مراجعة العمليات في الربع الثاني: Agoal+AI يساعدك على تجنب الاجتماعات الإدارية غير الفعالة

كمدير في شركة، بالتأكيد أنت معتاد على اجتماعات الإدارة هذه:

كل قسم يعرض نسب إنجاز مؤشرات الأداء (KPI)، ثم يقرأ ما تم إنجازه خلال الدورة السابقة، ويختار بعض "الإنجازات" و"الصعوبات" في العمل. يستمر العرض من التاسعة صباحًا حتى الخامسة مساءً، وبحلول وقت المناقشة يكون الجميع نعسانًا.

كيف تحولت جلسة الاستعراض التي كان من المفترض أن تكون فحصًا دقيقًا لإدارة الشركة إلى واحدة من أكثر الاجتماعات صعوبة في الإقامة؟

كما قال عالم الإدارة الشهير بيتر دراكر: "الكفاءة تعني فعل الأشياء بشكل صحيح، أما الفاعلية فهي فعل الأشياء الصحيحة". غالبًا ما تركز اجتماعات الإدارة التقليدية بشكل مفرط على نقل المعلومات الشاملة، وتتجاهل في المقابل النتائج الفعالة للقرارات. وفي هذا النموذج، تتحول اجتماعات الإدارة بسهولة إلى عروض تقارير بدلًا من اجتماعات لاتخاذ القرارات.

في شركة Zhejiang Dishikeji (Dishi Technology)، كانت هناك دائمًا مشكلة في انقطاع الاتصال بين الاستراتيجية والتنفيذ. غالبًا ما يكون المدير العام في حالة "صندوق أسود": لا يعرف إن كانت الأهداف الاستراتيجية قد تم استيعابها، ومن الذي يقوم بها، وما هي جودة التنفيذ.

اختارت شركة Dishi بعد ذلك استخدام منصة DingTalk Agoal كمنصة لإدارة الاستراتيجية. من خلال وظيفة "صفحة واحدة" في OGSM ضمن Agoal، يستطيع المدير العام رؤية الصورة الكاملة لتفكيك الاستراتيجية على واجهة واحدة. أما المؤشرات الأساسية المستمدة من تفكيك الاستراتيجية باستخدام OGSM، فتُتابع من خلال بطاقات الأداء (Scorecards) في العمليات اليومية، مما يحقق حلقة مغلقة للتنفيذ الاستراتيجي.

"ندرج المؤشرات الأساسية مباشرة في تقييم الأداء عبر Agoal، ونضع جميع الإجراءات الشهرية والأسبوعية في بطاقة الأداء، ونراجع التقدم بشكل دوري"، كما شرح مدير البحث والتطوير زنغ شين. تعد بطاقة الأداء أداة لمتابعة الأهداف داخل Agoal، حيث يكون لكل مؤشر تشغيلي رئيسي شخص مسؤول واضح، مع جدول زمني ومعدل إنجاز محدد. بالمقارنة مع استخدام جداول Excel سابقًا، تساعد بطاقة الأداء على تركيز الفريق على المشكلات الحقيقية، كما تُحسن دافعيتهم الذاتية وقدرتهم على التعاون.

"أصبحت الاجتماعات الآن أكثر تركيزًا. كنا نحتاج 3 ساعات للجلسة الأسبوعية، والآن ننتهي في أقل من نصف الوقت"، يقول زنغ شين، موضحًا أن بطاقة الأداء ساعدت على محاذاة أهداف الفريق، وجعلت الاجتماعات أكثر كفاءة، والتنفيذ أكثر قوة.

يمكن تلخيص مشكلات اجتماعات الإدارة التقليدية في ثلاث جوانب:

التقارير طويلة والمحتوى غير واضح، ويتحول الاجتماع إلى مجرد نقل للمعلومات؛

البيانات متفرقة وحالتها غير واضحة، وغالبًا ما تظهر مشكلات عدم تزامن المعلومات؛

النقاش حول المشكلات سطحي، ويفتقر إلى تحليل منهجي للأسباب الجذرية، مما يؤدي إلى تكرار نفس المشكلات.

لذلك، يجب أن تتبع اجتماعات الإدارة الفعّالة منطقًا قيميًا يتمثل في: البدء بالأهداف الاستراتيجية، والتركيز على حل المشكلات، وتحقيق مخرجات من القرارات العملية. ويجب أن تجيب على ثلاثة أسئلة رئيسية: هل معدل الإنجاز الحالي كافٍ لتحقيق الأهداف الاستراتيجية؟ ما هي العوائق الرئيسية التي تمنع تحقيقها؟ وما هي الإجراءات التحسينية المحددة المطلوبة؟

في مرحلة التحضير قبل الاجتماع، تُدخل جميع المؤشرات والمهام المهمة المشتقة من تفكيك استراتيجية OGSM إلى بطاقة أداء Agoal، مما يحل مشكلة تشتت البيانات في الاجتماعات التقليدية. يقوم المسؤولون المعنيون بتحديث قيم الإنجاز والتقدم، وتقوم خوارزمية الذكاء الاصطناعي (AI) تلقائيًا بتقييم حالة كل مؤشر (باللون الأخضر أو الأصفر أو الأحمر)، مما يمكن الاجتماع من التركيز مباشرة على المؤشرات دون المستوى المتوقع، ويتجنب بالتالي العروض غير الضرورية. يحول هذا التحوّل اجتماعات الإدارة من مجرد عرض شامل إلى اجتماعات تركيز على المشكلات، ما يرفع كثيرًا من دقتها وكفاءتها.

هل تتوافق نتائج المؤشرات مع التوقعات؟ تقوم تقنية الذكاء الاصطناعي تلقائيًا بتحديد الحالة بألوان الضوء الأحمر والأصفر والأخضر

أثناء الاجتماع، يُمنع قراءة الشرائح (PPT)، ويبدأ الاجتماع مباشرة بمرحلة "التحدي والرد".

بالنسبة للمؤشرات الحمراء والصفراء، لا يتم تكرار ما تم تنفيذه، بل يتم التركيز على مناقشة الأسباب الجوهرية لعدم تحقيق الأهداف. وهذا الأسلوب يعالج مباشرة مشكلتي "التقارير الطويلة" و"النقاش السطحي" في الاجتماعات التقليدية.

يُعد تحليل 5WHY باستخدام ذكاء اصطناعي Agoal أداة مهمة في الاجتماع. على سبيل المثال، عندما يشير قسم التسويق إلى أن "عدد أعضاء التسجيل" لم يصل إلى المستوى المتوقع، يقوم الذكاء الاصطناعي بطرح أسئلة توجيهية: لماذا لم يصل عدد المسجلين إلى المستوى المتوقع؟ ولماذا انخفض معدل تسجيل المتاجر الجديدة؟ ولماذا كانت حملات الترويج غير فعالة؟ ولماذا لم يتم الوصول إلى العملاء المستهدفين بكفاءة؟ ولماذا كانت القنوات غير مناسبة؟ من خلال طرح الأسئلة تدريجيًا وبشكل متعمق، يساعد الفريق على اكتشاف العامل الأكثر أهمية المؤثر في أداء العمل، وبالتالي التوصل من الأعراض الظاهرة إلى السبب الجذري.

يستخدم الذكاء الاصطناعي طريقة 5WHY ليصل إلى الأسباب الجذرية

بعد انتهاء الاجتماع، تتحول نتائج تحليل السبب الجذري إلى مهام تحسين محددة. يقوم الذكاء الاصطناعي باقتراح الخطوات التالية، ويمكن للفريق أيضًا إنشاء مهام جديدة، وتعيين الشخص المسؤول وتحديد موعد التسليم. تضمن هذه "قائمة مهام التحسين" تنفيذ جميع القرارات بشكل فعال، وتحول الاجتماع من مجرد مناقشة إلى مرحلة تنفيذ فعلي، وتكوّن حلقة مغلقة كاملة من اكتشاف المشكلة إلى تنفيذ الحل.

يقوم الذكاء الاصطناعي باقتراح المهام التالية بناءً على نتائج تحليل السبب الجذري

تطبيق ميزات الذكاء الاصطناعي في بطاقة أداء Agoal يجعل إقامة اجتماعات إدارة فعّالة أمرًا قابلاً للتحقيق. فالشفافية تجعل تقدم الأهداف واضحًا للجميع، والذكاء الاصطناعي يدعم التحليل العميق، والمرونة تمكن المنظمة من الاستجابة السريعة والتحسين المستمر.

الهدف النهائي من اجتماعات الإدارة هو تحقيق النصر. يجب أن يحضر الموظفون اجتماع التحليل التشغيلي بشعور من الأزمة، وأن يغادروا بشعور من الاتجاه والرغبة في الفوز. في هذا البيئة التجارية المتغيرة بسرعة، فإن الشركات القادرة على تحسين كفاءة اجتماعات الإدارة باستمرار ورفع جودة قراراتها ستكون بلا شك في موقع متميز أمام المنافسة الشديدة في السوق.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!