Cách doanh nghiệp Hồng Kông sử dụng hộp thư để đăng ký tài khoản DingTalk

Tại sao chọn DingTalk

Các bạn thường nói "họp hành mệt chết", nhưng nếu mỗi lần họp đều nhẹ nhàng như đang chơi game thì còn sợ gì nữa? DingTalk chính là "phụ kiện giao tiếp" cho các công ty Hồng Kông, không cần phải dựa vào nhóm WhatsApp chất đống ba chục ngàn tin nhắn chưa đọc mới biết sếp vừa nói gì. Nó không chỉ đơn thuần là công cụ trò chuyện, mà giống như dời cả công ty lên đám mây vậy — chức năng tin nhắn tức thời nhanh hơn xe đẩy điểm tâm ở quán trà, cuộc họp video ổn định đến mức bà hàng xóm ở chung cư quận Tsuen Wan dù bắt wifi từ nhà bên cạnh cũng chẳng lo gián đoạn, lịch chia sẻ một cái nhìn là biết ai lại nghỉ cuối tuần đi Nhật, thậm chí chức năng cùng chỉnh sửa tài liệu cho phép nhiều người làm việc đồng thời, không lo loạn phiên bản khiến bộ phận kế toán và marketing đánh nhau.

Với doanh nghiệp Hồng Kông, điều tuyệt nhất là nó phá vỡ những "dòng chảy ngầm" giữa các phòng ban. Bộ phận bán hàng và IT cuối cùng cũng có thể sống hòa bình, không cần trao đổi hàng chục email chỉ để hoàn tất một hợp đồng. Làm việc từ xa? Vẫn xử được! Dù một nửa đội ngũ đang làm việc tại studio ở Tsim Sha Tsui, nửa còn lại đang ngủ nướng trong căn nhà thôn dã ở Tai Po, mọi người vẫn giao tiếp tức thì, phê duyệt trong tích tắc. Thậm chí còn có chức năng dịch tự động, giờ đây khi giao tiếp với trụ sở nội địa Trung Quốc, bạn không còn phải băn khoăn "tại sao họ nói 'thuận tiện' thực ra là từ chối".

Tóm lại, dùng DingTalk không phải chạy theo trào lưu, mà là tỉnh táo. Để tin nhắn tự di chuyển, đừng mãi phải chạy theo hỏi "bản PPT gửi chưa?". Kỳ sau chúng ta sẽ phân tích cách dùng email công ty để "hưởng lợi" tạo tài khoản, đơn giản đến mức anh IT cũng không cần xuất hiện.

Chuẩn bị

Chuẩn bị: Những động tác khởi động trước khi mở cổng DingTalk

Muốn dùng email công ty để kích hoạt DingTalk? Đừng vội nhấn "đăng ký", nếu không rất dễ rơi vào tình trạng lúng túng như mặc quần ngược — tưởng đã sẵn sàng, hóa ra sơ hở đầy rẫy! Trước tiên, hãy xác nhận email công ty Hồng Kông của bạn là "còn sống", chứ không phải cái hộp thư từ năm 2018 đến giờ chẳng ai đụng tới,连垃圾邮件都 lười gửi — gọi là "email xác sống". Hãy thử đăng nhập, gửi một email kiểm tra cho chính mình, nếu không nhận được thì xin chúc mừng, bạn cần tìm đồng nghiệp IT để "hồi sinh" hộp thư trước đã.

Tiếp theo, độ ổn định mạng không được coi nhẹ. Đừng vừa rung lắc trong đường hầm tàu điện ngầm vừa đăng ký, nếu bị kẹt ở bước xác minh, hệ thống sập giữa chừng, bạn sẽ nghi ngờ cuộc đời. Nên thực hiện thao tác ở văn phòng hoặc nơi có Wi-Fi ổn định như chó già. Đồng thời hãy tải sẵn ứng dụng DingTalk, dù là iOS hay Android, chỉ cần tìm kiếm "DingTalk" là tìm thấy ứng dụng chính thức, đừng tải phải bản giả mạo, nếu không có thể vừa bắt đầu đã dính mã độc.

Cuối cùng, chuẩn bị một danh sách kiểm tra:

• ✅ Email công ty có thể gửi và nhận bình thường
• ✅ Kết nối mạng ổn định (tốt nhất dùng Wi-Fi)
• ✅ Điện thoại/máy tính đã cài đặt ứng dụng DingTalk phiên bản mới nhất
• ✅ Có quyền đại diện công ty đăng ký tài khoản

Hoàn thành những điều này, bạn mới thực sự đứng trên vạch xuất phát của thế giới DingTalk, giây tiếp theo, hãy sẵn sàng lao vào lục địa giao tiếp hiệu quả mới!

Đăng ký tài khoản DingTalk

Chờ đợi bao lâu rồi cũng đến! Bạn đã sẵn sàng để tung hoành, dùng email công ty tạo nên đế chế DingTalk của riêng mình chưa? Đừng căng thẳng, quy trình đăng ký còn đơn giản hơn cả việc đặt đồ ăn外卖. Mở ứng dụng DingTalk hoặc trang web chính thức, nhấn nút "Đăng ký" — nút này không giấu sâu, không cần kính lúp cũng tìm thấy.

Tiếp theo, chọn "Đăng ký tài khoản doanh nghiệp", hệ thống sẽ nhắc bạn nhập email công ty. Nhớ kỹ, nhất định phải dùng email công ty Hồng Kông đã kiểm tra trước đó, đừng tiện tay dùng Gmail cá nhân, nếu không phía sau sẽ như chiếc diều đứt dây, không nhận được email xác minh. Sau khi điền email, DingTalk sẽ tự động nhận diện tên miền và hỏi bạn có muốn tạo tổ chức mới không — đương nhiên là có rồi,难不成 bạn là gián điệp à?

Sau đó, nhập họ tên, đặt mật khẩu, rồi nhấn "Gửi mã xác minh". Lúc này hãy chăm chú盯着 hộp thư đến của bạn, đồng thời kiểm tra luôn cả thư mục spam, vì một số email天生 thích trốn ở góc khuất. Mở email xác minh từ DingTalk, nhấn vào liên kết, xác thực danh tính trong một giây, cảm giác như đang diễn cảnh bản khoa học viễn tưởng của "Vô Gian Đạo".

Cuối cùng, thiết lập tên công ty và lĩnh vực hoạt động, đây không phải thông tin tùy tiện điền, vì nó sẽ ảnh hưởng đến các chức năng được đề xuất sau này. Hoàn tất những bước này, xin chúc mừng bạn, chính thức trở thành chưởng môn nhân DingTalk, bước tiếp theo chính là tập hợp các cao thủ võ lâm — tức là đồng nghiệp của bạn — cùng gia nhập nhóm nào!

Mời đồng nghiệp tham gia

Xin chúc mừng bạn đã đăng ký tài khoản DingTalk thành công, bước tiếp theo là "quét sạch lưới", kéo hết đồng nghiệp vào tổ chức! Đừng để tài khoản DingTalk của bạn cô đơn một mình, giống hệt dân công sở cuối tuần chẳng ai rủ rê. Trước tiên, vào phần quản trị, nhấn vào "Quản lý thành viên", hệ thống sẽ tự động tạo mã mời riêng và mã QR, đơn giản như quét mã mua ly trà chanh đá. Bạn có thể dán mã mời lên mạng nội bộ công ty, hoặc gửi trực tiếp vào nhóm WeChat để đồng nghiệp nhập tay — nhưng cách thông minh hơn là gửi email mời.

DingTalk hỗ trợ liên kết với email công ty, chỉ cần một cú nhấn là gửi mời hàng loạt, khỏi cần bạn từng người một thêm thủ công. Chỉ cần tải lên danh sách email nhân viên, hệ thống sẽ tự động gửi email kèm liên kết đăng ký, nhân viên mới chỉ cần nhấn vào là tham gia ngay, quy trình trơn tru như ông chú trốn vé tàu cao điểm buổi sáng của MTR. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể thiết lập phê duyệt tự động, người mới đăng ký là về đội ngay lập tức, hoàn toàn không cần bạn ngồi canh hậu trường như máy kiểm duyệt sống.

Muốn chơi công nghệ cao? Hãy thử tích hợp API của DingTalk với hệ thống HR, nhân viên vừa vào làm là tự động kích hoạt lời mời DingTalk, nghỉ việc thì tự động loại bỏ, thật sự đạt đến mức "nhất thể hóa nhân sự". Như vậy, bạn không còn là nhân viên hành chính nhỏ bé, mà là giám đốc kỹ thuật số nắm giữ mạch sống giao tiếp toàn công ty!

Bắt đầu sử dụng DingTalk

Xin chúc mừng bạn! Đồng nghiệp đã tề tựu đông đủ, căn cứ DingTalk chính thức khởi động! Từ giờ, không cần bay chỗ, chiếm màn hình WhatsApp hay mò kim đáy biển trong đống email, hãy trực tiếp khởi động "cuộc cách mạng giao tiếp" ngay trên DingTalk thôi~

Mới bắt đầu, việc đầu tiên là tạo nhóm. Nhấn dấu "＋", chọn "Tạo nhóm trò chuyện mới", có thể chia theo phòng ban, dự án hoặc thậm chí chủ đề bàn tán ở phòng trà — ví dụ như "Nhóm cứu hỏa khẩn cấp tài chính" hay "Kế hoạch du lịch năm nay (cấm thoát ra)". Sắp xếp cuộc họp cũng dễ dàng, vào chức năng lịch, đặt thời gian, mời thành viên, nhắc nhở tự động đồng bộ, còn có thể tích hợp họp video, người đến trễ sẽ chẳng còn lý do gì để biện hộ.

Chia sẻ tài liệu? Kéo thả là xong! Tài liệu tải lên sẽ tự động lưu vào "Đinh Bàn", quyền truy cập do bạn quyết định, không lo rò rỉ bí mật. Điểm quan trọng đây: biểu mẫu thông minh tự động thu thập đơn xin nghỉ phép, nhu cầu mua sắm, chức năng phân công nhiệm vụ giúp sếp giao việc và theo dõi tiến độ, những dấu "việc cần làm" màu đỏ đảm bảo khiến người đang buồn ngủ cũng phải tỉnh dậy.

Còn có chức năng thống kê dữ liệu, ai đi trễ, ai hoàn thành tốt, rõ ràng như ban ngày, KPI không còn phải đoán mò. Các tính năng cao cấp không phải để khoe mẽ, mà để giúp bạn chuyển từ "làm xong" sang "làm tốt". Dùng tốt, ngay cả chuyện buôn dưa lê ở phòng trà cũng có thể biến thành hợp tác hiệu quả.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!