Tùy chỉnh luồng công việc DingTalk: Triển khai nhanh chóng theo ngành, tăng tốc hiệu suất

Bạn đã bao giờ tự hỏi, tại sao quy trình làm việc của một số công ty nhanh như tàu cao tốc, trong khi công ty bạn lại chậm như trâu kéo xe cũ? Vấn đề có thể không nằm ở nhân viên, mà chính là ở bản thân "quy trình"! Quy trình chuẩn hóa nghe thì rất hay, giống như mọi người đều đi cùng một đôi giày – nhưng buồn thay, có người chân to, có người chân nhỏ, cuối cùng ai nấy đều đi xiêu vẹo. Kế toán cần ba tầng phê duyệt, nhưng phòng marketing lại bị tắc ở những việc nhỏ như "xin mua bút giấy", đây không phải là hiệu suất, mà là "hiệu suất bị mổ xẻ"!

Đây chính là lý do tại sao tùy chỉnh quy trình làm việc trở thành cứu cánh cho doanh nghiệp hiện đại. Hãy tưởng tượng: ngành sản xuất cần theo dõi tiến độ sản xuất, cơ sở y tế phải tuân thủ nghiêm ngặt phê duyệt hồ sơ bệnh nhân, còn tổ chức giáo dục có thể chỉ cần duyệt nghỉ phép nhanh chóng. Mỗi ngành có những điểm đau khác nhau, áp đặt cùng một quy trình lên tất cả, giống như bắt vận động viên bơi lội đi thi đua xe đạp – dù có cố gắng đến đâu cũng không thể giành huy chương.

Điểm mạnh của tính năng tùy chỉnh quy trình làm việc trên DingTalk nằm ở khả năng "triển khai nhanh theo ngành". Mẫu mặc định không phải là bộ đồng phục bất biến vĩnh viễn, mà là trang phục cao cấp có thể cắt sửa, tùy chỉnh. Bạn không cần bắt đầu từ con số 0, mà bắt đầu từ trạng thái "gần hoàn hảo". Dù là logistics, bán lẻ hay công ty công nghệ, đều có thể áp dụng quy trình phù hợp đặc điểm ngành trong vài phút, sau đó tinh chỉnh chi tiết để quy trình thực sự "vừa vặn như đo thân".

Đừng để nhân viên phải bóp méo bản thân để thích nghi với quy trình nữa, đã đến lúc để quy trình thích nghi với bạn rồi!

Vẫn đang đau đầu vì quy trình phê duyệt cứng nhắc, một chiều? Đừng lo, tùy chỉnh quy trình làm việc DingTalk giống như những khối lego kỹ thuật số, bạn có thể tự do lắp ghép thành quy trình thuận tay nhất! Dù là xin nghỉ phép, báo cáo chi phí hay khởi tạo mua hàng, bạn đều có thể tự tay thiết kế mà không cần phải nhờ đến bộ phận IT. Trước tiên, mở trang quản trị DingTalk, vào "Bảng công cụ" → "Duyệt OA" → "Tùy chỉnh quy trình làm việc", nhấn "Tạo mới", giống như mở một tờ giấy trắng, sẵn sàng vẽ nên bản đồ quy trình của bạn.

Tiếp theo, thiết lập điều kiện kích hoạt là bước then chốt – ví dụ: "số tiền nộp vượt quá 5.000 NDT" sẽ tự động chuyển sang kiểm duyệt của quản lý tài chính, còn nhỏ hơn thì do trưởng phòng xử lý. Sau đó kéo thả thêm các nút phê duyệt, hỗ trợ ký đồng thời, ký luân phiên, chuyển tiếp, thậm chí có thể thiết lập tự động thông qua khi quá hạn, không còn phải lo sếp đi nước ngoài mất liên lạc! Đừng quên thêm các trường biểu mẫu để người nộp điền thông tin cần thiết, đồng thời có thể thiết lập hiển thị có điều kiện, tránh để ngành bán lẻ phải điền cả đống trường chỉ dùng được trong sản xuất.

Cuối cùng, thử nghiệm một chút, gửi một đơn "xin nghỉ việc" giả cho chính mình, xem quy trình có trơn tru không. Khi đã ổn, chỉ cần nhấn xuất bản một lần, toàn bộ công ty sẽ dùng ngay. Đây không phải là ma thuật, mà là siêu năng lực quy trình thuộc về bạn!

Bạn có nghĩ tùy chỉnh quy trình làm việc chỉ là thao tác "bấm bấm vài nút" trên bề mặt? Sai rồi! Thực tế nó giống như một ảo thuật gia đa năng có thể "may đo" theo từng ngành, đặc biệt khi chuyển đổi giữa các ngành, nó còn giống như một buổi trình diễn thời trang đầy sắc màu. Lấy ngành sản xuất làm ví dụ, khi dây chuyền đột ngột gặp sự cố, yêu cầu sửa chữa thường bị "nằm im" trong quy trình giấy tờ. Lúc này, quy trình DingTalk lập tức hóa thân thành "đội trưởng cứu hỏa", tự động kích hoạt phiếu sửa chữa, gửi thông báo đến kỹ sư, thậm chí phân công người phụ trách theo loại thiết bị, thời gian xử lý sự cố giảm một nửa, sếp cười đến không khép được miệng.

Xét đến ngành bán lẻ, trước đây đơn xin khuyến mãi tại cửa hàng phải chạy ba người duyệt, còn bây giờ? Một quy trình tùy chỉnh là xong. Người nộp tải lên phương án, hệ thống tự động đánh giá số tiền và phạm vi, khoản nhỏ được duyệt ngay, khoản lớn mới cần phê duyệt cấp cao hơn, quản lý cửa hàng không còn phải chạy cầu thang để tìm sếp. Còn với ngành giáo dục, giáo viên xin nghỉ hay đổi lịch dạy không còn phải trao đổi bằng miệng, hệ thống tự động sắp xếp tránh xung đột, thông báo đến học sinh, phòng đào tạo từ "tổng đài viên" được thăng cấp thành "nhà chỉ huy".

Mỗi ngành đều có những "nhịp độ đau đớn" riêng, và quy trình DingTalk giống như một DJ, gõ nhịp chính xác để quy trình không bị gián đoạn. Nó không chỉ là một công cụ, mà giống như một "phiên dịch viên quy trình" hiểu rõ ngành của bạn – biến hỗn loạn thành trật tự, biến chờ đợi thành hiệu suất.

Ai nói muốn nâng cao hiệu suất thì phải tăng ca vất vả? Trong thế giới tùy chỉnh quy trình DingTalk, những người thông minh đã âm thầm bật "cheat code" từ lâu! Ví dụ như phân bổ nhiệm vụ tự động – đừng thủ công @ đồng nghiệp nữa, làm vậy không chỉ dễ bỏ sót người, mà còn giống hệt giáo viên chủ nhiệm gọi tên trong lớp, thật ngại ngùng. Chỉ cần thiết lập quy tắc, khi nhiệm vụ mới xuất hiện, hệ thống sẽ tự động giao cho đúng người, chính xác và im lặng như robot phân loại bưu kiện.

Còn có chức năng xử lý hàng loạt, đúng là "cứu tinh" cho những người mắc chứng "trì hoãn kinh niên". Một tuần phải duyệt mười đơn báo chi? Đừng mở từng cái một, chỉ cần chọn tất cả, một cú nhấn để thông qua hoặc từ chối đồng loạt, thời gian tiết kiệm đủ để bạn pha một ly cà phê và xem vài video ngắn. Chưa kể đến việc tái sử dụng mẫu – làm một lần, lần sau chỉ cần "sao chép dán" phiên bản nâng cấp, đến cả nhân viên mới nhìn vào cũng phải thốt lên: "Tiền bối này thật biết cách lười... à không, là thật biết cách nâng cao hiệu suất!"

Những mẹo nhỏ này thoạt nhìn có vẻ không đáng kể, nhưng khi kết hợp lại giống như "bộ tăng tốc hiệu suất" cho cả nhóm. Thay vì mỗi ngày đều vá lại những lỗ thủng giống nhau, hãy thiết lập một lần để hưởng lợi lâu dài. Dù sao thì, điều chúng ta theo đuổi không phải là "bận rộn như chiến tranh", mà là "làm nhanh và đẹp". Dùng đúng phương pháp, quy trình làm việc sẽ không chỉ là quy trình, mà là đôi cánh vô hình giúp cả nhóm bay lên.

Dùng quy trình làm việc tùy chỉnh DingTalk nghe thì rất ngầu, nhưng lúc bắt đầu chắc chắn sẽ xuất hiện vô số "câu hỏi tâm linh": Dữ liệu của tôi có bị mang đến căn cứ người ngoài hành tinh làm bữa sáng không? Hệ thống cũ như chiếc xe cổ không chịu hợp tác thì sao? Đồng nghiệp thậm chí còn không tìm được nút "gửi", lẽ nào tôi phải phát cho mỗi người một máy dịch thuật? Đừng lo, những vấn đề này DingTalk đã nghe tới tám trăm lần, và cũng đã chuẩn bị tới tám trăm lẻ một cách giải quyết.

Trước hết, an toàn dữ liệu tuyệt đối không phải là khẩu hiệu. DingTalk đạt được nhiều chứng nhận quốc tế, dữ liệu được truyền tải mã hóa, kiểm soát phân quyền theo cấp bậc, ngay cả quản trị viên cũng không thể xem quy trình riêng tư của bạn nếu bạn không chủ động chia sẻ – điều này còn khó đột nhập hơn cả két sắt nhà bạn.

Thứ hai, vấn đề khả năng tương thích hệ thống? DingTalk hỗ trợ kết nối API với các hệ thống ERP, CRM phổ biến, dù bạn dùng SAP hay công cụ Excel cũ kỹ, đều có thể kết nối liền mạch, giúp hệ thống mới và cũ bắt tay hòa giải, không còn "chiến tranh lạnh".

Cuối cùng, đào tạo người dùng không cần biến thành huấn luyện quân sự. Có sẵn bài hướng dẫn tương tác, mẫu dùng một cú nhấn sao chép, nhân viên mới chỉ mất ba phút là làm chủ, nhân viên lâu năm cũng có thể trở thành chuyên gia chỉ với "nhân bản quy trình". Nếu thực sự bị kẹt? Dịch vụ hỗ trợ trực tuyến 24 giờ còn phản hồi nhanh hơn cả người yêu của bạn.

Vì vậy, thay vì lo lắng, hãy thử nhấn vài cái – bạn sẽ nhận ra, những rào cản thường thấp hơn tưởng tượng, còn hiệu suất, đã sẵn sàng cất cánh từ lâu rồi.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp tư vấn với dịch vụ hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc liên hệ qua điện thoại (852)4443-3144 hoặc email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm dịch vụ thị trường phong phú, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!