قائمة المستندات المطلوبة لتسجيل شركة في هونغ كونغ، كل المعلومات اللازمة للتقديم دفعة واحدة

قائمة الوثائق الأساسية لتسجيل الشركات

وفقًا للمادة 622 من قانون الشركات في هونغ كونغ، يجب على جميع الشركات المحدودة الخاصة تقديم خمس فئات من المستندات القانونية إلى مكتب تسجيل الشركات عند التسجيل، وهي التي تشكل الأساس القانوني لوجود الشركة. وتشمل هذه العناصر الأساسية للأسئلة مثل "ما هي البيانات التي يجب تقديمها لتسجيل شركة؟": نموذج تأسيس الكيان (NNC1)، و، و، و، و (مثل NC1). وقد يؤدي أي خطأ في البيانات أو تنسيق غير صحيح إلى رفض الطلب.

• نموذج تأسيس الكيان (NNC1): يستبدل النموذج القديم INC1، ويجب تعبئة معلومات مثل اسم الشركة وهيكل رأس المال والمديرين والأمين الأوائل. وتشمل الأخطاء الشائعة: نسيان التوقيع، أو تحديد المناصب بشكل غير واضح (مثل كتابة "مساعد إداري")، أو عدم تحديد رأس المال بوحدة الدولار الهونغ كونغي. وسيتحقق المكتب رسميًا مما إذا كانت هوية الموقع مطابقة للوثائق الداعمة المرفقة.
• نظام النظام الداخلي للشركة: يمكن استخدام الشروط الافتراضية المدرجة في جدول A من الجداول المرفقة بالقانون، أو صياغة شروط مخصصة. وفي حال لم يتم رفع نسخة كاملة، سيرفض النظام تلقائيًا. وأصبحت عمليات الفحص أكثر صرامة في السنوات الأخيرة، وخاصة فيما يتعلق بوضوح بنود مثل حدود اتخاذ القرارات وقيود نقل الأسهم.
• بيانات المديرين والأمين والمساهمين: يجب تقديم الاسم الكامل ورقم بطاقة الهوية/جواز السفر وعنوان المراسلات وتاريخ الميلاد. ويُطلب من غير المقيمين في هونغ كونغ إرفاق نسخة صالحة من جواز السفر، مع تقديم كل مدير نسخة مصدقة من وثيقة الهوية الخاصة به بشكل منفصل.

منذ دخول نظام التسجيل الإلكتروني حيز التنفيذ الكامل عام 2023، أصبح من النادر جدًا قبول الطلبات الورقية، ويجب أن تكون جميع المستندات موقعة رقميًا ومتوافقة مع معيار تنسيق PDF/A. ويوصى باستخدام القوالب المتاحة عبر منصة "سهولة التسجيل" التابعة لمكتب تسجيل الشركات (www.icris.cr.gov.hk) لضمان صحة التنسيق وتجنب التأخير الناتج عن المشاكل التقنية.

نقاط مهمة لصياغة النظام الداخلي للشركة

يُعد النظام الداخلي للشركة الأساس القانوني لإدارة الشركة الداخلية، وهو ذو طابع قانوني ملزم ويؤثر مباشرةً على حقوق المساهمين وصلاحيات المديرين. ويجب تسجيل هذا المستند لدى مكتب تسجيل الشركات ليكون المرجع الرسمي لتشغيل الشركة.

عادةً ما يتضمن النظام القياسي ثلاث فئات هيكلية رئيسية:

• رأس المال ونظام الأسهم: تحديد رأس المال المصرح به وأنواع الأسهم (مثل الأسهم العادية أو الممتازة) والقيمة الاسمية للسهم الواحد.
• صلاحيات ومسؤوليات المديرين: تحديد إجراءات تعيين المديرين وحدّ الدورة لعقد الاجتماعات وسلطات اتخاذ القرار.
• إجراءات اجتماعات المساهمين: تحديد متطلبات اتخاذ القرار العادي (بالأغلبية 50%) والقرار الخاص (بالأغلبية 75%)، ومدة الإشعار وآليات التصويت.

غالبًا ما تتبع الشركات الجديدة قالب جدول A، لكنه لا يكفي لتلبية احتياجات الترتيبات المعقدة للملكية.

إذا كانت مصالح المساهمين متفاوتة، يُنصح بصياغة شروط مخصصة:

1. تمايز حقوق التوزيعات: تحديد أنواع مختلفة من الأسهم تمنح نسبًا غير متساوية من الأرباح، مثل منح المستثمرين أولوية في توزيع الأرباح.
2. آليات السيطرة على مجلس الإدارة: السماح لمساهمين محددين بترشيح أو عزل المديرين، لتعزيز نفوذهم في الحوكمة.
3. قيود نقل الأسهم: إدراج حق الأولوية في الشراء أو اشتراط موافقة مجلس الإدارة لمنع امتلاك أطراف خارجية للأسهم.

ووفقًا لإحصائيات النزاعات بين الشركات الخاصة لعام 2023، فإن أكثر من 40% من النزاعات بين المساهمين ناتجة عن غموض نصوص النظام الداخلي، مما يبرز أهمية الشروط المخصصة. ويجب اعتماد تعديل النظام عبر قرار خاص، ثم تقديمه إلى مكتب تسجيل الشركات خلال 15 يومًا باستخدام نموذج NNC2، وإلا لن يكون التعديل ساري المفعول.

وثائق إثبات هوية المديرين والمساهمين

تُعد وثائق إثبات هوية المديرين والمساهمين عنصرًا أساسيًا في الامتثال ضمن الإجابات على سؤال "ما هي البيانات التي يجب تقديمها لتسجيل شركة؟"، وتندرج تحت متطلبات KYC (اعرف عميلك). وفقًا لقانون مكافحة غسل الأموال، يجب على جميع الأشخاص المسجلين تقديم "نسخة مصدقة" (certified copy) لضمان الصدقية والقدرة على التتبع.

بالنسبة إلى المديرين أو المساهمين الأفراد، تُقبل الوثائق التالية:

• بطاقة هوية هونغ كونغ الصالحة: الأكثر شيوعًا ولا تحتاج إلى توثيق رسمي.
• جواز السفر الصالح: يُستخدم لغير المقيمين محليًا، ويجب تقديم نسخة واضحة من صفحة البيانات الشخصية.
• رخصة قيادة أجنبية: فقط الصادرة من بعض الولايات القضائية، ويجب توثيقها من قبل محامٍ أو محاسب قانوني.

بالنسبة إلى المساهمين أو المديرين من الكيانات القانونية، يجب توفير:

1. شهادة تسجيل الشركة (Certificate of Incorporation)
2. شهادة التسجيل التجاري (إن كانت شركة في هونغ كونغ)
3. سجل المديرين الحالي وبيانات الملكية الفعلية (مثل نموذج ROO)

يجب أن تكون هذه الوثائق صادرة خلال الأشهر الستة الماضية ومصدقة من قبل متخصص مرخص. ويجب أن يتضمن تصريح التصديق عبارة "هذه نسخة حقيقية"، وصفية الموقع، ووسيلة التواصل وتاريخ التصديق.

الأسباب الشائعة للرفض تشمل: نسخ ضبابية، أو توقيع ناقص، أو توثيق باستخدام لقب غير احترافي، أو تقديم وثائق غير مترجمة إلى اللغة الصينية أو الإنجليزية. وتُظهر الإحصائيات المهنية أن أكثر من 30% من الطلبات الأولى تُعاد بسبب عدم مطابقة المستندات. ومنذ عام 2024، بدأت العديد من المؤسسات باستخدام منصات توثيق رقمية (مثل CertifyDoc وNotarizeHK)، والتي تدعم التحقق عن بعد، لكن متطلبات التحقق المتقاطع للوثائق العابرة للحدود أصبحت أكثر صرامة، ويوصى باختيار وكيل تسجيل ذي خبرة دولية.

معايير قبول إثبات عنوان التسجيل

وفقًا للمادة 622 من قانون الشركات، يجب على الشركات المسجلة توفير "عنوان المكتب المسجل" داخل هونغ كونغ لأغراض الاتصال القانوني، ولا يمكن أن يكون مجرد صندوق بريد. ويُستخدم هذا العنوان لتلقي الإشعارات من مصلحة الضرائب ومكتب تسجيل الشركات والمحاكم، ويجب أن يتيح استلام الرسائل القانونية والاستجابة لها فورًا.

تقتصر المستندات المقبولة لإثبات العنوان على ثلاث فئات فقط:

• فواتير الخدمات العامة الصادرة خلال الأشهر الثلاثة الماضية: مثل فواتير شركة كهرباء الصين، أو شركة هونغ كونغ لايت، أو شركة الغاز؛ ويجب على أصحاب المنازل الخاصة التأكد من أن عقد المبنى لا يمنع التسجيل التجاري.
• كشف حساب مصرفي شهري: يصدر من بنك مرخص في هونغ كونغ (مثل HSBC أو Hang Seng)، ويعرض اسم الشركة والعنوان، ولا يكون حسابًا شخصيًا.
• إشعارات من الجهات الحكومية: مثل إشعار دفع رسوم الأرض، أو خطاب من مكتب التسجيل التجاري، أو تأكيد استلام إقرار ضريبي من مصلحة الضرائب.

يُسمح قانونيًا باستخدام خدمات المكاتب الافتراضية (مثل Regus أو IWG)، بشرط أن يوفر المزود مساحة فعلية واستلام البريد، مع وجود اتفاق رسمي مبرم. ومنذ عام 2024، عزز مكتب تسجيل الشركات عمليات التفتيش العشوائية للتحقق من صحة العناوين، ويجب على الشركات الاحتفاظ بسجلات الخدمة لمدة 12 شهرًا على الأقل لاستخدامها في عمليات التدقيق.

قد يؤدي عدم الامتثال للعنوان إلى غرامات تتراوح بين 300 و10,000 دولار هونغ كونغي. ويمكن تسجيل عناوين المساكن، ولكن إن كانت تخضع لقيود في العقد المشترك (مثل تاي كون تشينغ أو عقارات Sun Hung Kai)، فقد تنطوي على مخاطر عدم الامتثال. ويوصى بالاعتماد على خدمات عناوين التسجيل المهنية لضمان الاستقرار الطويل الأمد.

واجبات الأمين والتزامات الإبلاغ اللاحقة

وفقًا للمادة 474 من قانون الشركات، يجب على جميع الشركات المحدودة في هونغ كونغ تعيين أمين شركة مؤهل، وهو شرط قانوني إلزامي. وقد تصل الغرامة في حالة عدم التعيين إلى 100,000 دولار هونغ كونغي بالإضافة إلى غرامة مستمرة يومية قدرها 2,000 دولار. ولا يُعد منصب الأمين شكليًا فقط، بل هو الحارس الأساسي للامتثال المؤسسي.

شروط تعيين الأمين صارمة: يجب أن يكون الأمين الفرد فوق سن 18 عامًا ويقيم في هونغ كونغ، ولا يمكن أن يكون نفس الشخص المدير الوحيد للشركة. أما الأمين الكيان القانوني فيجب أن يكون مقدم خدمة ائتمان أو شركة مرخصًا (TCSP)، ويخضع لرقابة هيئة ترخيص خدمات الائتمان والشركات. وتميل غالبية الشركات إلى تعيين شركات أمين احترافية لتقليل المخاطر.

تتمثل واجبات الأمين المستمرة في خمس نقاط رئيسية:

• الحفاظ على سجل الأشخاص ذوي التحكم المهم (SCR): منذ عام 2018، يجب على جميع الشركات غير المدرجة إعداد SCR لتسجيل بيانات المالكين المستفيدين، مع تحديثه خلال 15 يومًا من أي تغيير.
• تقديم التقرير السنوي (ND2B): يجب تقديمه خلال 42 يومًا من الذكرى السنوية لتأسيس الشركة، وإلا ستُفرض غرامات متزايدة، وقد تؤدي الحالات الشديدة إلى شطب الشركة.
• الإبلاغ عن التغييرات الشخصية: يجب إبلاغ أي تغيير في المديرين أو المساهمين خلال 15 يومًا عبر نموذج NR1، وإلا لن يكون التغيير ساري المفعول.
• حفظ السجلات المحاسبية: المساعدة في ضمان حفظ الشركة لحساباتها ومستندات المعاملات لمدة لا تقل عن 7 سنوات، استعدادًا لمراجعة الضرائب.
• المساعدة في التحضير للمراجعة: دعوة اجتماعات المساهمين، وإعداد محاضر الاجتماعات والقوائم المالية بما يتوافق مع متطلبات الكشف المنصوص عليها في المادة 430 من قانون الشركات.

في عام 2023، قدم مكتب تسجيل الشركات أكثر من 12,000 دعوى قضائية، وكان السبب الرئيسي فيها هو عدم تقديم ND2B أو نقص سجل SCR. ومع تشديد الرقابة على فصل "عنوان التسجيل" عن "عنوان العمل الفعلي"، تحول دور الأمين إلى مركز للامتثال. ومن المتوقع في المستقبل القريب إدخال نظام إلكتروني للإبلاغ عن SCR، وينبغي على الشركات دمج عمليات الامتثال الرقمية مسبقًا لتجنب مخاطر الشطب الناتجة عن الفجوة التقنية.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!