Daftar Dokumen yang Diperlukan untuk Pendaftaran Perusahaan di Hong Kong, Siapkan Semua Persyaratan dalam Satu Kali

Daftar Dokumen Dasar Pendaftaran Perusahaan

Sesuai dengan Bab 622 Ordinansi Perusahaan Hong Kong, semua perusahaan terbatas swasta wajib menyerahkan lima kategori dokumen hukum kepada Daftar Perusahaan saat mendaftar, yang menjadi dasar keberadaan hukum perusahaan. Lima item inti dari pertanyaan "dokumen apa saja yang harus diserahkan untuk pendaftaran perusahaan" ini mencakup: Formulir Pendirian Badan Hukum Perusahaan (NNC1), Aktanama Perusahaan, Data Identitas Direksi, Sekretaris, dan Pemegang Saham, Bukti Alamat Kantor Terdaftar, serta Formulir Pelaporan Hukum (seperti NC1). Setiap ketidaksesuaian data atau kesalahan format dapat menyebabkan penolakan permohonan.

• Formulir Pendirian Badan Hukum Perusahaan (NNC1): Menggantikan formulir lama INC1, harus diisi dengan nama perusahaan, struktur modal saham, direktur dan sekretaris pertama, dan informasi lainnya. Kesalahan umum termasuk tanda tangan yang terlewat, jabatan tidak jelas (misalnya tertulis "Asisten Administratif"), atau jumlah modal saham tidak ditulis dalam mata uang dolar Hong Kong. Otoritas akan memverifikasi apakah identitas penandatangan sesuai dengan dokumen pendukung yang disertakan.
• Aktanama Perusahaan: Dapat menggunakan klausa standar Table A lampiran Ordinansi Perusahaan, atau membuat klausa sendiri. Jika versi lengkap tidak diunggah, sistem akan secara otomatis menolak. Dalam beberapa tahun terakhir, pemeriksaan semakin ketat, terutama terkait kejelasan ketentuan seperti ambang batas resolusi dan pembatasan transfer saham.
• Data Direktur, Sekretaris, dan Pemegang Saham: Harus mencantumkan nama lengkap, nomor KTP/paspor, alamat surat-menyurat, dan tanggal lahir. Warga negara non-Hong Kong harus melampirkan salinan paspor yang masih berlaku, dan setiap direktur harus mengirimkan dokumen identitas yang telah diverifikasi secara terpisah.

Sejak 2023 penerapan pendaftaran digital secara menyeluruh, pengiriman dokumen fisik hampir tidak lagi diterima. Semua dokumen harus ditandatangani secara digital dan memenuhi standar format PDF/A. Disarankan menggunakan templat dari platform e-Registry (www.icris.cr.gov.hk) yang disediakan oleh Daftar Perusahaan untuk memastikan format benar dan menghindari penundaan akibat masalah teknis.

Poin-Poin Penting Penyusunan Aktanama Perusahaan

Aktanama Perusahaan merupakan dasar hukum bagi tata kelola internal perusahaan, memiliki kekuatan hukum mengikat, dan secara langsung memengaruhi hak pemegang saham serta wewenang direksi. Dokumen ini harus didaftarkan ke Daftar Perusahaan dan menjadi acuan resmi operasi perusahaan.

Aktanama standar biasanya mencakup tiga struktur utama:

• Modal dan Sistem Saham: Menjelaskan modal saham yang diotorisasi, jenis saham (seperti saham biasa, saham preferen), dan nilai nominal per saham.
• Kewenangan dan Tanggung Jawab Direksi: Menetapkan prosedur pengangkatan direktur, ambang kuorum rapat, dan wewenang pengambilan keputusan.
• Tata Cara Rapat Pemegang Saham: Menentukan ambang batas resolusi khusus (disetujui 75%) dan resolusi biasa (disetujui 50%), masa pemberitahuan, serta mekanisme pemungutan suara.

Sebagian besar perusahaan baru menggunakan templat Table A, namun sifat generiknya kurang cocok untuk pengaturan kepemilikan saham yang kompleks.

Jika kepentingan pemegang saham sangat berbeda, disarankan membuat ketentuan khusus:

1. Diferensiasi Hak Dividen: Menetapkan proporsi pembagian laba yang berbeda untuk jenis saham tertentu, misalnya investor mendapatkan prioritas dividen.
2. Mekanisme Kontrol Direksi: Memungkinkan pemegang saham tertentu untuk mencalonkan atau memberhentikan direktur, sehingga memperkuat suara dalam tata kelola.
3. Pembatasan Transfer Saham: Menambahkan hak beli pertama atau persetujuan dewan direksi untuk mencegah kepemilikan oleh pihak eksternal.

Berdasarkan statistik sengketa perusahaan swasta tahun 2023, lebih dari 40% perselisihan antar pemegang saham berasal dari ketentuan aktanama yang kabur, menunjukkan pentingnya penyusunan ketentuan khusus. Perubahan aktanama harus disetujui melalui resolusi khusus dan formulir NNC2 harus dikirimkan ke Daftar Perusahaan dalam waktu 15 hari, jika tidak maka perubahan dianggap tidak sah.

Dokumen Identitas Direksi dan Pemegang Saham

Dokumen identitas direksi dan pemegang saham merupakan bagian penting dari kepatuhan dalam pertanyaan "dokumen apa saja yang harus diserahkan untuk pendaftaran perusahaan", termasuk dalam persyaratan KYC (Kenali Pelanggan Anda). Sesuai dengan Ordinansi Pencegahan Pencucian Uang, semua pihak yang terdaftar harus menyerahkan "salinan yang telah diverifikasi" (certified copy) untuk menjamin keaslian dan jejak audit.

Untuk direksi atau pemegang saham perseorangan, dokumen yang dapat diterima meliputi:

• Kartu Identitas Hong Kong yang masih berlaku: Paling umum digunakan, tidak perlu notarisasi.
• Paspor yang masih berlaku: Berlaku bagi warga asing, harus menyerahkan salinan halaman data pribadi yang jelas.
• SIM dari luar negeri: Hanya berlaku untuk wilayah hukum tertentu, dan harus diverifikasi oleh pengacara atau akuntan.

Untuk pemegang saham atau direksi badan hukum, harus disediakan:

1. Sertifikat Pendirian Perusahaan (Certificate of Incorporation)
2. Sertifikat Pendaftaran Bisnis (jika perusahaan Hong Kong)
3. Daftar Direksi Terbaru dan data kepemilikan sebenarnya (seperti formulir ROO)

Dokumen-dokumen tersebut harus diterbitkan dalam enam bulan terakhir dan diverifikasi oleh profesional berlisensi. Pernyataan verifikasi harus mencakup kalimat "ini adalah salinan asli", kualifikasi penandatangan, informasi kontak, dan tanggal.

Alasan umum penolakan termasuk: salinan buram, tanda tangan hilang, verifikasi menggunakan gelar non-profesional, atau dokumen non-bahasa Tionghoa/Inggris yang tidak diterjemahkan. Data industri menunjukkan lebih dari 30% aplikasi pertama kali ditolak karena ketidaksesuaian dokumen. Sejak 2024, banyak lembaga memperkenalkan platform verifikasi digital (seperti CertifyDoc dan NotarizeHK) yang mendukung verifikasi jarak jauh, namun persyaratan verifikasi silang untuk dokumen lintas batas semakin ketat. Disarankan memilih agen pendaftaran yang berpengalaman internasional.

Standar Kelayakan Bukti Alamat Pendaftaran

Sesuai dengan Bab 622 Ordinansi Perusahaan, pendaftaran perusahaan harus menyediakan "alamat kantor terdaftar" yang berlokasi di Hong Kong untuk tujuan komunikasi hukum, dan tidak boleh hanya berupa kotak pos. Alamat ini digunakan untuk menerima pemberitahuan dari Biro Pajak, Daftar Perusahaan, dan pengadilan, serta harus memungkinkan pengecekan dan respons cepat terhadap dokumen hukum.

Hanya tiga jenis bukti alamat yang dapat diterima:

• Tagihan utilitas tiga bulan terakhir: Seperti tagihan pelanggan komersial dari CLP, HK Electric, atau perusahaan gas; pemilik rumah harus memastikan perjanjian gedung tidak melarang pendaftaran bisnis.
• Rekening koran bank: Dikeluarkan oleh bank berlisensi Hong Kong (seperti HSBC, Hang Seng), mencantumkan nama dan alamat perusahaan, dan bukan rekening pribadi.
• Surat pemberitahuan instansi pemerintah: Seperti pemberitahuan pembayaran sewa tanah, surat dari Biro Pendaftaran Bisnis, atau konfirmasi pengiriman laporan pajak dari Biro Pajak.

Menggunakan layanan kantor virtual (seperti Regus, IWG) diperbolehkan selama penyedia menyediakan ruang fisik dan fungsi penerimaan surat, serta memiliki perjanjian formal. Sejak 2024, Daftar Perusahaan meningkatkan inspeksi mendadak terhadap keaslian alamat, perusahaan harus menyimpan catatan layanan minimal 12 bulan untuk audit.

Alamat tidak sesuai dapat mengakibatkan denda HK$300 hingga HK$10.000. Alamat rumah dapat didaftarkan, tetapi jika dibatasi oleh perjanjian gedung (seperti Taikoo Shing, properti Sun Hung Kai), maka ada risiko ketidaksesuaian. Disarankan menggunakan layanan alamat pendaftaran profesional untuk menjamin stabilitas jangka panjang.

Tanggung Jawab Sekretaris dan Kewajiban Pelaporan Lanjutan

Sesuai dengan Pasal 474 Ordinansi Perusahaan, setiap perusahaan terbatas Hong Kong wajib menunjuk sekretaris perusahaan yang berkualifikasi, ini merupakan kewajiban hukum wajib. Tidak menunjuk sekretaris dapat dikenai denda hingga HK$100.000 dan denda harian berkelanjutan sebesar HK$2.000. Sekretaris bukan hanya jabatan formal, tetapi juga penjaga utama kepatuhan perusahaan.

Kualifikasi sekretaris sangat ketat: sekretaris perseorangan harus berusia minimal 18 tahun dan merupakan penduduk Hong Kong, tidak boleh dirangkap oleh satu-satunya direktur; sekretaris badan hukum harus merupakan penyedia layanan trust dan perusahaan berlisensi (TCSP), yang diawasi oleh Otoritas Lisensi Layanan Trust dan Perusahaan. Sebagian besar perusahaan cenderung menunjuk perusahaan sekretaris profesional untuk mengurangi risiko.

Lima tanggung jawab berkelanjutan sekretaris adalah:

• Mengelola Daftar Orang yang Memiliki Kendali Signifikan (SCR): Sejak 2018, semua perusahaan non-publik wajib menyimpan SCR, mencatat data pemilik manfaat, dan memperbarui dalam waktu 15 hari.
• Menyerahkan Formulir Tahunan (ND2B): Harus dikirimkan dalam 42 hari setelah ulang tahun pendirian perusahaan setiap tahun. Keterlambatan akan dikenai denda progresif, kasus serius dapat menyebabkan pencabutan status perusahaan.
• Melaporkan Perubahan Personalia: Setiap perubahan direksi atau pemegang saham harus dilaporkan melalui formulir NR1 dalam waktu 15 hari, jika tidak maka perubahan dianggap tidak sah.
• Menyimpan Catatan Akuntansi: Membantu memastikan perusahaan menyimpan catatan keuangan dan bukti transaksi minimal 7 tahun untuk menghadapi pemeriksaan pajak.
• Membantu Persiapan Audit: Mengadakan rapat pemegang saham, menyiapkan notulen rapat dan laporan keuangan, sesuai dengan kewajiban pengungkapan Pasal 430 Ordinansi Perusahaan.

Pada 2023, Daftar Perusahaan mengajukan lebih dari 12.000 tuntutan, terutama karena keterlambatan penyerahan ND2B dan ketidakhadiran SCR. Dengan semakin ketatnya regulasi pemisahan "alamat pendaftaran" dan "alamat operasional aktual", peran sekretaris telah bergeser menjadi inti kepatuhan. Diprediksi sistem pelaporan SCR elektronik akan diperkenalkan, perusahaan harus segera mengintegrasikan proses kepatuhan digital untuk menghindari risiko pencabutan akibat kesenjangan teknologi.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!