Senarai dokumen perlu untuk pendaftaran syarikat di Hong Kong, siapkan semua borang permohonan dalam satu masa

Senarai Dokumen Asas Pendaftaran Syarikat

Mengikut Akta Syarikat 2014 (BAB 622) Hong Kong, semua syarikat berhad swasta mesti mengemukakan lima kategori dokumen undang-undang kepada Pendaftar Syarikat semasa pendaftaran, yang membentuk asas kewujudan perundangan syarikat. Perkara utama bagi soalan "dokumen apa yang diperlukan untuk pendaftaran syarikat?" ini termasuk: Borang Pendaftaran Badan Korporat (NNC1), Perlembagaan Syarikat, Maklumat Pengenalan Pengarah, Setiausaha dan Pemegang Saham, Bukti Alamat Pejabat Pendaftaran, serta Borang Notis Undang-undang (seperti NC1). Sebarang maklumat palsu atau ralat format boleh menyebabkan permohonan ditolak.

• Borang Pendaftaran Badan Korporat (NNC1): Menggantikan borang lama INC1, mesti diisi dengan nama syarikat, struktur modal, pengarah dan setiausaha pertama, dsb. Ralat biasa termasuk tandatangan terlepas, jawatan tidak jelas (contoh: tertulis "Pembantu Pentadbiran"), dan jumlah modal tidak dinyatakan dalam dolar Hong Kong. Pihak berkuasa akan menyemak sama ada identiti penandatangan sepadan dengan dokumen sokongan.
• Perlembagaan Syarikat: Boleh menggunakan klausa lalai dalam Jadual A Akta Syarikat, atau menetapkan klausa tersuai. Jika versi lengkap tidak dimuat naik, sistem secara automatik akan menolaknya. Semakan kini lebih ketat, terutamanya pada kejelasan klausa seperti ambang resolusi dan sekatan pemindahan saham.
• Maklumat Pengarah, Setiausaha dan Pemegang Saham: Mesti menyediakan nama penuh, nombor kad pengenalan/passport, alamat surat-menyurat, dan tarikh lahir. Warganegara bukan Hong Kong mesti lampirkan salinan passport yang sah, dan setiap pengarah mesti mengemukakan dokumen pengenalan yang disahkan secara berasingan.

Sejak pendaftaran elektronik sepenuhnya dilaksanakan pada tahun 2023, penghantaran dokumen fizikal jarang diterima. Semua dokumen mesti ditandatangani secara digital dan mematuhi piawaian format PDF/A. Disyorkan menggunakan templat daripada platform e-Registry (www.icris.cr.gov.hk) yang disediakan oleh Pendaftar Syarikat untuk memastikan format betul dan mengelakkan kelewatan akibat isu teknikal.

Perkara Penting Penulisan Perlembagaan Syarikat

Perlembagaan Syarikat merupakan asas perundangan tadbir urus dalaman syarikat, mempunyai ikatan undang-undang, dan secara langsung mempengaruhi hak pemegang saham serta kuasa pengarah. Dokumen ini mesti didaftarkan dengan Pendaftar Syarikat dan menjadi rujukan rasmi operasi syarikat.

Perlembagaan standard biasanya merangkumi tiga struktur utama:

• Modal dan Sistem Saham: Menentukan modal berlesen, kategori saham (seperti saham biasa, saham keutamaan), dan nilai nominal setiap saham.
• Kuasa dan Tanggungjawab Pengarah: Mentakrifkan prosedur pelantikan pengarah, ambang mesyuarat, dan kuasa membuat keputusan.
• Prosedur Mesyuarat Agung Pemegang Saham: Menetapkan ambang resolusi istimewa (75% kelulusan) dan resolusi biasa (50% kelulusan), tempoh notis, serta mekanisme pengundian.

Kebanyakan syarikat baharu menggunakan templat Jadual A, tetapi sifat umumnya tidak mencukupi untuk susunan ekuiti kompleks.

Jika terdapat perbezaan besar antara kepentingan pemegang saham, disyorkan menetapkan klausa tersuai:

1. Perbezaan Hak Dividen: Menetapkan peratusan pembahagian keuntungan berbeza mengikut kategori saham, contohnya pelabur diberi keutamaan mendapat dividen.
2. Mekanisme Kawalan Pengarah: Membenarkan pemegang saham tertentu mencalonkan atau memecat pengarah, meningkatkan pengaruh tadbir urus.
3. Sekatan Pemindahan Saham: Menambahkan hak pembelian dahulu atau keperluan kelulusan Lembaga Pengarah untuk mengelakkan pemegang luar membeli saham.

Berdasarkan statistik pertelingkahan syarikat swasta 2023, lebih 40% pertelingkahan pemegang saham berpunca daripada perlembagaan yang kabur, menunjukkan kepentingan klausa tersuai. Perubahan perlembagaan mesti diluluskan melalui resolusi istimewa dan borang NNC2 dikemukakan kepada Pendaftar Syarikat dalam tempoh 15 hari, jika tidak, perubahan tersebut tidak sah.

Dokumen Pengesahan Identiti Pengarah dan Pemegang Saham

Pengesahan identiti pengarah dan pemegang saham merupakan komponen penting dari segi pematuhan bagi soalan "dokumen apa yang diperlukan untuk pendaftaran syarikat?", dan merupakan keperluan KYC (Kenali Pelanggan Anda). Mengikut Akta Pencegahan Pengubahan Wang Haram, semua individu yang didaftarkan mesti mengemukakan "salinan disahkan" (certified copy) untuk memastikan keaslian dan boleh dilacak.

Bagi pengarah atau pemegang saham individu, dokumen yang diterima termasuk:

• Kad Pengenalan Hong Kong yang sah: Paling kerap digunakan, tidak perlu disahkan oleh notari.
• Passport yang sah: Untuk penduduk bukan tempatan, salinan jelas muka depan passport diperlukan.
• Lesen memandu luar negara: Hanya diterima daripada bidang kuasa tertentu dan mesti disahkan oleh peguam atau akauntan.

Bagi pemegang saham atau pengarah entiti korporat, dokumen berikut diperlukan:

1. Sijil Pendaftaran Syarikat (Certificate of Incorporation)
2. Sijil Pendaftaran Perniagaan (jika syarikat Hong Kong)
3. Daftar Pengarah terkini dan maklumat pemilikan manfaat sebenar (seperti borang ROO)

Dokumen-dokumen ini mesti dikeluarkan dalam tempoh enam bulan terakhir dan disahkan oleh profesional berlesen. Penyataan pengesahan mesti mengandungi "Ini adalah salinan sebenar", kelayakan penandatangan, butiran hubungan, dan tarikh.

Sebab-sebab biasa penolakan termasuk: salinan kabur, tandatangan hilang, pengesahan oleh individu tanpa kelayakan profesional, atau pengemukaan dokumen bukan Bahasa Cina/Bahasa Inggeris tanpa terjemahan. Statistik industri menunjukkan lebih 30% kes pertama dikembalikan kerana dokumen tidak memenuhi syarat. Mulai 2024, beberapa agensi telah memperkenalkan platform pengesahan digital (seperti CertifyDoc dan NotarizeHK) yang menyokong pengesahan jarak jauh, tetapi pengesahan silang dokumen rentas sempadan kini lebih ketat. Disyorkan memilih ejen pendaftaran yang berpengalaman antarabangsa.

Standard Kelayakan Bukti Alamat Pendaftaran

Mengikut Akta Syarikat Bab 622, syarikat mesti memberikan "alamat pejabat pendaftaran" yang terletak di Hong Kong untuk tujuan komunikasi undang-undang, dan tidak boleh hanya kotak pos. Alamat ini digunakan untuk menerima notifikasi daripada Jabatan Hasil, Pendaftar Syarikat, dan mahkamah, serta mesti membolehkan akses dan tindak balas segera terhadap dokumen undang-undang.

Hanya tiga jenis bukti alamat yang diterima:

• Bil utiliti dalam tempoh tiga bulan terakhir: Seperti bil perniagaan daripada CLP, HK Electric atau Towngas; pemilik rumah perlu mengesahkan perjanjian bangunan tidak melarang pendaftaran perniagaan.
• Penyata bank bulanan: Dikeluarkan oleh bank berlesen di Hong Kong (seperti HSBC, Hang Seng), menunjukkan nama dan alamat syarikat, dan bukan akaun peribadi.
• Notifikasi daripada agensi kerajaan: Seperti notis bayaran sewa tanah, surat daripada Jabatan Pendaftaran Perniagaan, atau pengesahan serahan borang cukai daripada Jabatan Hasil.

Menggunakan perkhidmatan pejabat maya (seperti Regus, IWG) adalah sah, selagi pembekal menyediakan ruang fizikal dan perkhidmatan menerima pos, serta perjanjian rasmi ditandatangani. Mulai 2024, Pendaftar Syarikat telah meningkatkan pemeriksaan keaslian alamat, dan syarikat mesti menyimpan rekod perkhidmatan sekurang-kurangnya 12 bulan untuk audit.

Alamat tidak mematuhi boleh membawa denda antara HK$300 hingga HK$10,000. Alamat rumah boleh didaftarkan, tetapi jika terdapat larangan dalam perjanjian bangunan (seperti Taikoo Shing, hartanah Sun Hung Kai), risiko pematuhan wujud. Disyorkan menggunakan perkhidmatan alamat pendaftaran profesional untuk memastikan kestabilan jangka panjang.

Tanggungjawab Setiausaha dan Kewajipan Pelaporan Berterusan

Mengikut Seksyen 474 Akta Syarikat, semua syarikat berhad di Hong Kong mesti melantik seorang setiausaha syarikat yang berkelayakan—ini adalah keperluan undang-undang wajib. Gagal melantik setiausaha boleh dikenakan denda sehingga HK$100,000 dan denda harian berterusan sebanyak HK$2,000. Jawatan setiausaha bukan sekadar formaliti, tetapi merupakan pengawal utama pematuhan syarikat.

Kelayakan setiausaha adalah ketat: Setiausaha individu mesti berumur 18 tahun ke atas dan penduduk Hong Kong, serta tidak boleh disandang oleh pengarah tunggal; setiausaha korporat pula mesti merupakan penyedia perkhidmatan amanah atau syarikat (TCSP) yang berlesen, dikawal selia oleh Lembaga Lesen Perkhidmatan Amanah dan Syarikat. Kebanyakan syarikat memilih untuk melantik firma setiausaha profesional bagi mengurangkan risiko.

Lima tanggungjawab berterusan setiausaha adalah seperti berikut:

• Menyelenggara Daftar Pemegang Kawalan Penting (SCR): Sejak 2018, semua syarikat bukan awam mesti menyimpan SCR, merekod maklumat pemilik manfaat sebenar, dan dikemas kini dalam tempoh 15 hari.
• Mengemukakan Borang Tahunan (ND2B): Dihantar setiap tahun dalam tempoh 42 hari selepas ulang tahun penubuhan syarikat. Kelewatan akan membawa denda progresif, dan keseriusan boleh menyebabkan penyingkiran syarikat.
• Melapor Perubahan Kakitangan: Sebarang perubahan pengarah atau pemegang saham mesti dilaporkan melalui borang NR1 dalam tempoh 15 hari, jika tidak, perubahan tidak sah.
• Menyimpan Rekod Perakaunan: Membantu memastikan syarikat menyimpan catatan akaun dan dokumen transaksi sekurang-kurangnya 7 tahun untuk menghadapi semakan cukai.
• Membantu Persediaan Audit: Memanggil mesyuarat pemegang saham, menyediakan minit mesyuarat dan penyata kewangan, serta mematuhi keperluan pendedahan di bawah Seksyen 430 Akta Syarikat.

Pada 2023, Pendaftar Syarikat telah mengemukakan lebih 12,000 tindakan pendakwaan, kebanyakannya kerana kegagalan mengemukakan ND2B dan kekurangan SCR. Dengan pemantauan yang semakin ketat terhadap pemisahan "alamat pendaftaran" dan "alamat perniagaan sebenar", peranan setiausaha kini telah berubah menjadi teras pematuhan. Dijangkakan sistem pelaporan SCR elektronik akan diperkenalkan, dan syarikat perlu mengintegrasikan proses pematuhan digital lebih awal untuk mengelakkan risiko penyingkiran akibat jurang teknologi.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!