香港公司注册必备文件清单，一次性搞定所有申请资料

企业注册基本文件清单

根据香港《公司条例》第622章，所有私人有限公司注册时必须向公司注册处提交五类法定文件，构成公司法律存在的基础。这些「企业注册需要提交哪些资料」的核心项目包括：公司法团成立表格（NNC1）、公司章程细则、董事、秘书及股东身份资料、注册办事处地址证明，以及 法定申报表（如NC1）。任何资料不实或格式错误均可能导致申请被拒。

• 公司法团成立表格（NNC1）：取代原有INC1表格，须填写公司名称、股本结构、首任董事与秘书等资讯。常见错误包括漏签、职位标示不清（如误填「行政助理」）、未以港元标注股本金额。官方会核对签署人身份是否与后附证明一致。
• 公司章程细则：可采用《公司条例》附表的Table A默认条款，或自订条款。若未上传完整版本，系统将自动拒绝。近年审查趋严，尤其关注决议门槛、股份转让限制等条文是否清晰。
• 董事、秘书及股东资料：须提供全名、身份证／护照号码、通讯地址及出生日期。非香港居民须附有效护照副本，且每位董事需单独提交经核证的身份文件。

自2023年全面推行电子化注册后，纸质提交已极少获受理，所有文件须经数码签章并符合PDF/A格式标准。建议使用公司注册处「注册易」平台（[www.icris.cr.gov.hk](https://www.icris.cr.gov.hk)）提供的模板，确保格式正确，避免因技术问题延误。

公司章程细则撰写要点

公司章程细则是公司内部治理的法律依据，具法定约束力，直接影响股东权益与董事权限。该文件须向公司注册处登记，并作为公司运作的正式依据。

标准章程通常包含以下三大结构性条款：

• 股本与股份制度：明确授权股本、股份类别（如普通股、优先股）及每股面值。
• 董事职权与责任：界定董事任命程序、会议召开门槛与决策权限。
• 股东大会程序：规定特别决议（75%通过）与普通决议（50%通过）的门槛、通知期与投票机制。

若股东利益差异大，建议设计定制条款：

1. 分红权差异化：设定不同股份类别享有不等比例盈利分配，例如投资者优先获派息。
2. 董事控制机制：允许特定股东提名或罢免董事，强化治理话语权。
3. 股份转让限制：加入优先购买权或董事会批准要求，防止外部人持股。

董事与股东身份证明文件

董事与股东身份证明是「企业注册需要提交哪些资料」中的关键合规环节，属于KYC（了解你的客户）要求。根据《打击洗钱条例》，所有登记人士须提交「经核证副本」（certified copy），以确保真实性与可追溯性。

针对个人董事或股东，可接受文件包括：

• 有效香港身份证：最常用，无需公证。
• 有效护照：适用于非本地居民，需提交個人資料页清晰影印本。
• 外地驾驶执照：仅限部分司法管辖区发出，且必须由律师或会计师核证。

针对法人实体股东或董事，须提供：

1. 公司注册证书（Certificate of Incorporation）
2. 商业登记证（如属香港公司）
3. 最新董事名册及实益拥有权资料（如ROO表格）

常见被拒原因包括：影印模糊、缺漏签署、使用非专业头衔核证，或提交未翻译的非中英文文件。业界统计显示，逾三成首次提交个案因文件不符被退回。自2024年起，多家机构引入数码核证平台（如CertifyDoc与NotarizeHK），支持远程验证，但对跨境文件的交叉验证要求更严，建议选择具国际经验的注册代理。

注册地址证明合格标准

根据《公司条例》第622章，企业注册必须提供位于香港的「注册办事处地址」作为法定通讯用途，不可仅为邮政信箱。此地址用于接收税务局、公司注册处及法院通知，须能即时查阅与回应法律文件。

可接受的地址证明仅限三类：

• 近三个月内的公共事业账单：如中华电力、港灯或煤气公司的商业用户账单；住宅户主需确认大厦公契未禁止商业登记。
• 银行月结单：由香港持牌银行（如汇丰、恒生）发出，显示公司名称及地址，且非个人账户。
• 政府机构通知书：如差饷缴款通知、商业登记署信函或税务局报税表递交确认信。

使用虚拟办公室服务（如Regus、IWG）合法，前提是供应商提供实体空间与邮件代收功能，并签订正式协议。自2024年起，公司注册处加强抽查地址真实性，企业须保留至少12个月服务记录以备稽核。

地址不合规则可能导致罚款港币$300至$10,000。住宅地址虽可登记，但若受公契限制（如太古城、新鸿基旗下物业），则存在合规风险。建议优先使用专业注册地址服务，确保长期稳定。

秘书职责与后续申报义务

根据《公司条例》第474条，所有香港有限公司必须委任一名合格的公司秘书，此为法定强制要求。未设秘书可被罚款最高10万港元及每日2,000港元持续罚款。秘书不仅是形式职位，更是企业合规的守门人。

秘书资格严格：个人秘书须年满18岁且为香港居民，不可由唯一董事兼任；法人秘书则须为持牌信托或公司服务提供者（TCSP），受信托及公司服务持牌局监管。多数企业倾向委任专业秘书公司以降低风险。

秘书五大持续职责如下：

• 维护重要控制人登记册（SCR）：自2018年起，所有非上市公司须备存SCR，记录实益拥有人资料，并于15日内更新。
• 提交周年申报表（ND2B）：每年于公司成立周年后42日内递交，逾期将产生递增罚款，严重者可能导致公司被剔除。
• 申报人事变动：任何董事或股东变更须于15日内透过NR1表格申报，否则变更无效。
• 保存会计记录：协助确保公司妥善保存至少7年账目与交易凭证，以应对税务审查。
• 协助审计准备：召集股东会、准备会议纪录及财务报表，符合《公司条例》第430条披露要求。

2023年公司注册处共提出逾1.2万宗检控，主因为未按时提交ND2B及SCR缺失。随着「注册地址」与「实际营业地址」分离监管趋严，秘书角色已转型为合规核心。预期未来将引入电子化SCR通报系统，企业应提前整合数码合规流程，避免技术落差触发剔除风险。

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