Duyệt đơn Kintone trên DingTalk: Khiến quy trình làm việc trở nên nhanh chóng

DingTalk giống như một trợ lý hành chính siêu hiệu quả, luôn sẵn sàng, trả lời tin nhắn trong tích tắc, còn chủ động nhắc bạn họp; trong khi đó Kingdee lại như một giám đốc tài chính cẩn trọng, sổ sách rõ ràng, đầu đuôi mạch lạc, không buông lỏng dù chỉ một xu. Khi hai thành viên "đội hình chiến lược" này bắt tay hợp tác, không đơn thuần là 1+1=2, mà là bước nhảy vọt lên mô hình văn phòng tương lai kiểu “máy bay không người lái giao chứng từ”!

Nhờ phê duyệt chứng từ Kingdee trên DingTalk, bạn không còn phải in ấn, đóng dấu hay chạy đi tìm cấp trên ký duyệt. Nhân viên chỉ cần chạm nhẹ trên điện thoại, các phiếu yêu cầu thanh toán, phiếu báo cáo chi phí sẽ tự động lấy dữ liệu từ Kingdee và được đẩy vào khung chat DingTalk của quản lý — ngay cả khi sếp đang ăn cơm hộp trên tàu cao tốc cũng có thể vuốt màn hình để phê duyệt, sau đó chứng từ tự động quay về Kingdee để hạch toán. Toàn bộ quy trình trơn tru, chính xác như đồng hồ Thụy Sĩ.

Ấn tượng hơn nữa, mọi thao tác phê duyệt đều để lại dấu vết số hóa: ai xem cái gì, phê duyệt lúc mấy giờ, từng chi tiết đều rõ ràng minh bạch. Không còn cảnh đồng nghiệp nói “Tôi gửi từ lâu rồi”, cũng chẳng còn sếp phàn nàn “Sao không thông báo tôi”. Dữ liệu minh bạch đến mức tin đồn trong phòng trà sữa giảm hẳn một nửa — vì ai cũng biết hệ thống ghi nhận đáng tin cậy hơn bộ nhớ con người nhiều!

Đây không đơn thuần là tiến bộ công nghệ, mà là một bộ giải pháp cách mạng dành cho người lười, giúp bạn dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng, ví dụ như… suy nghĩ trưa nay ăn gì.

Vẫn còn đau đầu vì chứng từ giấy chất thành núi, quy trình phê duyệt dài như marathon? Đừng lo, giờ đây chỉ cần vài thao tác trên DingTalk, bạn đã có thể xử lý phê duyệt chứng từ Kingdee, biến quy trình làm việc từ “bò rùa” thành “tên lửa phóng”!

Bước một: Đảm bảo bạn không đang “chạy trần” — doanh nghiệp phải đã mua sản phẩm Kingdee và hoàn tất thiết lập ban đầu, nếu không thì giống như muốn lái xe mà không đổ xăng, tài xế giỏi đến đâu cũng bất lực. Đăng nhập vào nền tảng quản trị DingTalk, vào thẳng mục “Phê duyệt thông minh”, chọn “Tạo biểu mẫu phê duyệt mới”, tìm mẫu “Chứng từ Kingdee” – coi như bạn đã cầm trên tay chìa khóa mở cửa thế giới hiệu suất cao.

Tiếp theo, tùy chỉnh biểu mẫu phê duyệt theo nhu cầu: người đề xuất, bộ phận, số tiền, nội dung… thêm vào tùy ý, như tự làm pizza vậy, muốn nhân gì thêm nấy! Sau đó thiết lập luồng phê duyệt: ai là người duyệt đầu tiên? Ai là người ra quyết định cuối cùng? Cứ phân công rõ ràng để tránh tình trạng kẹt phê duyệt mà ai cũng đổ lỗi “Tôi tưởng anh phải duyệt chứ”.

Một vấn đề thường gặp: không thấy mẫu Kingdee? Hãy kiểm tra lại quyền truy cập và trạng thái đăng ký, đừng vội trách hệ thống, đôi khi chỉ thiếu mỗi một kết nối. Luồng phê duyệt không hoạt động? Kiểm tra xem người phụ trách từng bước có tài khoản và quyền hạn đúng chưa, nếu không thì dù quy trình có hoàn hảo đến đâu cũng chỉ là lý thuyết suông.

Xong hết những bước này, chỉ cần nhấn “Xuất bản”, bạn đã chính thức đứng ở tuyến đầu của cuộc cách mạng hiệu suất.

Nghĩ rằng thiết lập xong quy trình phê duyệt là xong việc? Đừng vội, điểm bùng nổ hiệu suất thực sự nằm ở đây! Muốn cho quy trình phê duyệt chạy nhanh như tàu cao tốc, bạn phải nắm vững những “mẹo chơi nâng cao” sau.

Phê duyệt theo điều kiện giống như lắp hệ thống định vị thông minh cho chứng từ. Ví dụ: số tiền dưới 10.000 NDT tự động gửi đến trưởng bộ phận, vượt quá 50.000 NDT sẽ nhảy thẳng tới giám đốc tài chính, thậm chí có thể kích hoạt luồng xử lý khác nhau tùy theo thời điểm nộp — mua hàng khẩn cấp trước giờ tan ca thứ Sáu? Ngay lập tức đẩy thông báo đến quản lý trực! Như vậy, sẽ không còn ai bị mắc kẹt trong mê cung “ai mới là người phải duyệt”.

Phê duyệt hàng loạt chính là liều thuốc chữa bệnh trì hoãn. Mỗi tháng hàng chục phiếu báo cáo chi phí? Chọn hết, một cú nhấn chuột là xong! Đặc biệt phù hợp với các khoản thanh toán nhà cung cấp cố định hoặc mua sắm tiêu chuẩn hóa, tiết kiệm sức lực khỏi phải click lặp đi lặp lại, thời gian uống cà phê cũng vì thế mà dài ra.

Sợ quên? Nhắc nhở tự động sẽ giám sát bạn chặt chẽ hơn cả sếp. Ngay khi nộp đơn sẽ có thông báo, nếu quá hạn chưa duyệt sẽ tự động nâng cấp nhắc nhở, thậm chí có thể cài đặt “nhắc lần cuối trước giờ nghỉ trưa” — vừa nhân văn lại cực kỳ hiệu quả.

Cuối cùng, lịch sử phê duyệt không chỉ để lưu trữ, mà còn giúp bạn truy vết từng quyết định: ai chậm ba ngày ở bước nào, loại chứng từ nào thường xuyên bị trả lại — cứ kéo dữ liệu ra là mọi vấn đề hiện nguyên hình. Đây không còn là phê duyệt, mà là cuộc phẫu thuật chính xác trên quy trình làm việc!

Bạn nghĩ những kỹ năng nâng cao phía trên đã ấn tượng lắm rồi à? Đừng vội, “phép màu hiệu suất” thực sự nằm ở chiến trường thực tế — nơi những doanh nghiệp đi đầu đã âm thầm vận dụng tính năng phê duyệt chứng từ Kingdee trên DingTalk một cách tinh vi. Họ không đơn thuần dùng công cụ, mà đang điều khiển toàn bộ quy trình, khiến mỗi tờ chứng từ đều bay như bưu phẩm đến đúng người cần.

Một tập đoàn sản xuất lớn trước đây phải mất nửa tháng để xử lý một đơn mua hàng từ lúc nộp đến lúc thanh toán, nay rút ngắn xuống dưới ba ngày. Bí quyết của họ: xem quy trình phê duyệt như “hệ thống định vị”, số lớn đi đường cao tốc, số nhỏ đi đường tỉnh, tự động phân luồng, đồng thời thiết lập “cảnh báo tắc đường” — tức là nhắc nhở tự động; cứ quản lý trì hoãn là hệ thống lập tức gửi thông báo thúc giục kiểu “lì xì đỏ”, ai dám không xử lý?

Một doanh nghiệp bán lẻ chuỗi còn mạnh tay hơn, điều chỉnh tồn kho và báo cáo chi phí tại hơn hai mươi cửa hàng đều được xử lý gọn bằng phê duyệt điều kiện + xử lý hàng loạt. Sáng sớm, quản lý khu vực vừa uống cà phê vừa vuốt điện thoại hai cái, hơn mười chứng từ đã được thông qua, chẳng cần họp hành hay đóng dấu nữa.

Còn công ty khởi nghiệp công nghệ kia thì gần như đã dời cả văn phòng vào điện thoại. Nhân viên đi công tác xa, hắt hơi cái là xong việc phê duyệt chi phí. Họ còn đùa: “Giờ người bận nhất không phải con người, mà là hệ thống — nó còn sợ trễ hơn cả chúng tôi!”

Nói về tương lai của tính năng phê duyệt chứng từ Kingdee trên DingTalk, giống như vừa mở cánh cửa dẫn vào văn phòng khoa học viễn tưởng — hôm nay bạn còn phải tự tay bấm “đồng ý”, nhưng ngày mai AI có thể đã tự động hoàn tất toàn bộ quy trình tài chính, đồng thời nhắc sếp: “Khoản chi này 80% là giả, vì tuần trước nhân viên vừa đi du lịch ở Iceland, làm sao có thể ăn lẩu ở Đài Bắc tốn hai vạn tệ?”

Phê duyệt trí tuệ nhân tạo không còn là giấc mơ, hệ thống có thể học thói quen phê duyệt của từng quản lý, tự động đánh giá chứng từ nào được thông qua ngay, chứng từ nào cần cảnh báo. Kinh khủng hơn, nó còn dự đoán dòng tiền dựa trên dữ liệu lịch sử, chủ động cảnh báo phòng tài chính: “Tháng sau có ba khoản thanh toán lớn sắp đến hạn, dòng tiền sắp đỏ đèn!”

Phân tích và dự báo dữ liệu biến việc phê duyệt từ hành động “đóng dấu” thành một cỗ máy ra quyết định. Hãy tưởng tượng, hệ thống tự động tổng hợp mô hình mua sắm của các bộ phận, phát hiện ra bộ phận R&D mỗi cuối quý đều tăng chi tiêu đột biến, liền đề xuất chủ động dự trữ ngân sách — sếp nhìn xong chỉ biết thốt lên: “Cái này hiểu tôi còn hơn cả kế toán!”

Tích hợp đa nền tảng sẽ phá vỡ các “hòn đảo hệ thống”, kết nối liền mạch DingTalk + Kingdee + CRM + ERP chỉ bằng một cú click. Ngay khi bộ phận kinh doanh ký xong hợp đồng, hệ thống tự động khởi động toàn bộ quy trình tồn kho, hóa đơn, lịch thu tiền — đến cả máy pha cà phê trong phòng trà cũng biết lúc nào cần nhập thêm nguyên liệu.

Sau khi nâng cấp văn phòng di động, dù nằm dài trên sofa vuốt điện thoại bạn vẫn có thể hoàn tất phê duyệt tài chính cấp tập đoàn, hiệu suất cao đến mức tăng ca trở thành hoạt động hoài cổ.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!