DingTalk giải quyết ba vấn đề lớn trong ngành xây dựng Hồng Kông, nâng cao hiệu suất giao tiếp liên doanh nghiệp 40%

钉钉 là gì và cấu trúc chức năng cốt lõi

DingTalk là nền tảng cộng tác thông minh do Tập đoàn Alibaba phát triển, tích hợp năm mô-đun cốt lõi: DingTalk Office, Bảng điều khiển (Workbench), Cộng tác nhóm, Quy trình phê duyệt và API mở, được thiết kế dành riêng cho vận hành số hóa doanh nghiệp. Tính đến năm 2024, nền tảng này đã thu hút hơn 700 triệu người dùng trên toàn cầu, giữ vững vị trí trong top 3 về thị phần tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương (theo báo cáo ngành của Statista), trở thành phương tiện quan trọng thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý dự án xây dựng.

• DingTalk Office cung cấp khả năng cộng tác tài liệu và lưu trữ đám mây, hỗ trợ nhiều người đồng thời chỉnh sửa bản vẽ thi công và báo cáo dự án, đảm bảo nhất quán phiên bản dữ liệu.
• Bảng điều khiển cho phép tùy chỉnh cổng truy cập ứng dụng chuyên biệt cho các dự án kỹ thuật, tích hợp lịch tiến độ, kiểm tra an toàn và hệ thống theo dõi vật tư, giúp quản lý tập trung một điểm.
• Cộng tác nhóm hỗ trợ giao tiếp tức thì giữa các công ty và chấm công bằng giọng nói, giải quyết vấn đề chậm trễ thông tin giữa công trường và văn phòng.

Mô-đun quy trình phê duyệt tự động xử lý các yêu cầu phổ biến trong xây dựng như đơn làm thêm giờ, yêu cầu mua sắm hay chỉ thị thay đổi, rút ngắn chu kỳ ra quyết định hơn 40% (theo Sách trắng Công nghệ Xây dựng Đông Nam Á 2023). Kết hợp với API mở, có thể kết nối liền mạch với các phần mềm xây dựng quốc tế như BIM 360 và Procore, phá vỡ tình trạng cô lập hệ thống.

Những chức năng này đáp ứng chính xác nhu cầu cốt lõi của dự án xây dựng về theo dõi nhiệm vụ minh bạch và giao tiếp thời gian thực. Ví dụ, sau khi nhà thầu phụ tải lên ảnh hiện trường, nhà thầu chính có thể ngay lập tức ghi chú và kích hoạt quy trình khắc phục, giảm đáng kể rủi ro đình trệ. Kiến trúc cộng tác như vậy đang định nghĩa lại tiêu chuẩn vận hành của các đội ngũ xây dựng tại Hồng Kông.

Những khó khăn cộng tác nào đang đối mặt với quản lý xây dựng tại Hồng Kông

Ngành xây dựng Hồng Kông từ lâu bị hạn chế bởi tình trạng cô lập thông tin và quy trình giấy tờ, dẫn đến hiệu quả cộng tác trì trệ. Theo báo cáo khảo sát năm 2023 của Hội đồng Công nghiệp Xây dựng Hồng Kông (CIC), hơn 68% các dự án vượt ngân sách tiến độ do chậm trễ giao tiếp, cho thấy mô hình quản lý truyền thống không còn phù hợp với độ phức tạp của các công trình hiện đại. Ba điểm nghẽn cốt lõi gồm: gián đoạn giao tiếp liên công ty, lộn xộn phiên bản bản vẽ và mất đồng bộ thông tin giữa hiện trường và văn phòng, nghiêm trọng cản trở quá trình chuyển đổi số.

• Gián đoạn giao tiếp liên công ty: Dự án xây dựng liên quan đến nhiều bên như chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn và nhà thầu phụ; phương pháp truyền thống dựa vào email và nhóm thông báo WhatsApp khiến thông tin rời rạc, thiếu dấu vết kiểm toán và khó truy vết quyết định.
• Lộn xộn phiên bản bản vẽ: Việc thi công tại hiện trường thường sử dụng bản vẽ lỗi thời do cập nhật đám mây không kịp thời hoặc phân phát bản in bị chậm trễ, làm tăng rủi ro phải làm lại; các dự án mở rộng MTR từng chịu tổn thất trung bình 1,5 giờ mỗi ngày để giải quyết tranh chấp.
• Mất đồng bộ thông tin giữa hiện trường và văn phòng: Nhân viên tuyến đầu không thể báo cáo tiến độ hoặc sự cố bất ngờ ngay lập tức, dẫn đến quyết định hậu cần bị chậm trễ, tạo ra "khoảng cách dữ liệu", ảnh hưởng đến tính minh bạch tổng thể của dự án.

Những vấn đề này đặc biệt phổ biến trước khi DingTalk được áp dụng, phản ánh nhu cầu bức thiết của ngành đối với một nền tảng cộng tác tích hợp. DingTalk đang cung cấp giải pháp có cấu trúc nhằm giải quyết những điểm nghẽn này thông qua giao tiếp thống nhất, quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình, tạo nền tảng cho việc tối ưu hóa cộng tác tiếp theo.

DingTalk giải quyết các rào cản cộng tác của đội dự án xây dựng như thế nào

DingTalk loại bỏ các rào cản cộng tác tồn tại lâu dài như cô lập thông tin, lộn xộn phiên bản và chậm trễ phối hợp giữa các đơn vị bằng cách tích hợp thống nhất giao tiếp, tài liệu và phê duyệt quy trình trên một nền tảng duy nhất, từ đó đạt được cộng tác kỹ thuật số tức thời và minh bạch.

• Không gian nhóm ảo theo từng dự án phá vỡ ranh giới công ty, đưa nhà thầu chính, nhà thầu phụ, tư vấn và đơn vị giám lý vào cùng một môi trường trao đổi, đảm bảo chỉ đạo nhất quán. Sau khi áp dụng kiến trúc này trong dự án THE HENLEY, China State Construction Engineering (Hong Kong) ghi nhận sai sót giao tiếp giữa các đơn vị giảm hơn 30%, thời gian chuẩn bị họp giảm 40% (theo báo cáo đánh giá nội bộ dự án).
• Tích hợp chức năng xem trước bản vẽ AutoCAD và kiểm soát phiên bản cho phép nhân viên hiện trường xem bản vẽ mới nhất mà không cần cài đặt phần mềm chuyên dụng, đồng thời tự động đánh dấu vùng đã chỉnh sửa. Cơ chế này giải quyết vấn đề nhầm lẫn phiên bản do gửi hình qua WhatsApp trước đây, nâng cao độ chính xác thi công tại công trường.
• Cơ chế nhắc tiến độ BIM tùy chỉnh có thể liên kết các mốc quan trọng của mô hình với tiến độ thi công thực tế, tự động gửi thông báo đến người chịu trách nhiệm khi có trễ tiến độ ở mốc then chốt. Cảnh báo chủ động này tăng cường phối hợp chuỗi cung ứng cấu kiện lắp ghép, giảm rủi ro ngừng thi công.

Ba cơ chế trên cùng tạo thành vòng khép kín “thiết kế – thực hiện – phản hồi”, giúp quyết định xây dựng chuyển từ phản ứng thụ động sang quản lý dự báo. So với các công cụ truyền thống chỉ hỗ trợ truyền tin, khả năng tích hợp sâu của DingTalk đang tái định nghĩa tiêu chuẩn cộng tác.

So sánh DingTalk với các công cụ cộng tác khác về mức độ phù hợp tại công trường Hồng Kông

DingTalk vượt trội so với Microsoft Teams và Slack về hỗ trợ địa phương hóa và tuân thủ quy định, đặc biệt thích nghi sâu hơn với nhu cầu ngôn ngữ, pháp luật và hệ sinh thái của đội xây dựng Hồng Kông. Nền tảng này nổi bật ở các khía cạnh như giao diện tiếng Trung, ổn định ngoại tuyến và tương thích WeChat, trở thành lựa chọn hàng đầu cho chuyển đổi số tại công trường.

Theo xếp hạng công cụ cộng tác châu Á - Thái Bình Dương 2024 của Gartner, DingTalk đạt 4,7/5 điểm về “mức độ phù hợp ngành xây dựng”, vượt xa Microsoft Teams (3,2) và Slack (2,9). Điểm số này phản ánh khả năng hỗ trợ mạnh mẽ hơn trong môi trường công trường nhiều nhiễu loạn và kết nối mạng kém ổn định.

• Hỗ trợ giao diện tiếng Trung: DingTalk tối ưu ngữ cảnh tiếng Trung phồn thể và tiếng Quảng Đông, trong khi Teams và Slack vẫn chủ yếu dùng giản thể, khiến các thuật ngữ quan trọng như “ghi chép đóng cọc” phải dịch thủ công.
• Năng lực tuân thủ GDPR và PDPO: Dữ liệu của DingTalk được lưu trữ trên nút Alibaba Cloud tại Hồng Kông, đáp ứng quy định PDPO; Teams tuy tuân thủ nhưng quy trình kiểm toán phức tạp, Slack chưa được chứng nhận tại địa phương.
• Ổn định chế độ ngoại tuyến: DingTalk hỗ trợ khai báo giờ công và đệm tải ảnh khi ngoại tuyến, tự động đồng bộ khi kết nối mạng được khôi phục, phù hợp với các công trường hầm hoặc vùng sâu vùng xa.
• Tích hợp với hệ thống thanh toán ngân hàng địa phương: Đã kết nối với FPS, cho phép duyệt thanh toán trực tiếp cho nhà thầu phụ; Teams và Slack chỉ hỗ trợ thẻ tín dụng quốc tế.
• Tương thích với mini program WeChat: DingTalk có thể nhúng bảng theo dõi tiến độ vào WeChat, cho phép các bên giám sát không dùng DingTalk vẫn xem được thông tin tức thì, nâng cao tính minh bạch liên đội.

So sánh ngược lại, Teams phụ thuộc vào hệ sinh thái Office 365, có ưu thế về cộng tác tài liệu nhưng thiếu mô-đun chuyên biệt cho lĩnh vực xây dựng; Slack lại quá phụ thuộc vào mở rộng API, chi phí triển khai cao. DingTalk giảm thiểu rào cản học tập nhờ các mẫu mặc định như nhật ký công trường, biểu mẫu kiểm tra an toàn.

Những trở ngại kỹ thuật và văn hóa thường gặp khi triển khai DingTalk

Trở ngại kỹ thuật đến từ độ khó tích hợp hệ thống, còn trở ngại văn hóa bắt nguồn từ mức độ chấp nhận công nghệ thấp ở công nhân lớn tuổi. Các đội xây dựng Hồng Kông thường gặp bốn thách thức cốt lõi khi triển khai DingTalk: hệ thống ERP cũ không thể kết nối, phủ sóng mạng tại hiện trường không đủ, công nhân phản đối chấm công sinh trắc học và ban quản lý lo ngại rò rỉ dữ liệu. Những vấn đề này cản trở việc nâng cao ngay lập tức hiệu quả và tính minh bạch trong cộng tác.

• Hệ thống ERP cũ không thể kết nối: Phần lớn nhà thầu địa phương vẫn dùng các hệ thống ERP nội địa như Thiên Hải Kế Toán Vương hoặc Kiến Dễ Thông, kiến trúc API của họ không tương thích hoàn toàn với nền tảng mở DingTalk, buộc dữ liệu tiến độ và vật tư phải đồng bộ thủ công, gia tăng rủi ro sai sót.
• Phủ sóng mạng tại hiện trường không đủ: Theo báo cáo thanh tra công trường năm 2024 của Sở Cấp thoát nước và Xây dựng, hơn 38% các công trường vùng xa (như khu phát triển Đông Bắc Tân Giới) thiếu tín hiệu 4G ổn định, ảnh hưởng đến chức năng giao tiếp tức thì và truy cập tài liệu đám mây của DingTalk.

Việc công nhân phản đối chấm công nhận diện khuôn mặt phản ánh khoảng cách văn hóa sâu sắc. Nhiều công nhân giàu kinh nghiệm quen với việc ký tên trên giấy hoặc báo danh miệng, lo ngại về quyền riêng tư khi sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt. Một nghiên cứu năm 2023 của Đại học Khoa học và Công nghệ Hồng Kông chỉ ra rằng trong giai đoạn đầu triển khai, tới 52% nhân viên tuyến đầu cần ít nhất hai tuần để thích nghi, cho thấy sự thay đổi hành vi cần thời gian và định hướng.

• Ban quản lý lo ngại rò rỉ dữ liệu: Đặc biệt với thông tin nhạy cảm như bản vẽ và hợp đồng, một số công ty lo lắng máy chủ DingTalk đặt tại Trung Quốc đại lục có thể vi phạm điều 6(1) về truyền dữ liệu xuyên biên giới trong Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân.

Khuyến nghị áp dụng chiến lược “người dùng hạt giống dẫn dắt”: Trước tiên thành lập nhóm thí điểm từ các sinh viên kỹ thuật trẻ mới tốt nghiệp, thử nghiệm quy trình phân công nhiệm vụ và báo cáo thời gian thực tại các dự án điểm như tuyến mở rộng Nam Thuan Môn, tận dụng ảnh hưởng đồng đẳng để giảm sự phản kháng tập thể. Mô hình này đã giúp giảm thời gian thích nghi xuống dưới một tuần trong các dự án hạ tầng của CLP Holdings, cho thấy tiềm năng nhân rộng.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!