Bí kíp sử dụng phiên bản web DingTalk, người dùng Hồng Kông tiết kiệm thời gian làm việc mà không cần cài đặt

Phiên bản web DingTalk là gì và khác biệt gì so với các nền tảng giao tiếp khác

Phiên bản web DingTalk là một nền tảng cộng tác và tin nhắn tức thời cấp doanh nghiệp do tập đoàn Alibaba phát triển, hỗ trợ sử dụng miễn phí qua trình duyệt mà không cần cài đặt, được thiết kế chuyên biệt cho làm việc từ xa và chuyển đổi số. Nền tảng này tích hợp tin nhắn, họp trực tuyến, ổ đĩa đám mây và luồng công việc trong một giao diện duy nhất, phù hợp với các nhóm đa khu vực tại Hồng Kông vận hành hiệu quả.

• Số người tối đa trong cuộc họp: DingTalk hỗ trợ tối đa 1.000 người tham gia trực tuyến (phiên bản chuyên nghiệp), vượt xa giới hạn chỉ 200 người của Slack trong hội thoại thoại.
• Tỷ lệ trễ cộng tác tài liệu dưới 350 mili giây, nhanh hơn mức trung bình 500 mili giây của Microsoft Teams, nhờ vào hệ thống nút biên của Alibaba Cloud.
• Số lượng API tích hợp đạt trên 2.300, bao gồm các hệ thống ERP và CRM, có khả năng mở rộng sinh thái mạnh hơn Zoom với hơn 800 API.

Theo báo cáo môi trường làm việc kỹ thuật số khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2024 của IDC, 47% doanh nghiệp vừa và lớn tại Hồng Kông đã triển khai DingTalk làm công cụ cộng tác chính, đặc biệt tập trung trong lĩnh vực logistics, giáo dục và thương mại điện tử xuyên biên giới. Sự tăng trưởng này liên quan mật thiết đến nhu cầu tuân thủ quy định dữ liệu tại Vùng Vịnh Lớn.

DingTalk tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân Trung Quốc (PIPL) và Điều lệ Riêng tư Hồng Kông, với trung tâm dữ liệu đặt tại Quảng Đông và Hàng Châu, cung cấp lịch sử kiểm toán truyền dữ liệu xuyên biên giới, giải quyết điểm khó về tuân thủ pháp lý khi doanh nghiệp Hồng Kông bước vào thị trường nội địa. Trong khi đó, cấu trúc tuân thủ của Slack và Teams tại Trung Quốc vẫn đang trong quá trình thích nghi.

Cùng với sự hội nhập kỹ thuật số ngày càng nhanh chóng tại Vùng Vịnh Vạn Đại Quảng Đông - Hồng Kông - Ma Cao, phiên bản web DingTalk đang trở thành trung tâm kết nối quan trọng giữa doanh nghiệp địa phương và chuỗi cung ứng nội địa nhờ độ trễ thấp, mức độ tuân thủ cao và hệ sinh thái mở.

Làm thế nào để sử dụng miễn phí các tính năng cơ bản của phiên bản web DingTalk

Mọi người dùng đều có thể sử dụng miễn phí các chức năng gọi điện, tin nhắn và quản lý lịch cơ bản thông qua browser.dingtalk.com, không cần tải ứng dụng vẫn có thể giao tiếp và cộng tác ngay lập tức. Chế độ này đặc biệt phù hợp với người dùng cá nhân, freelancer và các nhóm nhỏ tại Hồng Kông muốn khởi động chuyển đổi số nhanh chóng, hỗ trợ truy cập đa thiết bị hoàn toàn miễn phí.

• Giới hạn họp video tối đa 9 người: phiên bản miễn phí chỉ hỗ trợ tối đa 9 người tham gia, vượt quá cần nâng cấp lên gói trả phí (theo cập nhật chính sách Q3/2024 của DingTalk)
• Dung lượng lưu trữ đám mây chỉ 5GB: không gian dùng chung cho tất cả tài liệu chia sẻ và sao lưu, không hỗ trợ mở rộng từ bên ngoài
• Không dùng được tự động hóa quy trình: không thể thiết lập luồng công việc AI hoặc kích hoạt nhiệm vụ bằng bot
• Chức năng livestream nhóm bị khóa: đào tạo quy mô lớn hoặc giảng dạy nội bộ cần nâng cấp lên phiên bản chuyên nghiệp
• Thiếu bảng điều khiển quản lý: không theo dõi được mức độ hoạt động của thành viên hay báo cáo sử dụng

Tài khoản cá nhân có thể kích hoạt ngay các công cụ giao tiếp cốt lõi, nhưng tài khoản tổ chức mới có thể phân bổ tài khoản con, quản lý thống nhất hộp thư tên miền và thiết lập cơ cấu phòng ban. Theo các trường hợp hợp tác với Sở Giáo dục, hơn 30 trường tiểu học và trung học tại Hồng Kông đã sử dụng phiên bản miễn phí DingTalk để kết nối giáo viên và phụ huynh, tiết kiệm trung bình 18.000 đô la Hồng Kông mỗi năm về chi phí liên lạc.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể kết hợp lịch và danh sách việc cần làm để thực hiện quản lý dự án nhẹ, phối hợp cùng tiện ích mở rộng trình duyệt như DingTalk Mail Linker để nâng cao hiệu suất. Với việc DingTalk tăng cường tích hợp Web API vào năm 2025, dự kiến sẽ mở cửa nhiều công cụ bên thứ ba hơn nữa, mang đến lối vào cộng tác kỹ thuật số không rào cản cho doanh nghiệp địa phương.

Tại sao phải liên kết số điện thoại và xác thực danh tính thật để dùng tính năng nâng cao

Để tuân thủ Luật An ninh Mạng Trung Quốc, tất cả các chức năng cộng tác nâng cao (như luồng phê duyệt, nhân sự thông minh) yêu cầu phải hoàn tất việc liên kết số điện thoại và xác minh danh tính thật, nếu không hệ thống sẽ hạn chế quyền truy cập dữ liệu và thao tác cộng tác liên phòng ban. Cơ chế này đảm bảo danh tính người dùng có thể truy vết và kích hoạt mã hóa đầu cuối cấp doanh nghiệp.

Xác thực kép không chỉ là yêu cầu tuân thủ mà còn là nền tảng bảo vệ kỹ thuật. Sau khi liên kết số điện thoại, DingTalk sử dụng giao thức TLS 1.3 để thiết lập kênh an toàn, đồng thời áp dụng thêm thuật toán mã hóa đối xứng tiêu chuẩn quốc gia Trung Quốc SM4 ở tầng truyền dữ liệu, đạt được mã hóa kép. Kiến trúc này hiệu quả ngăn chặn các cuộc tấn công trung gian, nâng cao mức độ bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp nhạy cảm.

Theo dữ liệu trong Sách trắng An ninh Alibaba 2023, kiến trúc mã hóa hỗn hợp này đạt tỷ lệ thành công 99,98% trong việc phòng chống lỗ hổng trong suốt các bài kiểm tra xâm nhập hàng năm, đặc biệt thể hiện khả năng chống lại cao đối với các cuộc tấn công đánh cắp API và cố định phiên. Điều này có nghĩa rằng các tài khoản doanh nghiệp đã xác thực danh tính thật có nguy cơ rò rỉ dữ liệu phê duyệt và nhân sự cực kỳ thấp.

Tuy nhiên, người dùng Hồng Kông thường gặp lỗi xác thực do sử dụng số điện thoại ngoài đại lục hoặc định dạng giấy tờ tùy thân không phù hợp. Các giải pháp phổ biến như sau:

• Số điện thoại ngoài đại lục: có thể dùng kênh đăng ký riêng dành cho Hồng Kông - Ma Cao, hỗ trợ nhận mã xác thực qua số +852
• Tải lên giấy tờ thất bại: nên gửi bản quét rõ ràng mặt trước và mặt sau thẻ căn cước Hồng Kông, tránh ánh sáng phản chiếu hoặc cắt hình không đầy đủ
• Tên phiên âm không khớp: cần trùng với tên tiếng Anh trên hộ chiếu hoặc tên đăng ký công ty, hệ thống không chấp nhận biến thể phiên âm tiếng Quảng Đông
• Xác thực doanh nghiệp chậm: tải lên Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh (số BR) có thể đẩy nhanh quá trình xác minh thủ công

Sau khi hoàn tất xác thực, người dùng có thể kết nối liền mạch với hệ sinh thái công cụ bên thứ ba, ví dụ như tự động đồng bộ đơn phê duyệt sang Google Workspace hoặc kết nối Zapier để kích hoạt luồng công việc, đặt nền tảng tin cậy cho giai đoạn tiếp theo của tích hợp cộng tác kỹ thuật số.

Những công cụ bên thứ ba nào phù hợp nhất để dùng cùng phiên bản web DingTalk

Hiện đã có hơn 400.000 ứng dụng ISV tích hợp vào nền tảng mở DingTalk, trong đó các phần mềm CRM, kế toán và quản lý dự án là phổ biến nhất. Đối với người dùng Hồng Kông, ba công cụ bên thứ ba phù hợp nhất để dùng cùng phiên bản web DingTalk là Teambition, JinDie Yun XingKong và Canva. Chúng nâng cao hiệu quả cộng tác liên phòng ban thông qua tích hợp sâu, một số thậm chí hỗ trợ giao diện tiếng Quảng Đông và hệ thống thanh toán địa phương FPS, đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp bản địa.

• Teambition: sau khi kích hoạt trong chợ ứng dụng DingTalk, nhấn "Thêm vào bảng điều khiển" và liên kết tài khoản để đồng bộ tiến độ dự án. Phù hợp để các công ty quảng cáo quản lý lịch chiến dịch đa khách hàng. Theo Báo cáo Hệ sinh thái Chính thức DingTalk Q2/2024, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ nhóm tăng 37%, đồng thời hỗ trợ giao diện tiếng Trung phồn thể.
• JinDie Yun XingKong: cài đặt ứng dụng trong bảng quản trị DingTalk, sau đó kết nối module tài chính qua API để tự động nhập liệu phiếu hoàn tiền. Trong trường hợp thương hiệu bán lẻ chuỗi tại Hồng Kông, thời gian quyết toán hàng tháng giảm từ 5 ngày xuống còn 2 ngày, hiệu suất quy trình tài chính tăng 41%, đồng thời hỗ trợ theo dõi thanh toán FPS và kết toán bằng đô la Hồng Kông.
• Canva: mở không gian thiết kế cộng tác Canva trực tiếp từ bảng điều khiển DingTalk, đội ngũ marketing có thể sản xuất nội dung mạng xã hội ngay lập tức và chia sẻ một cú nhấp chuột. Trường hợp sử dụng tại các cơ sở giáo dục cho thấy chu kỳ sản xuất nội dung giảm 30%, giao diện gốc hỗ trợ chữ phồn thể và mẫu tiêu đề tiếng Quảng Đông thông dụng.

Các công cụ này không chỉ củng cố vai trò của DingTalk như trung tâm cộng tác AI doanh nghiệp, mà còn xây dựng nền tảng dữ liệu cho giai đoạn tiếp theo của tự động hóa luồng công việc thông minh — ví dụ như kết nối phê duyệt từ JinDie để kích hoạt nhiệm vụ trên Teambition, đạt được kết nối liền mạch từ đầu đến cuối.

Cách thiết lập luồng công việc thông minh tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày

Nền tảng mã thấp "YiDa" trên phiên bản web DingTalk có thể xây dựng quy trình phê duyệt tùy chỉnh trong vòng 15 phút, giúp tự động hóa thông minh các nhiệm vụ hàng ngày. Qua giao diện trực quan thiết lập logic phân nhánh điều kiện, doanh nghiệp không cần viết mã để kết nối luồng công việc liên phòng ban, nâng cao đáng kể hiệu quả hành chính và giảm sai sót do con người.

Ví dụ với "đơn xin nghỉ phép", quy trình bắt đầu khi nhân viên gửi biểu mẫu trên DingTalk, hệ thống ngay lập tức kích hoạt các hành động tự động sau:

• Tự động chuyển tới quản lý trực tiếp dựa theo loại nghỉ (ví dụ: nghỉ phép năm, nghỉ ốm)
• Kết quả phê duyệt của quản lý quyết định có gửi thông báo email hay không và đồng bộ ghi nhận vào hệ thống HRIS
• Dữ liệu nghỉ phép được phê duyệt tự động chuyển tới module lương, tính toán khấu trừ theo quy tắc chấm công

Chìa khóa nằm ở việc thiết lập logic phân nhánh:
Nếu “số ngày nghỉ ≤ 3” → quản lý cấp một phê duyệt trực tiếp
Nếu “số ngày nghỉ > 3” → tự động nâng cấp lên cấp quản lý bộ phận và nhân sự để duyệt kép
Logic này có thể thiết lập kéo-thả qua sơ đồ luồng YiDa, hỗ trợ đến năm lớp điều kiện lồng ghép, đảm bảo linh hoạt và tuân thủ.

Theo nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Alibaba năm 2024, sau khi triển khai các quy trình tự động hóa này, doanh nghiệp trung bình tiết kiệm 3,2 giờ/nhân viên/tháng cho công việc hành chính, đặc biệt giảm đáng kể gánh nặng cho bộ phận nhân sự trong tổng kết chấm công cuối quý. Quan trọng hơn, mọi thao tác đều được lưu vết và kiểm toán được, tăng cường kiểm soát nội bộ.

Tuy nhiên, trong quá trình lưu thông dữ liệu phải nghiêm túc tuân thủ Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân Hồng Kông (PDPO), đặc biệt khi truyền dữ liệu nghỉ phép của nhân viên sang hệ thống lương bên thứ ba, cần phải có sự đồng ý rõ ràng và bật chức năng kiểm soát quyền theo trường dữ liệu cùng mã hóa dữ liệu của DingTalk để ngăn chặn truy cập trái phép.

Trong tương lai, khi kết hợp đề xuất phê duyệt bằng AI và robot RPA thực hiện cập nhật đa nền tảng, luồng công việc DingTalk có tiềm năng rút ngắn hơn nữa thời gian xử lý từ đầu đến cuối, thúc đẩy doanh nghiệp Hồng Kông hướng tới văn phòng thông minh không giấy tờ như một trạng thái mới.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!