Tích hợp DingTalk với phần mềm kế toán: Đồng bộ dữ liệu chấm công tự động, dễ dàng quản lý doanh nghiệp

Tại sao cần tích hợp?

Bạn đã từng thử ngồi ngẩn ngơ trước đống dữ liệu chấm công vào cuối tháng, vừa bấm máy tính vừa nghi ngờ cuộc đời? “Tiểu Vương trễ bao nhiêu lần? Tiểu Lý xin nghỉ mấy ngày? Sếp tuần trước đi công tác, rốt cuộc có tính là chấm công hay không?” Chỉ nghĩ đến những câu hỏi này thôi đã đau đầu. Tệ hơn nữa, nhân sự gửi file Excel cho kế toán, kế toán lại nhập từng dòng vào hệ thống kế toán – việc nhập liệu thủ công này chẳng khác nào đang chơi trò “tìm điểm khác biệt”, và thường xuyên tìm ra toàn “lỗi sai”! Nhập nhầm một con số, lương tính sai, nhân viên nổi giận, sếp tức điên, văn phòng lập tức biến thành trường quay phim cung đấu. Tệ hơn nữa, dữ liệu không đồng bộ giống như “sự chấm công kiểu Schrödinger” – bạn luôn không biết phiên bản nào mới là đúng. Giấy tờ, Excel, email, tin nhắn tức thời – dữ liệu rải rác khắp nơi, việc cập nhật luôn chậm nửa nhịp. Khi bạn phát hiện tháng trước thiếu dữ liệu đổi ca, hạn nộp thuế đã chớp đèn đỏ ngay trước mắt. Lúc này, việc tích hợp DingTalk với phần mềm kế toán giống như bạn thuê được một “Iron Man trong giới kế toán”, chỉ cần một cú nhấp là đồng bộ dữ liệu chấm công tự động. Dữ liệu chấm công được truyền tức thì vào hệ thống kế toán, không còn cần “truyền tay bằng người”. Hệ thống kết nối hệ thống, tỷ lệ sai sót giảm mạnh, dữ liệu vừa tức thời vừa chính xác. Không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn tránh được cảnh đồng nghiệp đổ lỗi cho nhau do mâu thuẫn dữ liệu. Dù sao thì, máy móc sẽ không nói “tôi tưởng anh đã sửa rồi”, nó chỉ chăm chỉ thực hiện nhiệm vụ, âm thầm giúp công việc của bạn nhẹ nhàng đến mức nghi ngờ – hiệu quả thế này, liệu có hợp pháp không?

Giới thiệu chức năng DingTalk

Bạn đã từng thử nhìn đống bản chấm công giấy vào cuối tháng đến đau đầu chưa? Đừng lo, DingTalk đến để cứu rỗi tâm hồn bạn! Công cụ thần thánh này không chỉ dùng để trò chuyện và họp, nó thực sự là “siêu anh hùng” trong quản lý chấm công. Trước hết, chức năng chấm công linh hoạt đến mức bay bổng – dù nhân viên chấm công tại công ty qua Wi-Fi, hay nhân viên ngoại勤 dùng định vị GPS, thậm chí là nhân viên làm việc từ xa dùng “nhận diện khuôn mặt” để điểm danh, DingTalk đều xử lý được hết. Không còn phải lo lắng về những lời nói dối thế kỷ kiểu như “Tôi có đến công ty mà! Chỉ là quên chấm công thôi”. Tuyệt hơn nữa, chức năng thống kê chấm công của DingTalk sẽ tự động sắp xếp tất cả dữ liệu chấm công thành báo cáo rõ ràng, tình trạng trễ, về sớm, thiếu chấm công đều hiển thị rõ ràng, thậm chí thời gian làm thêm cũng được tính toán chính xác. Bạn không cần phải thức khuya để cộng tay, cũng không cần nghi ngờ liệu Excel có tính sai không. Hơn nữa, đơn xin nghỉ phép cũng có thể xử lý chỉ với một thao tác trên điện thoại – nhân viên gửi đơn, quản lý duyệt ngay lập tức, hệ thống tự động cập nhật chấm công, toàn bộ quy trình trôi chảy như diễn biến tình yêu trong phim truyền hình. Những chức năng này không chỉ khiến bộ phận nhân sự cười tít mắt, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc đồng bộ tự động với phần mềm kế toán sau này. Dữ liệu chấm công sạch sẽ, tức thời và có cấu trúc, phần mềm kế toán chỉ cần kết nối là dùng được ngay, hoàn toàn không cần con người “dịch thuật” dữ liệu. Từ nay, quản lý chấm công không còn là việc khổ sở, mà là vạch xuất phát để hiệu suất doanh nghiệp cất cánh.

Giới thiệu chức năng phần mềm kế toán

Bạn nghĩ phần mềm kế toán chỉ dùng để ghi sổ? Vậy là bạn đánh giá quá thấp nó rồi! Hệ thống kế toán hiện đại ngày nay không còn là ông kế toán đeo kính lão, cầm bàn tính nữa, mà đã trở thành “siêu anh hùng tài chính” có thể tự động tính lương, tạo báo biểu thông minh, thậm chí hiểu được nhân viên nào đi trễ. Đặc biệt trong việc tính lương, nó đúng là fan cuồng của dữ liệu chấm công – chỉ cần nhận được dữ liệu chấm công được đồng bộ từ DingTalk, lập tức có thể tính toán chính xác ai làm thêm, ai đi trễ, ai xin nghỉ nhiều như đi nghỉ dưỡng, hoàn toàn không cần đối chiếu thủ công, cũng không sợ bộ phận nhân sự và tài chính đổ lỗi cho nhau. Đừng nghĩ nó chỉ biết tính tiền, chức năng hoàn ứng chi phí còn khiến cả nhân viên lẫn quản lý đều vui mừng. Nhân viên dùng điện thoại tải lên hóa đơn, quản lý bấm xác nhận trên hệ thống, kế toán có thể ghi sổ ngay lập tức, không còn phải chạy theo các chứng từ giấy tờ nữa. Và tuyệt nhất chính là chức năng tự động tạo báo cáo tài chính – bảng kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, chỉ cần một cú nhấp là xuất ra, còn có thể phân tích hiệu quả nhân lực theo bộ phận dựa trên chi phí chấm công, sếp nhìn xong phải thốt lên “cái này còn chính xác hơn cả xem bói!” Nói thẳng ra, phần mềm kế toán ngày nay không chỉ là công cụ ghi sổ, mà là bộ não tài chính của doanh nghiệp. Khi nó kết hợp với DingTalk, dữ liệu chấm công tự động chảy vào hệ thống lương, từ chấm công đến trả lương, dịch vụ trọn gói, đúng là cứu tinh của nhân viên kế toán – dù sao thì, ai mà chẳng muốn dành thời gian vào những việc có giá trị hơn, chứ không phải ngồi đối chiếu sổ sách đến nghi ngờ cuộc đời?

Cách thực hiện tích hợp?

Cách thực hiện tích hợp?

Đừng tưởng rằng chỉ cần ghép DingTalk với phần mềm kế toán là chúng tự động “yêu nhau” thành công, ở giữa vẫn cần có người mai mối – đó chính là API! Trước tiên, bạn cần chọn phần mềm kế toán hỗ trợ kết nối, ví dụ như Yonyou, Kingdee – những “lão làng” này hầu như đều mở cổng API, giúp DingTalk có thể “thông quan” thuận lợi. Khi chọn API, nhớ kiểm tra phạm vi quyền hạn, đừng để dữ liệu chấm công vừa mới ghi nhận đã bị chặn ở ngoài cửa.

Tiếp theo là phần quan trọng – thiết lập quy tắc đồng bộ. Bạn phải thông báo cho hệ thống: “chấm công lúc 9 giờ sáng mới tính là đúng giờ, trễ quá 15 phút mới trừ tiền, nghỉ trưa không tính giờ, làm thêm phải có quản lý phê duyệt mới có hiệu lực.” Những quy tắc này cần được đồng bộ rõ ràng giữa hai hệ thống, nếu không một bên tính 8 giờ, bên kia tính 7,5 giờ, bảng lương cuối tháng sẽ biến thành “gói bất ngờ”.

Bước cuối cùng, tuyệt đối không được bỏ qua – kiểm thử! Hãy dùng vài tài khoản thử nghiệm để chạy một vòng, xem dữ liệu chấm công của DingTalk có tự động nhảy vào phần mềm kế toán hay không. Thành công rồi? Chúc mừng bạn, có thể chính thức vận hành! Thất bại? Đừng hoảng, hãy kiểm tra định dạng thời gian, múi giờ, đôi khi chỉ một dấu phẩy nhỏ cũng khiến cả hệ thống “treo máy”. Hãy nhớ, tích hợp không phải ma thuật, mà là sự tích lũy từ những chi tiết.

Lợi ích sau khi tích hợp

Trước đây mỗi cuối tháng tính lương, kế toán Tiểu Lý lúc nào cũng như đang chơi “tìm điểm khác biệt” – vừa chăm chú vào dữ liệu chấm công trên DingTalk, vừa nhập tay vào hệ thống kế toán, mắt gần như dán chặt vào màn hình. Còn bây giờ? Anh ấy cười nhạt, nhâm nhi tách cà phê, dữ liệu tự động chạy vào hệ thống, đến lỗi cũng lười xuất hiện. Đó chính là phép màu sau khi tích hợp DingTalk với phần mềm kế toán!

Hiệu suất làm việc bùng nổ, không còn là giấc mơ. Trước đây mất nửa ngày để đối chiếu chấm công, nay chỉ mất một phút đồng bộ hoàn tất, thời gian tiết kiệm đủ để pha ba tách cà phê, trả lời năm email, thậm chí tranh thủ lướt Instagram hai phút. Thú vị hơn nữa, sai sót do con người gần như bằng không – không còn phải lo nhập nhầm “trễ 10 phút” thành “trễ 10 giờ”, những tình huống xấu hổ khiến mặt sếp xanh mét sẽ không bao giờ tái diễn.

Độ chính xác của dữ liệu cũng như được trang bị GPS, cập nhật tức thì, định vị chính xác. Nghỉ phép, làm thêm, công tác, từng khoản được tự động đối chiếu, báo cáo tài chính không còn là tác phẩm nghệ thuật “khoảng đúng”. Điều mà sếp thích nhất chính là độ minh bạch trong quản lý được nâng cao rõ rệt – có thể tra cứu xu hướng chấm công bất cứ lúc nào, ai thật sự chăm chỉ, ai hay lười biếng, dữ liệu sẽ lên tiếng, các cuộc họp không còn phải đoán mò.

Tích hợp không phải là phép thuật, nhưng hiệu quả chẳng kém gì. Từ lao động thủ công đến đội ngũ hỗ trợ tự động, đây không chỉ là nâng cấp công cụ, mà đúng là “cập nhật phiên bản lớn” cho cuộc đời kế toán.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp tư vấn với nhân viên dịch vụ trực tuyến của chúng tôi, hoặc liên hệ qua điện thoại (852)4443-3144 hoặc email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi có đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm dịch vụ thị trường phong phú, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ chuyên nghiệp về DingTalk!