รีวิวการดำเนินงานในไตรมาส 2: Agoal+AI ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการประชุมบริหารที่ไร้ประสิทธิภาพ

ในฐานะผู้บริหารองค์กร แน่นอนว่าคงไม่แปลกใจกับการประชุมบริหารแบบนี้:

แต่ละแผนกต่างรายงานผลการดำเนินงานตาม KPI ที่ตั้งไว้ อ่านสรุปสิ่งที่ทำมาในรอบที่ผ่านมา แล้วคัดเลือกประเด็น "เด่น" และ "ยาก" มาพูด รายงานเริ่มตั้งแต่เช้า 9 โมง ไปจนถึงบ่าย 5 โมง เมื่อถึงเวลาหารือกันจริงๆ ก็เริ่มรู้สึกง่วงเหงาหาวนอน

การทบทวนเพื่อวินิจฉัยและวางแผนการบริหารองค์กรที่ควรจะเป็นหัวใจหลักของการจัดการ ทำไมกลับกลายเป็นหนึ่งในการประชุมที่จัดได้ยากที่สุด?

อย่างที่ศาสตราจารย์ด้านการบริหารชื่อดัง ปีเตอร์ ดรัคเกอร์ (Peter Drucker) เคยกล่าวไว้ว่า: "ประสิทธิภาพ คือการทำสิ่งต่าง ๆ ให้ถูกต้อง ในขณะที่ประสิทธิผล คือการทำสิ่งที่ถูกต้อง" การประชุมบริหารแบบเดิมมักเน้นการส่งผ่านข้อมูลให้ครอบคลุมมากเกินไป แต่กลับมองข้ามผลลัพธ์ที่แท้จริงของกระบวนการตัดสินใจ ทำให้การประชุมเหล่านี้กลายเป็นแค่เวทีนำเสนอรายงาน แทนที่จะเป็นเวทีตัดสินใจ

ที่บริษัท ตี้ซือ เทคโนโลยี (Dishi Technology) ในมณฑลเจ้อเจียง เคยประสบปัญหาช่องว่างระหว่างกลยุทธ์กับการปฏิบัติจริง ผู้บริหารมักอยู่ในสถานะ "กล่องดำ" ไม่ทราบว่าเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ถูกนำไปปฏิบัติหรือไม่ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และคุณภาพในการดำเนินการเป็นอย่างไร

ต่อมา ตี้ซือ ได้เลือกใช้ Agoal จาก DingTalk เป็นแพลตฟอร์มบริหารกลยุทธ์ โดยใช้ฟังก์ชัน "กระดาษแผ่นเดียว" (One Page) ของ OGSM ทำให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมของการถอดกลยุทธ์ได้ในหน้าจอเดียว ทั้งนี้ ตัวชี้วัดหลักที่เกิดจากการถอดกลยุทธ์ OGSM จะถูกติดตามความคืบหน้าผ่านเครื่องมือ Scorecard ในชีวิตประจำวัน เพื่อให้การดำเนินกลยุทธ์ครบวงจร

"เราใส่ตัวชี้วัดหลักเข้าไปในระบบ Agoal เพื่อประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยนำแผนงานรายเดือนและรายสัปดาห์ทั้งหมดใส่ไว้ใน Scorecard และตรวจสอบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ" ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยและพัฒนา เจิ้งซิน กล่าว ซึ่ง Scorecard เป็นเครื่องมือติดตามเป้าหมายภายใน Agoal โดยแต่ละตัวชี้วัดทางธุรกิจหลักจะมีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน กำหนดระยะเวลา และสถานะการดำเนินงานอย่างชัดเจน เมื่อเทียบกับการใช้ตาราง Excel แบบเดิม Scorecard ช่วยทำให้ทีมโฟกัสกับปัญหาได้ดีขึ้น พร้อมทั้งเพิ่มแรงจูงใจและการทำงานร่วมกันของทีม

"ตอนนี้การประชุมมีจุดมุ่งหมายชัดเจนขึ้น แต่เดิมประชุมรายสัปดาห์ใช้เวลา 3 ชั่วโมง ตอนนี้ใช้เวลาไม่ถึงครึ่งก็เสร็จสิ้น" เจิ้งซิน กล่าว ว่า Scorecard ช่วยให้เป้าหมายของทีมสอดคล้องกัน การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น และการดำเนินงานมีพลังมากขึ้น

ปัญหาของการประชุมบริหารแบบดั้งเดิมสามารถสรุปได้เป็นสามประการ:

รายงานยาวและขาดความชัดเจน ทำให้การประชุมกลายเป็นเพียงการส่งต่อข้อมูล;

ข้อมูลกระจัดกระจายและสถานะไม่ชัดเจน มักเกิดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกัน;

การหารือปัญหายังอยู่ในระดับผิวเผิน ขาดการวิเคราะห์รากเหง้าอย่างเป็นระบบ ส่งผลให้ปัญหาเดิมกลับมาเกิดซ้ำ

ดังนั้น การประชุมบริหารที่แท้จริงและมีประสิทธิภาพควรยึดตามตรรกะเชิงคุณค่าดังนี้: เน้นเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ เป็นศูนย์กลางของการแก้ไขปัญหา และผลลัพธ์คือการตัดสินใจลงมือปฏิบัติ ซึ่งจำเป็นต้องตอบคำถามหลักสามข้อ: จังหวะการดำเนินงานปัจจุบันสามารถรับประกันการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ได้หรือไม่? หากไม่สามารถบรรลุได้ ปัจจัยขัดขวางสำคัญคืออะไร? และควรดำเนินการปรับปรุงอย่างไรโดยเฉพาะ?

ในช่วงเตรียมการประชุม ตัวชี้วัดและรายการสำคัญทั้งหมดที่แยกย่อยจากกลยุทธ์ OGSM จะถูกนำเข้าสู่ Scorecard ของ Agoal เพื่อแก้ปัญหาข้อมูลกระจัดกระจายแบบเดิม ผู้รับผิดชอบที่เกี่ยวข้องจะอัปเดตค่าที่บรรลุและสถานะความก้าวหน้า ระบบ AI จะประเมินสถานะโดยอัตโนมัติว่าอยู่ในสถานะไฟเขียว ไฟเหลือง หรือไฟแดง ทำให้การประชุมสามารถโฟกัสกับตัวชี้วัดที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายโดยตรง หลีกเลี่ยงการรายงานที่ไม่มีประโยชน์ การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้การประชุมบริหารเปลี่ยนจากการรายงานทั้งหมด มาเป็นการเน้นที่ปัญหาอย่างเจาะจง เพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำของการประชุมอย่างมาก

ระบบ AI จะประเมินโดยอัตโนมัติว่าตัวชี้วัดเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ ผ่านสถานะไฟแดง เหลือง เขียว

ระหว่างการประชุม ห้ามอ่านสไลด์ PPT โดยตรง ให้เข้าสู่ขั้นตอน "ท้าทายและตอบสนอง" ทันที

สำหรับตัวชี้วัดที่อยู่ในสถานะไฟแดงหรือไฟเหลือง จะไม่รายงานซ้ำว่าทำอะไรไปบ้าง แต่จะเน้นหารือถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ไม่บรรลุเป้าหมาย แนวทางนี้ตอบโจทย์ปัญหาสองประการของประชุมบริหารแบบเดิม คือ "รายงานยาวเกินไป" และ "การหารือตื้นเกินไป"

เครื่องมือวิเคราะห์รากเหง้า 5WHY จาก Agoal AI เป็นเครื่องมือสำคัญในการประชุม เช่น เมื่อแผนกการตลาดรายงานว่า "จำนวนสมาชิกที่ลงทะเบียนไม่เป็นไปตามเป้าหมาย" ระบบ AI จะถามตามลำดับว่า: เพราะเหตุใดจำนวนสมาชิกที่ลงทะเบียนจึงไม่บรรลุเป้า? เพราะเหตุใดอัตราการลงทะเบียนของร้านใหม่จึงต่ำ? เพราะเหตุใดกิจกรรมส่งเสริมการขายจึงได้ผลไม่ดี? เพราะเหตุใดการเข้าถึงลูกค้าเป้าหมายจึงต่ำ? เพราะเหตุใดการเลือกช่องทางจึงคลาดเคลื่อน? ผ่านการซักถามเชิงลึกแบบชั้นต่อชั้นนี้ ช่วยให้ทีมสามารถระบุปัจจัยสำคัญที่สุดที่ส่งผลกระทบต่อผลการดำเนินงาน และสามารถเจาะลึกลงไปถึงรากเหง้าของปัญหา ไม่ใช่แค่แก้ที่อาการ

AI ใช้วิธี 5WHY ถามลึกลงไปจนพบต้นตอของปัญหา

เมื่อจบการประชุม ผลลัพธ์จากการวิเคราะห์รากเหง้าจะถูกแปลงเป็นภารกิจปรับปรุงที่ชัดเจน ระบบ AI จะแนะนำขั้นตอนถัดไปให้ ทีมงานสามารถสร้างงานเองได้ พร้อมระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาส่งมอบ รายการ "ภารกิจปรับปรุง" เหล่านี้จะรับประกันว่าการตัดสินใจทั้งหมดจะถูกนำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงจากการอภิปรายไปสู่การลงมือปฏิบัติจริง สร้างวงจรปิดที่สมบูรณ์ตั้งแต่การค้นพบปัญหา ไปจนถึงการดำเนินการแก้ไข

AI จะแนะนำภารกิจถัดไปตามผลการวิเคราะห์รากเหง้า

การประยุกต์ใช้ความสามารถของ AI ใน Scorecard ของ Agoal ทำให้แนวคิดเรื่องการประชุมบริหารที่มีประสิทธิภาพสามารถกลายเป็นจริงได้ ความโปร่งใสด้วยทำให้มองเห็นความคืบหน้าของเป้าหมายได้อย่างชัดเจน ความชาญฉลาดด้วย AI ที่ช่วยในการวิเคราะห์เชิงลึก และความคล่องตัวที่ทำให้องค์กรสามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เป้าหมายสูงสุดของการประชุมบริหารคือการชนะศึก ในการประชุมวิเคราะห์ธุรกิจที่มีคุณภาพสูง พนักงานควรถูกกระตุ้นให้รู้สึกถึงวิกฤตเมื่อก้าวเข้ามา และออกจากห้องประชุมด้วยทิศทางที่ชัดเจนและความมุ่งมั่นที่จะเอาชนะ ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของการประชุมบริหาร และยกระดับคุณภาพการตัดสินใจได้อย่างต่อเนื่อง จะได้เปรียบในการแข่งขันในตลาดอย่างแน่นอน

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!