สงครามการเริ่มต้นงานกับ DingTalk: คู่มือพิชิตใจจากมือใหม่สู่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล

ยังใช้ Excel ติดตามข้อมูลพนักงานใหม่ ส่งอีเมลถี่ๆ เพื่อให้แผนกไอทีเปิดบัญชีผู้ใช้ หรือถือเอกสารวิ่งไปขอแสตมป์จากฝ่ายธุรการอยู่ไหม? ตื่นได้แล้ว กาแฟของคุณยังดูตื่นตัวกว่าคุณอีก! "การจัดการการเข้าทำงาน" ใน DingTalk เหมือนเครื่องช่วยโกงสำหรับสายงานทรัพยากรบุคคล ที่เชื่อมสามยักษ์ใหญ่อย่าง บุคคล ไอที และธุรการ ให้กลายเป็นกระบวนการเดียวกัน เมื่อส่ง Offer ไปแล้ว ทุกขั้นตอนจะเริ่มทำงานอัตโนมัติ ไม่มีใครต้องถามอีกแล้วว่า "บัญชีผู้ใช้ล่ะ?" "คอมพิวเตอร์ล่ะ?" หรือ "บัตรผ่านประตูหายไปไหน?"

มันไม่ใช่แค่แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เวอร์ชันอัปเกรด แต่คือผู้บัญชาการอัตโนมัติตลอดกระบวนการ: เมื่อพนักงานใหม่ยืนยันการเข้าทำงาน ระบบจะส่งรายการสิ่งที่ต้องทำไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทันที สัญญาเซ็นออนไลน์ เอกสารส่งตรงผ่านระบบ การจองอุปกรณ์เสร็จภายในไม่กี่วินาที แม้แต่โต๊ะทำงานและระบบควบคุมการผ่านเข้าออกก็สามารถจัดสรรล่วงหน้าได้ สุดยอดไปกว่านั้นคือ ความคืบหน้าทั้งหมดมองเห็นได้แบบเรียลไทม์ ใครติดขัด ใครล่าช้า มองเห็นได้ในพริบตา ไม่ต้องมาเป็นลูกน้องคอยตามงานอีกต่อไป

ก่อนมี DingTalk ฝ่ายบุคคลคือทีมดับเพลิง แต่หลังมี DingTalk ฝ่ายบุคคลกลายเป็นผู้กำกับ กระบวนการเดินหน้าเองได้ คุณแค่กดไลก์เท่านั้น ข้อมูลทั้งหมดถูกบันทึกไว้อย่างครบถ้วน ตรวจสอบได้ทุกเมื่อ แม้แต่การส่งมอบงานตอนลาออกก็สามารถใช้โครงสร้างเดียวกันนี้ได้ — นี่ไม่ใช่แค่กระตุ้นสมอง แต่นี่คือเปลี่ยนสมองเลยทีเดียว!

ยังคงใช้ Excel ติดตามว่าพนักงานใหม่จะเซ็นสัญญาเมื่อไหร่ รอไอทีจัดหาคอมพิวเตอร์จนหัวหงอกอยู่ไหม? หยุดเถอะ เปิดหลังบ้านของ DingTalk แล้วคุณจะกลายเป็นนักออกแบบกระบวนการเข้าทำงานได้ใน 5 นาที! เข้าไปที่ "แผงงาน" → "ทรัพยากรบุคคล" → "การจัดการการเข้าทำงาน" จากนั้นคลิก "สร้างแม่แบบกระบวนการใหม่" ทันใดนั้นคุณก็กลายเป็น MVP ในวงการ HR ทันที คุณสามารถกำหนดลำดับขั้นตอนเหมือนเขียนบทละคร เช่น การเซ็นสัญญา อัปโหลดเอกสาร การขออุปกรณ์ การเปิดใช้งานระบบผ่านเข้าออก โดยแต่ละขั้นตอนสามารถระบุผู้รับผิดชอบได้ชัดเจน — ไอทีดูแลคอมพิวเตอร์ ธุรการดูแลบัตรผ่าน แบ่งหน้าที่ชัดเจน ไม่ต้องทะเลาะกัน

ที่สุดยอดกว่านั้นคือฟีเจอร์ "เงื่อนไขแยกเส้นทาง" ที่ทำให้หัวหน้าทีมและนักศึกษาฝึกงานเดินกระบวนการคนละเส้นทางโดยอัตโนมัติ ไม่ปะปนกัน และเมื่อเชื่อมต่อกับโมดูล "บุคลากรอัจฉริยะ" ข้อมูลพนักงานใหม่จะถูกอัปเดตทั่วทั้งบริษัททันที แม้แต่เครื่องลงเวลาเข้างานก็รู้จักเขาทันที ตั้งค่าให้ "เริ่มกระบวนการก่อนวันเข้าทำงาน 3 วัน" กระบวนการจะเดินหน้าเอง คุณแค่ชงกาแฟจิบแล้วเฝ้าดูความคืบหน้าเท่านั้น การเปลี่ยนจากวุ่นวายจนถึงลงตัวและเลิกงานตรงเวลา ไม่ใช่เรื่องโชค แต่เป็นเพราะคุณมีเทคนิคการจัดการกระบวนการจาก DingTalk นี่แหละ

ขณะที่ HR กดปุ่ม "เริ่มกระบวนการเข้าทำงาน" ในหลังบ้าน ชีวิตของพนักงานใหม่ก็ถูกจัดวางอย่างเรียบร้อยโดยเงียบๆ ผ่าน DingTalk ไม่ต้องมีไฟล์ PDF เต็มกล่องอีเมล ไม่ต้องวิ่งไปร้านถ่ายเอกสารทั่วเมืองเพื่อสแกนเอกสาร — พนักงานใหม่แค่เปิดแอป DingTalk ก็จะเห็นการแจ้งเตือนอบอุ่นและน่ารักทันทีว่า "ฮาย~ การแสดงตัวครั้งแรกในที่ทำงานของคุณกำลังจะเริ่มแล้ว!" เมื่อคลิกเข้าไป รายการสิ่งที่ต้องทำจะเรียงรายเหมือนภารกิจในเกม: กรอกข้อมูล อัปโหลดบัตรประชาชน เซ็นสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ เลือกที่นั่งทำงาน — แถมยังจองอาหารกลางวันวันแรกได้อีกด้วย ทั้งรสเค็มและหวาน ไม่พลาดแน่นอน

เอเจี้ย วิศวกรที่เข้าทำงานทางไกล ทำเรื่องทั้งหมดจบจากบ้านที่เซินเจิ้น โดยใส่สลิปเดินเท้า วันแรกที่เข้าออฟฟิศก็ใช้ใบหน้าผ่านประตูได้ทันที พนักงานไอทียิ้มยื่นแล็ปท็อปที่ล็อกอินพร้อมใช้งานให้พร้อมพูดว่า "ไดรเวอร์ติดตั้งเรียบร้อยแล้ว รอคุณมาเขียนบั๊กอยู่นะ" ตอนนั้นเขาแทบร้องไห้ออกมา — นี่ไม่ใช่บริษัท นี่คือฉากในซีรีส์โรแมนติกบนที่ทำงานชัดๆ! ทุกอย่างทำผ่านแชทได้หมด ไม่ต้องดาวน์โหลดแอปเพิ่ม แม้แต่คุณแม่ก็ช่วยกรอกข้อมูลให้ได้

การออกแบบที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลางไม่เพียงประหยัดเวลา แต่ยังทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าตนเองมีค่าตั้งแต่วินาทีแรก ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร บางทีอาจเริ่มจากรสชาติกาแฟไร้คาเฟอีนที่ถูกจองไว้ให้แล้วก็ได้

จำได้ไหมสมัยก่อนที่พนักงานใหม่มาวันแรก HR วิ่งวุ่นเหมือนทีมดับเพลิง: แผนกไอทีบอกว่าไม่ได้รับคำขอ แผนกธุรการโทษแผนกกฎหมายที่สัญญายังไม่เซ็น แผนกกฎหมายก็โอดครวญว่า "ฉันจะรู้ได้ยังไงว่าเขาติดอยู่ตรงไหน?" ตอนนี้有了 DingTalk การจัดการการเข้าทำงาน ระบบจะสร้าง "กลุ่มความร่วมมือการเข้าทำงาน" โดยอัตโนมัติ ทั้ง HR, ไอที, ธุรการ และกฎหมาย จะถูกรวมอยู่ในห้องแชทเดียวกัน เหมือนยกละครครอบครัวแปดโมงเย็นมาไว้ในสนามของการทำงานที่มีประสิทธิภาพ — แต่คราวนี้ ไม่มีใครโยนความผิด แค่เห็นการ์ดงานลอยว่อนเต็มจอ

พนักงานใหม่เลือกรุ่นแล็ปท็อปในแอป แผนกไอทีก็ได้รับการ์ดงานทันที เมื่อทำเสร็จก็แค่กด "เสร็จสิ้น" ทุกคนในกลุ่มก็รับรู้สถานะทันที ทีมกฎหมายตรวจทานสัญญาโดยการคอมเมนต์ออนไลน์ได้เลย ไม่ต้องส่งไฟล์ PDF วนสิบรอบ ทุกการสื่อสาร เอกสาร และความคืบหน้าถูกบันทึกไว้หมด ไม่ต้องถามอีกแล้วว่า "ติดอยู่ตรงไหน?" หรือ "ฉันเคยบอกว่าอยากได้ Mac ไหม?" ยุคสมัยที่พนักงานใหม่นั่งเคว้งคว้างรอคอมพิวเตอร์ ถูก DingTalk บรรจุเข้าพิพิธภัณฑ์ประวัติศาสตร์อย่างอ่อนโยนไปแล้ว

กลุ่มนี้คึกคักกว่ากลุ่มครอบครัว แต่มีประสิทธิภาพกว่าการประชุม — เพราะใครเล่าที่ในกลุ่มครอบครัวจะมาคอยอัปเดตสถานะงานให้?

"ข้อมูลพูดได้ แค่คุณจะฟังออกหรือเปล่า" เมื่อการทำงานร่วมกันข้ามแผนกเริ่มลื่นไหลแล้ว ขั้นต่อไปคือให้ข้อมูลมาเป็นผู้นำทางคุณ แดชบอร์ดข้อมูลการเข้าทำงานของ DingTalk ไม่ใช่รายงานเย็นชา แต่คือแผนที่ขุมทรัพย์ที่ซ่อนรหัสการปรับปรุงกระบวนการไว้ — เวลาเฉลี่ยในการดำเนินการ จุดที่ติดขัดบ่อยที่สุด อัตราการส่งเอกสารคืน ทั้งหมดนี้มองเห็นได้ชัดเจน

เช่น คุณพบว่า "การอัปโหลดเอกสาร" โดยเฉลี่ยใช้เวลา 3 วัน? อย่าเพิ่งโทษพนักงานใหม่ ลองดูก่อนว่าคำแนะนำชัดเจนพอหรือเปล่า เพิ่มภาพตัวอย่างเข้าไป อัตราการส่งคืนเอกสารอาจลดลงครึ่งหนึ่งได้ทันที ที่โหดกว่านั้นคือ การนำข้อมูลการเข้าทำงานไปเปรียบเทียบกับการวิเคราะห์การลาออก กลับพบว่าพนักงานใหม่ที่ประสบปัญหาในสัปดาห์แรก มีโอกาสลาออกภายใน 3 เดือนสูงกว่าถึง 40%! นี่ไม่ใช่เรื่องบังเอิญ แต่คือสัญญาณเตือน

แทนที่จะเป็นแค่ทีมดับเพลิง ควรเปลี่ยนตัวเองเป็นนักสืบกระบวนการ ใช้ข้อมูลพิสูจน์ว่าขั้นตอนไหนควรตัดทิ้ง ขั้นตอนไหนต้องการทรัพยากรสนับสนุน จะได้มีหลักฐานแน่นหนากว่าเวลาของบประมาณเพื่อปรับปรุง อย่าปล่อยให้กระบวนการติดขัด ไม่งั้นพนักงานใหม่ยังไม่ได้เริ่มเขียนโค้ด คุณอาจจะหมดแรงก่อนแล้ว!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!