếp tiết kiệm được đủ để mời cả nhóm uống hai lượt trà chanh đá.
Quy trình cấu trúc không chỉ nhanh hơn, mà còn gọn gàng, minh bạch trách nhiệm — nếu có sai sót? Một lần tra là biết ngay ai run tay bấm nhầm nút.
Tuỳ biến theo địa phương: Nghệ thuật cải tạo DingTalk của truyền thông Hồng Kông
Nếu nói DingTalk là trung tâm chỉ huy phê duyệt, thì truyền thông Hồng Kông tuyệt nhiên không chịu dùng nguyên xi — họ giống những tay độ xe đường phố đam mê độ chế, tháo dỡ hệ thống gốc, lắp ráp lại, tăng turbo, đổi hệ treo, chỉ để cua gấp vượt mặt đối thủ. Một biên tập viên của tờ báo lớn cười nói: “Chúng tôi không dùng workflow thông thường, chúng tôi dùng ‘workflow kiểu Hồng Kông’!”
Ví dụ, tại sao ô phê duyệt chuẩn lại chỉ có mỗi mục “ghi chú”? Phóng viên Hồng Kông lập tức yêu cầu thêm mục “giải thích bằng khẩu ngữ Quảng Đông”, thuận tiện cho nhân viên tuyến đầu giao tiếp bằng những biểu đạt rất đời như “xem thử câu này có bị hiểu lầm thành chú thích sai không”, đồng nghiệp pháp chế cũng không còn nhíu mày hỏi “họ đang nói cái quái gì vậy”. Thậm chí có nơi tích hợp luôn hệ thống kho ảnh địa phương, một cú nhấp gọi ra ảnh bản quyền từ Getty hoặc nhiếp ảnh gia tự do, kèm cảnh báo thời hạn sử dụng, tránh bi kịch “hôm qua còn dùng được, hôm nay đã nhận thư luật sư”.
Kỳ diệu nhất là “làn đường nhanh cho tin tức khẩn cấp” — khi xảy ra biểu tình xã hội, bão, hay sụp thị trường chứng khoán, hệ thống tự động bỏ qua ba tầng duyệt nhẹ nhàng, bật trực tiếp thông báo lên điện thoại tổng biên tập, bấm hai cái là đăng, nhanh hơn cả pha ly cà phê. Sau khi kết nối với hệ thống CMS hiện tại, ngay cả số ký tự tiêu đề cũng được kiểm tra tự động, thực sự biến từ hỗn loạn thành một cú bấm, từ liều lĩnh thành an tâm.
Phê duyệt minh bạch, trách nhiệm cũng rõ ràng
Trước đây điều khiến phòng biên tập sợ nhất là nghe câu: “Tôi tưởng cậu đã sửa rồi!” Kết quả là lỗi chính tả in nguyên ra báo, ảnh chưa được cấp phép vẫn đăng, rồi lại đổ lỗi cho nhau, bộ phận pháp chế suốt ngày tim đập chân run. Từ khi triển khai quy trình DingTalk, quá trình phê duyệt từ chỗ kín như bưng trở nên minh bạch, mọi quyết định đều để lại “dấu chân kỹ thuật số” — phóng viên Trương nộp bài lúc mấy giờ mấy phút, trưởng phòng Lý vừa đi vừa phê “tiêu đề quá kích động”, tổng biên tập Vương gật đầu “OK, đăng” lúc ba giờ sáng, tất cả đều được lưu vết tự động, muốn chối cũng không được. Hệ thống không biết nể nang, nhưng chính sự “minh bạch lạnh lùng” này lại khiến trách nhiệm rõ ràng đến mức gần như tàn nhẫn.
Mới vào nghề không còn phải hỏi mười lần: quy trình chuẩn được nhúng vào hệ thống, cách thức duyệt, ai kiểm soát, hạn chót là khi nào, chỉ cần nhìn vào lộ trình nhiệm vụ là rõ. Quản lý còn có thể theo dõi trực tiếp ai đang kẹt, bài nào “nằm im” quá tám tiếng, lập tức can thiệp chứ không còn mò mẫm mù quáng. Hay hơn nữa là rủi ro pháp lý giảm mạnh — nội dung chưa được cấp phép căn bản không thể qua được khâu cuối cùng, hệ thống tự động chặn, ngay cả kiểu “vô tình” cũng không giả được.
Phê duyệt không còn là trò chơi hộp đen, mà là đường đua công khai. Hóa ra, niềm tin có thể được xây dựng từ một dòng thời gian.
Tương lai đã tới, nhưng đừng coi DingTalk là thần dược
Khi phòng biên tập tiến hóa từ đống email hỗn loạn lên một cú bấm đăng, cảm giác như từ đạp xe chuyển sang phi thuyền vũ trụ, nhưng đừng tưởng rằng dùng DingTalk là đã bước vào thiên đường. Dù quy trình có mạnh đến đâu cũng không chữa được bệnh “con người”. Ví dụ về quyền riêng tư dữ liệu — làm truyền thông tại Hồng Kông, bản thân đã như nhảy múa trên lưỡi dao, giờ đây mọi dấu vết phê duyệt đều lưu trên đám mây,万一 một bản nháp nhạy cảm về quan điểm chính trị bị đánh dấu nhầm, truyền nhầm, hay thậm chí bị rò rỉ nội bộ, ai sẽ chịu trách nhiệm? DingTalk tuy có mã hóa, nhưng máy chủ đặt ở đại lục, việc lưu trữ và truy xuất nội dung nhạy cảm về mặt chính trị luôn khiến người ta canh cánh trong lòng.
Vô lý hơn nữa là, quy trình càng trơn tru, sáng tạo càng cứng nhắc. Từng có phóng viên than vãn: “Sửa một cái tiêu đề phải qua bốn tầng duyệt, khó hơn cả xin visa!” Khi hệ thống chuẩn hóa từng bước, tia chớp cảm hứng lại bị sét quy trình đánh trúng. Các biên tập già nhớ mãi thời xưa “vừa uống cà phê vừa gật đầu miệng” đầy ngẫu hứng, giờ tất cả biến thành những lời nhắc lạnh lẽo trong danh sách việc cần làm. Với những tiền bối không rành công nghệ, chỉ việc hiểu rõ “thêm người duyệt” khác gì “duyệt đồng thời” thôi có thể đã mệt hơn viết một bài phỏng vấn.
Điều then chốt nhất là, dù DingTalk có thông minh đến đâu cũng không thể hiểu được những “luật bất thành văn” của truyền thông Hồng Kông: lúc nào nên nhanh, lúc nào nên chậm; chuyện gì không được đăng, chuyện gì thì phải “âm thầm” thả ra. Công cụ có thể tăng tốc, nhưng nếu đội ngũ không có sự đồng thuận, chiến lược mơ hồ, thì dù quy trình có hoành tráng đến đâu cũng chỉ là kiểu lật tàu đẹp mắt.
We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at
