Một bảng AI quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh cả nước, Lanling Software xây dựng hạ tầng số thông qua DingTalk

Thời đại AI, để phục vụ khách hàng tốt hơn và nhanh hơn bằng các sản phẩm mới, phần mềm Landin đã chọn DingTalk. Họ sử dụng Bảng AI để xây dựng hệ thống nghiệp vụ, quản lý thống nhất nguồn lực khách hàng và tiến độ dự án trên toàn quốc, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí xây dựng hệ thống; đồng thời thông qua tài liệu trực tuyến để lập kế hoạch và triển khai định hướng hàng năm, từ đó nâng cao hiệu suất một cách rõ rệt.

Từ văn phòng cộng tác đến xây dựng hệ thống nghiệp vụ nhẹ

Năm 2015, Landin bắt đầu sử dụng DingTalk và trở thành đối tác trong hệ sinh thái của nền tảng này. Nhờ các chức năng như nhắn tin tức thì, tài liệu trên DingTalk, đội ngũ thực hiện công việc cộng tác hiệu quả, đồng thời phát triển cùng nền tảng. Năm 2024, Landin mở rộng sang mảng kinh doanh mới – “Chiến trường Số & Khoa học” (Số Khoa), tập trung vào phục vụ các khách hàng lớn là cơ quan chính phủ và doanh nghiệp trên toàn quốc. Mảng kinh doanh mới kéo theo việc tái cấu trúc toàn diện về cơ cấu tổ chức, nguồn lực khách hàng và quy trình làm việc, cấp thiết phải xây dựng một hệ thống nghiệp vụ lấy trọng tâm là quản lý khách hàng, hỗ trợ hoạt động bán hàng trên phạm vi cả nước.

Ba thách thức: Làm sao nhìn rõ khách hàng, quản lý tốt quá trình và nắm bắt cục diện?

Là người phụ trách nghiệp vụ Chiến trường Số & Khoa học, Giang Hồng Huy đối mặt với ba vấn đề cốt lõi:

Thứ nhất, đội ngũ bán hàng ở 12 khu vực lớn trên toàn quốc phối hợp với trụ sở chính như thế nào để rà soát khách hàng, xác định rõ lộ trình tìm kiếm và theo dõi cơ hội kinh doanh?

Thứ hai, các quản lý bán hàng các cấp làm sao nắm bắt được tình hình theo dõi khách hàng tại tuyến đầu và trạng thái ký kết dự án một cách thời gian thực, để kiểm soát tốt tiến độ?

Thứ ba, trụ sở chính làm sao có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh, kịp thời điều chỉnh chiến lược sản phẩm và phương án thị trường?

Chọn Bảng AI: Hạ tầng số hóa nhẹ nhàng, linh hoạt và hiệu quả

Việc phát triển truyền thống hoặc mua hệ thống quản lý khách hàng thường tốn kém, mất nhiều thời gian và khó đáp ứng hoàn toàn nhu cầu. Ông Giang Hồng Huy cho biết: “Chúng tôi đánh giá thấy, phát triển tùy chỉnh cần ít nhất 3 kỹ thuật viên làm trong 1,5 tháng, còn mua hệ thống sẵn cũng mất vài chục nghìn NDT, mà vẫn có khả năng không phù hợp chức năng. Chúng tôi cần một giải pháp nhẹ.”

Dựa trên nền tảng làm việc bằng DingTalk, đội ngũ cuối cùng lựa chọn Bảng AI để xây dựng hệ thống nghiệp vụ. Bảng AI có khả năng tổng hợp dữ liệu, cộng tác trực tuyến và phân tích dữ liệu, hỗ trợ cảnh báo tự động và phân bổ nhiệm vụ, rất phù hợp với yêu cầu của một hệ thống nhẹ.

Chỉ trong 1 tuần, một thành viên đã hoàn thành việc thiết lập bảng biểu, đạt được kiểm soát phân quyền theo cấp và vận hành tự động. Bảng AI này tích hợp thông tin khách hàng và tiến độ dự án trên toàn quốc, sau khi tích hợp chức năng tài liệu còn lưu trữ tập trung hồ sơ lịch sử khách hàng, phá vỡ sự cô lập dữ liệu giữa CRM, hệ thống hợp đồng... giúp trụ sở chính và các khu vực cập nhật dữ liệu cùng lúc, hỗ trợ nhân viên bán hàng nắm rõ toàn diện chân dung khách hàng.

Nhân viên bán hàng tuyến đầu có thể dùng AI tự động thu thập và xác minh các thông tin then chốt như tên khách hàng, phạm vi kinh doanh, mã tổ chức, người đại diện pháp luật..., rút ngắn thời gian tạo hồ sơ từ nửa giờ xuống còn 5 phút.

Thông qua cấu hình tự động, các thay đổi dự án, chậm trễ theo dõi khách hàng sẽ kích hoạt nhắc nhở ngay lập tức. “Trước đây, điểm nghẽn hay cơ hội liên quan tới khách hàng thường chỉ phát hiện được trong buổi họp tuần; bây giờ, mọi động thái như được gắn cảm biến. Chỉ cần xuất hiện tình trạng lâu không theo dõi, tiến độ chậm nghiêm trọng hoặc có chính sách quan trọng được ban hành, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở người chịu trách nhiệm, không cần quản lý phải lần lượt gọi điện nhắc.”

Với cấp quản lý, Bảng AI giảm đáng kể khối lượng công việc thống kê, phân tích. Trước đây mỗi tuần phải dành nửa ngày để tổng hợp dữ liệu dự án, nay chỉ cần 10 phút là hoàn thành tổng hợp và phân tích qua bảng điều khiển, hiệu suất tăng 95%.

Trụ sở chính tại Thâm Quyến có thể theo dõi toàn cảnh hoạt động kinh doanh trên cả nước thông qua bảng điều khiển, từ đó điều chỉnh chiến lược kịp thời. “Bảng AI của DingTalk không chỉ giúp khởi động nhanh mảng kinh doanh mới, mà còn linh hoạt thay đổi, điều chỉnh hạ tầng số theo nhu cầu, tiết kiệm thời gian và công sức. Chúng tôi đang nhân rộng kinh nghiệm thành công của ‘Chiến trường Số & Khoa học’ sang các dòng kinh doanh khác, thúc đẩy thêm nhiều hoạt động kinh doanh triển khai nhanh chóng nhờ Bảng AI,” ông Giang Hồng Huy nói.

Sử dụng tài liệu trực tuyến để tạo không gian cộng tác chiến lược

Tại Landin, tài liệu DingTalk đã trở thành công cụ quan trọng để triển khai chiến lược và quản lý thực thi.

Nhiều doanh nghiệp có chiến lược giống như quả bóng bay trên trời, khó chạm tới tầng thực thi. Vấn đề hiểu sai lệch giữa các bộ phận, khó khăn cộng tác, thực hiện rời rạc xảy ra thường xuyên.

Trước đây, Landin tổ chức hội thảo chiến lược để đặt mục tiêu năm, sau đó truyền đạt tại hội nghị tổng kết, các bộ phận tự phân rã và triển khai. Cấp quản lý chỉ có thể dựa vào báo cáo tại các cuộc họp tháng hoặc quý để nắm tiến độ thực hiện.

Để thay đổi mô hình kém hiệu quả “báo cáo từng cấp” và “truyền miệng”, Landin đã xây dựng Không gian Cộng tác Chiến lược Hàng năm dựa trên Tài liệu DingTalk. Trong giai đoạn xây dựng chiến lược, cấp quản lý cộng tác trực tuyến, @người phụ trách liên quan, các nhóm nghiệp vụ căn cứ đó để phân rã nhiệm vụ, lên kế hoạch các biện pháp chủ chốt và dự án trọng điểm.

Các bộ phận cũng tạo không gian làm việc riêng trong tài liệu, làm rõ mục tiêu, chi tiết bước đi, chỉ định người chịu trách nhiệm và ghi nhận kết quả. Nhiệm vụ được @ trực tiếp đến từng người qua tài liệu, nhân viên tuyến đầu không cần họp đi họp lại, vẫn hiểu rõ mục tiêu năm và lộ trình hành động. “Mọi người cùng làm việc trong một không gian chung, sự cộng tác phức tạp của tổ chức chuyển thành cộng tác trực tuyến thời gian thực, công việc có định hướng và phương pháp rõ ràng, hiệu suất tự nhiên được nâng cao mạnh mẽ,” ông Giang Hồng Huy nói.

Hiện nay, mỗi năm Landin đều thiết lập Không gian Cộng tác Chiến lược “Landin Số & Trí tuệ”, tập trung lưu trữ ngân sách năm, chỉ tiêu kinh doanh, thiết kế tổ chức, biên bản họp và các nhiệm vụ chuyên biệt trong Tài liệu DingTalk, thuận tiện cho việc tổng kết và đồng bộ thông tin liên bộ phận, đảm bảo chiến lược từ khâu xây dựng đến thực thi luôn minh bạch và truy xuất được.

Ông Dương Kiến Vĩ, Chủ tịch Công ty Phần mềm Landin, cho biết: “Không gian cộng tác chiến lược dựa trên Tài liệu DingTalk giống như máy X-quang trong quản trị doanh nghiệp, giúp cấp quản lý có tầm nhìn toàn cảnh, đồng thời giúp các bộ phận đạt được sự nhất quán dọc ngang – vừa căn chỉnh với cấp trên, vừa truyền đạt thông suốt xuống dưới, vừa học hỏi lẫn nhau ngang cấp – từ đó nâng cao đáng kể mức độ minh bạch, năng lực thực thi và tích lũy tri thức, khiến hệ thống quản lý của Landin có nền tảng vững chắc hơn, dễ nâng cấp hơn, và thích nghi tốt hơn với thách thức thời đại AI.”

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!