Q2 đánh giá hoạt động: Agoal+AI giúp bạn thoát khỏi các cuộc họp quản lý kém hiệu quả

Là quản lý doanh nghiệp, chắc hẳn bạn không lạ gì với những cuộc họp quản trị kinh doanh kiểu này:

Các bộ phận lần lượt báo cáo tỷ lệ hoàn thành KPI, đọc lại danh sách những việc đã làm trong chu kỳ trước, rồi trích dẫn vài "điểm nổi bật", "khó khăn" trong hoạt động kinh doanh. Báo cáo kéo dài từ 9 giờ sáng đến tận 5 giờ chiều, đến lúc cần thảo luận thì ai nấy đều ngáp ngắn ngáp dài.

Một phiên họp lẽ ra nhằm “bắt mạch, chẩn đoán” hiệu quả quản trị doanh nghiệp, vì sao lại trở thành một trong những cuộc họp khó tổ chức nhất?

Đúng như nhà quản trị học nổi tiếng Peter Drucker từng nói: “Hiệu suất là làm việc đúng cách, còn hiệu quả là làm điều đúng đắn.” Những cuộc họp quản trị truyền thống thường quá chú trọng việc truyền đạt đầy đủ thông tin, mà lại bỏ quên đầu ra quyết định thực sự hiệu quả. Trong mô hình này, các cuộc họp dễ biến thành buổi trình bày thay vì họp ra quyết định.

Tại Zhejiang Dishikeji (Dishi Technology), trước đây luôn tồn tại tình trạng đứt gãy giữa chiến lược và triển khai thực tế. Sếp lớn thường ở trong trạng thái “hộp đen”: không biết mục tiêu chiến lược có được tiếp nhận hay không, ai đang phụ trách, chất lượng thực hiện ra sao.

Sau đó, Dishi đã chọn DingTalk Agoal làm nền tảng quản trị chiến lược. Nhờ chức năng “một trang giấy” OGSM của Agoal, sếp có thể nhìn thấy toàn cảnh việc phân tích chiến lược trên cùng một giao diện. Các chỉ số cốt lõi được chia nhỏ từ chiến lược OGSM sau đó được theo dõi tiến độ hàng ngày thông qua bảng điểm (scorecard), giúp khép kín vòng luẩn thực thi chiến lược.

“Chúng tôi đưa các chỉ số cốt lõi trực tiếp vào đánh giá hiệu suất trên Agoal, đồng thời đưa tất cả hành động theo tháng, tuần vào bảng điểm, định kỳ kiểm tra tiến độ,” Giám đốc R&D Zeng Xin giới thiệu. Bảng điểm là công cụ theo dõi mục tiêu bên trong Agoal, mỗi chỉ số kinh doanh quan trọng đều có người chịu trách nhiệm rõ ràng, tiến độ thời gian và trạng thái hoàn thành minh bạch. So với việc dùng bảng Excel trước đây, bảng điểm giúp tập trung vấn đề hơn, đồng thời nâng cao tính tự chủ và hợp tác của đội nhóm.

“Bây giờ các cuộc họp tập trung hơn rất nhiều. Trước đây họp tuần mất 3 tiếng, giờ chưa tới một nửa thời gian đã xong,” Zeng Xin nói, bảng điểm giúp các đội nhóm căn chỉnh mục tiêu, họp hiệu quả hơn, triển khai mạnh mẽ hơn.

Các vấn đề của cuộc họp quản trị truyền thống có thể khái quát thành ba khía cạnh:

Báo cáo dài dòng, trọng tâm mờ nhạt, cuộc họp trở thành đơn thuần truyền tải thông tin;

Dữ liệu rời rạc, trạng thái không rõ ràng, thường xuyên xảy ra tình trạng thông tin không đồng bộ;

Thảo luận vấn đề hời hợt, thiếu phân tích nguyên nhân gốc rễ hệ thống, dẫn đến vấn đề tái diễn liên tục.

Vì vậy, một cuộc họp quản trị thực sự hiệu quả nên tuân theo logic giá trị: lấy mục tiêu chiến lược làm định hướng, lấy giải quyết vấn đề làm trung tâm, và lấy quyết định hành động làm đầu ra. Cuộc họp cần trả lời ba câu hỏi then chốt: Nhịp độ hoàn thành hiện tại có đảm bảo đạt được mục tiêu chiến lược hay không? Yếu tố cản trở chính nào khiến mục tiêu không thể đạt được? Cần thực hiện những hành động cải tiến cụ thể nào?

Trong giai đoạn chuẩn bị trước họp, tất cả các chỉ số và hạng mục quan trọng được chia nhỏ từ chiến lược OGSM đều được nhập vào bảng điểm Agoal, khắc phục điểm đau dữ liệu phân tán trong các cuộc họp quản trị truyền thống. Người phụ trách liên quan cập nhật giá trị hoàn thành và tiến độ của chỉ số, AI sẽ tự động xác định trạng thái đèn tín hiệu đỏ-vàng-xanh cho từng chỉ số, giúp cuộc họp có thể tập trung ngay vào những chỉ số chưa đạt kỳ vọng, tránh các báo cáo vô ích. Sự chuyển đổi này giúp cuộc họp quản trị chuyển từ báo cáo toàn diện sang tập trung vào vấn đề, nâng cao đáng kể tính định hướng và hiệu quả.

AI tự động xác định trạng thái đèn đỏ-vàng-xanh dựa trên mức độ hoàn thành chỉ số

Trong khi họp, nghiêm cấm đọc PowerPoint, mà phải đi thẳng vào phần “Thách thức và Phản hồi”.

Đối với các chỉ số đèn đỏ, vàng, không lặp lại báo cáo đã làm gì, mà tập trung thảo luận nguyên nhân chính khiến chỉ số chưa đạt kỳ vọng. Cách làm này trực tiếp giải quyết hai điểm yếu lớn của các cuộc họp quản trị truyền thống: “báo cáo dài dòng” và “thảo luận hời hợt”.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ 5WHY của Agoal AI là công cụ quan trọng trong họp. Ví dụ, khi bộ phận marketing đưa ra “số lượng thành viên đăng ký” không đạt kỳ vọng, AI sẽ đặt câu hỏi định hướng: Vì sao số thành viên đăng ký không đạt? Vì sao tỷ lệ đăng ký cửa hàng mới thấp? Vì sao hiệu quả chiến dịch quảng bá kém? Vì sao tỷ lệ tiếp cận khách hàng mục tiêu chưa đủ? Vì sao lựa chọn kênh có sai lệch? Qua từng lớp câu hỏi sâu dần, AI giúp đội nhóm tìm ra yếu tố then chốt ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, từ đó đào sâu từ hiện tượng bề mặt đến nguyên nhân gốc rễ.

AI dùng phương pháp 5WHY để truy vấn tận gốc, giúp bạn tìm ra nguyên nhân cốt lõi

Sau khi họp xong, kết quả phân tích nguyên nhân gốc rễ sẽ được chuyển hóa thành các nhiệm vụ cải tiến cụ thể. AI sẽ đề xuất hành động tiếp theo, đội nhóm cũng có thể tự tạo nhiệm vụ, phân công người theo dõi và thời hạn hoàn thành. Danh sách “nhiệm vụ cải tiến” này đảm bảo mọi quyết định được thực thi hiệu quả, biến cuộc họp thành hành động thực tế, tạo thành vòng khép kín từ phát hiện vấn đề đến thực hiện giải pháp.

AI sẽ đề xuất nhiệm vụ tiếp theo dựa trên kết quả phân tích nguyên nhân gốc rễ

Việc ứng dụng năng lực AI của bảng điểm Agoal đã giúp hiện thực hóa ý tưởng về một cuộc họp quản trị hiệu quả. Minh bạch hóa giúp tiến độ mục tiêu rõ ràng tức thì, trí tuệ nhân tạo hỗ trợ phân tích sâu sắc, tính linh hoạt giúp tổ chức phản ứng nhanh chóng và cải tiến liên tục.

Mục đích cuối cùng của cuộc họp quản trị là giành chiến thắng. Một cuộc họp phân tích kinh doanh chất lượng cao phải khiến nhân viên bước vào với cảm giác危機 (nguy cơ), và rời đi với định hướng rõ ràng cùng khát vọng chiến thắng. Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng ngày nay, những doanh nghiệp liên tục tối ưu hiệu quả họp quản trị, nâng cao chất lượng ra quyết định, chắc chắn sẽ chiếm được lợi thế trong cuộc cạnh tranh khốc liệt trên thị trường.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!