Baihui Bách hóa: Một người, một bảng AI DingTalk, tạo nên một MCN

Gần đây, Intime百货 trên nền tảng Douyin đã tổ chức một chiến dịch livestream lớn, phát hành phiếu giảm giá nhóm với sự tham gia của hơn 60 trung tâm thương mại, hàng chục thương hiệu mỹ phẩm quốc tế và hơn 80 loại phiếu.

Trong mô hình làm việc truyền thống, hoạt động như vậy cần nhiều bên trao đổi lặp đi lặp lại, liên quan đến nhiều khâu như thông tin sản phẩm, phê duyệt giá, tổ hợp phiếu, kiểm tra quy trình... thường tiêu tốn cả tuần lễ làm việc của một đội ngũ, chi phí phối hợp rất cao.

Tuy nhiên, ông Lý Khải, người phụ trách vận hành nội dung của Intime百货, chỉ dùng duy nhất một bảng tính AI DingTalk đã hoàn thành việc đối chiếu thông tin và phối hợp toàn bộ quy trình trong vài ngày.

"Bảng tính AI DingTalk giống như một hệ thống ERP nhỏ. Có thể nói ngắn gọn là: nhờ bảng tính AI mà một mình tôi có thể trở thành một công ty MCN." ông Lý Khải cho biết.

Xuất phát từ con số 0: Xây dựng dự án thành công đầu tiên

Tháng 8 năm 2024, ông Lý Khải gia nhập Intime百货, đảm nhận mảng kinh doanh đặt hàng trực tuyến mới. Dù đội ngũ đều đánh giá cao tiềm năng nhưng chưa có lộ trình triển khai rõ ràng.

Ông nhận định giá trị cốt lõi của bán hàng theo nhóm là thu hút khách mới đến trung tâm thương mại, tăng lượng khách đến và tỷ lệ chuyển đổi tiêu dùng. Trong khi đó, quản lý cửa hàng - người chịu trách nhiệm về doanh số - đặc biệt quan tâm điều này.

Vì vậy, ông chọn Intime百货 Hợ Phí Chính Vụ làm điểm thử nghiệm, kết hợp các phiếu ăn uống, bán lẻ và đậu xe thành gói "X+Y", bán qua livestream trên Douyin, trong vòng một tuần đã bán được gần 10.000 phiếu.

Qua phân tích dữ liệu tiêu dùng và chi phí đầu vào, ông phát hiện chi phí thu hút khách hàng qua Douyin thấp hơn tới 99,5% so với các kênh quảng cáo như Moments hay Xiaohongshu – hiệu quả cực kỳ cao.

Dự án nhanh chóng lan truyền trong nội bộ, nhu cầu đặt hàng nhóm gửi đến ông Lý Khải cũng tăng vọt.

Thách thức gia tăng: Một người gánh toàn bộ vận hành

Khi quy mô mở rộng, ông Lý Khải phải đối mặt với những vấn đề quản lý ngày càng phức tạp: thu thập thông tin sản phẩm từ các trung tâm thương mại, sắp xếp lịch phát sóng, quản lý hiệu suất người dẫn chương trình... khối lượng công việc tương đương một đội nhỏ.

Những nhiệm vụ này phụ thuộc nhiều vào trao đổi lặp lại, hiệu quả thấp và dễ xảy ra sai sót. Ông cần gấp một công cụ phối hợp hiệu quả.

Intime百货 bắt đầu sử dụng toàn diện DingTalk từ năm 2020. Trong một lần tình cờ nhấn vào cửa sổ bật lên, ông Lý Khải tiếp cận được Bảng tính AI DingTalk và nhận ra tiềm năng to lớn của nó.

Thử nghiệm ban đầu với Bảng tính AI: Tự động hóa thu thập thông tin

Tháng 12 năm 2024, ông xây dựng phiên bản đầu tiên của Bảng tính AI để tập trung thu thập thông tin sản phẩm, giá cả và ưu đãi từ các trung tâm thương mại tham gia chương trình đặt hàng nhóm.

Trước đây dùng mẫu Word hoặc Excel, định dạng thông tin hỗn loạn, tổng hợp mất thời gian và khó cập nhật đồng bộ. Giờ đây, các bên chỉ cần điền thông tin vào bảng, dữ liệu sẽ tự động tổng hợp.

Điều quan trọng hơn, Bảng tính AI hỗ trợ trường liên kết hai chiều: khi một bảng dữ liệu được cập nhật, tất cả bảng liên quan tự động làm mới, đảm bảo thông tin luôn nhất quán tức thì.

"Giống như mọi người cùng cộng tác tạo lập, hiệu suất nâng cao rõ rệt." Thấy được lợi ích, tháng 1 năm 2025, ông Lý Khải tiếp tục xây dựng một hệ thống phức tạp hơn.

Xây dựng trung tâm MCN: Quản lý toàn diện người – hàng – sân khấu – tài chính

Hiện tại, ông Lý Khải đơn độc quản lý mạng lưới livestream của 62 trung tâm thương mại, mỗi tháng vận hành doanh thu trên 20 triệu Nhân dân tệ. Cốt lõi chính là biến Bảng tính AI DingTalk thành hệ thống trung tâm cấp độ MCN, bao trùm "người – hàng – sân khấu – tài chính".

Với các trung tâm thương mại, ông Lý Khải giống như một công ty MCN bên ngoài, mỗi lần hợp tác đều ký hợp đồng và thu phí ảo.

Theo mô hình truyền thống, quy trình ký hợp đồng và đối chiếu phức tạp, cần nhắc nhở, xác nhận lặp đi lặp lại. Nhưng với Bảng tính AI, nội dung bàn giao và khoản tiền phải trả có thể được theo dõi theo thời gian thực, hệ thống tự động nhắc nhở.

Trong quản lý người dẫn chương trình, ông xây dựng cơ sở dữ liệu nhân sự, ghi lại hồ sơ, hợp đồng, thời gian dẫn chương trình... rồi dùng liên kết đa bảng để tự động tính lương, không còn phải kiểm tra thủ công bằng Excel.

Trước khi phát sóng, hệ thống tự động sắp lịch, gửi thông tin thời gian, địa điểm, danh mục hàng hóa đến người dẫn và trung tâm thương mại; người dẫn mới còn được cung cấp tài liệu đào tạo. Sau khi phát sóng, người dẫn tải ảnh chụp màn hình lên bảng, thuận tiện cho việc tổng kết.

Trong quản lý danh mục hàng, Bảng tính AI không chỉ cho phép nhiều bên cùng nhập liệu mà còn dùng trường AI tự động sửa lỗi văn bản, tự động thêm tiền tố trung tâm thương mại theo thành phố, tránh sai sót phân loại.

Ông còn huấn luyện trước mô hình phân tích AI, nhập dữ liệu chuẩn ngành, giúp hệ thống tự động đánh giá hiệu quả mỗi buổi phát sóng, tạo ra các phân tích dữ liệu.

"Trước đây sau khi phát sóng xong, phải đợi cả chục ngày mới tổng kết, thậm chí còn chẳng có thời gian làm. Giờ đây dữ liệu được cập nhật và gửi ngay lập tức, đôi khi trung tâm thương mại nhận báo cáo lúc 12 giờ đêm, tưởng tôi vẫn đang tăng ca, thực ra là hệ thống tự động gửi dưới tên tôi." Ông Lý Khải cười nói, vì thế bị đồng nghiệp gọi là "vua卷 (căng thẳng, cạnh tranh)".

Thực tế, chính Bảng tính AI thúc đẩy ông tiến lên không ngừng, đây mới là giá trị cốt lõi.

Từ công cụ đến tư duy: Tái cấu trúc logic vận hành bán lẻ

Ông từng cân nhắc phát triển hệ thống MOS bằng nền tảng low-code, nhưng do phê duyệt phức tạp, không thể tự sửa đổi nên đã từ bỏ. Sự xuất hiện của Bảng tính AI DingTalk đã giúp ông tìm thấy chìa khóa giải quyết bài toán quản lý bán lẻ.

"Miễn là bạn làm ngành bán lẻ, nhất định phải dùng." Ông Lý Khải nhấn mạnh.

Ngành bán lẻ dữ liệu phức tạp, tương tác giữa nhiều người thường xuyên, trong khi Bảng tính AI được thiết kế dành riêng cho cộng tác nhiều người, liên kết thông tin, phối hợp đồng bộ, lại dễ sử dụng, ai cũng có thể làm được.

Ông lấy ví dụ: trước đây, cửa hàng thời trang offline sau khi nhập hàng mới 30 ngày, quản lý cửa hàng phải tự thống kê tình hình tiêu thụ, báo cáo từng cấp, quy trình dài khiến bỏ lỡ thời điểm bổ sung hàng. Nay, Bảng tính AI có thể tự động phân tích và đưa ra đề xuất bổ sung hàng.

Đây chính là trạng thái hiện tại của chương trình đặt hàng nhóm Intime: dữ liệu về danh mục hàng, trung tâm thương mại áp dụng, giá cả, doanh số, tồn kho... được cập nhật tức thì, trung tâm thương mại có thể nhanh chóng quyết định có cần bổ sung hàng hay điều chỉnh phiếu giảm giá.

Trước đây, muốn có hệ thống tương tự phải thuê ngoài phát triển, chi phí cao; giờ đây chỉ cần một Bảng tính AI là đủ. Hơn nữa, có thể tích hợp các biến số bên ngoài như thời tiết, nhiệt độ để dự đoán thay đổi nhu cầu.

Ví dụ, doanh số áo phông tự nhiên giảm khi nhiệt độ hạ, hệ thống có thể tự động đề xuất giảm bổ sung hàng, giải quyết đúng điểm đau "sản xuất không khớp nhu cầu" gây tồn kho trong ngành thời trang.

Kinh nghiệm nhiều năm trong ngành bán lẻ khiến ông Lý Khải hiểu rõ nỗi khó trong quản lý "người – hàng – sân khấu". Giờ đây, Bảng tính AI trở thành "trung tâm kỹ thuật số", giúp các quy trình như phân ca, chấm công, đánh giá hiệu suất, khuyến mãi... được trực tuyến hóa, tự động hóa và trực quan hóa toàn diện.

Ông mở điện thoại ra cho xem Bảng tính AI: đăng ký phiếu được thực hiện tức thì, lịch phát sóng rõ ràng, tài liệu tổng kết có thể tải lên bất cứ lúc nào. "Nếu hệ thống này sập, cả hoạt động kinh doanh có thể dừng lại ngay lập tức." Ông thừa nhận, "Chúng tôi làm việc kinh doanh đặt hàng nhóm trên Douyin, không thể thiếu nó dù chỉ một phút."

Bước nhảy hiệu suất: Từ 20 đến 100 trung tâm thương mại là điều khả thi

Cuối năm ngoái, ông Lý Khải chỉ vừa đủ sức phục vụ hơn 20 trung tâm thương mại, giao tiếp chủ yếu qua điện thoại và tin nhắn, phải kiểm tra lặp đi lặp lại. Hiện tại, nhờ Bảng tính AI kết nối toàn bộ quy trình, chỉ hai người đã có thể hỗ trợ hơn 60 trung tâm thương mại trên toàn quốc.

Ông cho rằng việc quản lý 100 trung tâm thương mại cũng không phải chuyện khó. Hiện nay trọng tâm là khai thác năng lực cung ứng của 62 trung tâm thương mại, mục tiêu từ chỗ mỗi tháng hỗ trợ ba đến năm sự kiện, nâng lên tám đến chín sự kiện.

Kết luận: Hiệu suất chính là sức cạnh tranh

Đây không chỉ là cải tiến công cụ, mà còn là tái cấu trúc tư duy bán lẻ. Bảng tính AI tuy không thể thay con người ra quyết định, nhưng khả năng AI cung cấp căn cứ để con người phán đoán, giúp công việc nhanh hơn, chính xác hơn, nhẹ nhàng hơn.

Cạnh tranh trong bán lẻ tương lai, bản chất là cạnh tranh về hiệu suất vận hành. Bảng tính AI giúp dữ liệu phức tạp trở nên có trật tự, giúp phối hợp nhiều người đồng bộ, giúp ra quyết định dựa trên kinh nghiệm chuyển sang dựa trên dữ liệu.

Khi "người – hàng – sân khấu" được liên kết hiệu quả qua Bảng tính AI, tăng trưởng kinh doanh sẽ có nền tảng hiệu suất vững chắc. Vì vậy, việc sử dụng tốt các công cụ AI như vậy đã không còn là lựa chọn, mà là câu hỏi bắt buộc để tồn tại.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!