Chiến dịch xử lý nhập ngũ DingTalk: Cẩm nang thần tốc từ gà mờ đến chuyên gia nhân sự

Vẫn đang dùng Excel để theo dõi thông tin nhân viên mới, gửi hàng loạt email cho bộ phận IT để mở tài khoản, cầm hồ sơ giấy chạy khắp nơi xin đóng dấu hành chính sao? Tỉnh táo lại đi, ly cà phê của bạn còn minh mẫn hơn bạn nhiều! “Quy trình nhập ngũ” trên DingTalk thực chất là một công cụ siêu cấp dành cho nhân sự, kết nối liền mạch ba "quái vật" Nhân sự - IT - Hành chính thành một quy trình khép kín. Ngay từ khoảnh khắc gửi thư mời nhận việc (Offer), mọi thứ sẽ tự động khởi động, không còn cảnh ai đó phải hỏi: “Tài khoản đâu rồi?”, “Máy tính đâu rồi?”, “Thẻ ra vào bị nuốt mất chưa?”.

Nó không chỉ đơn thuần là bản nâng cấp của biểu mẫu điện tử, mà chính là chỉ huy trưởng tự động hóa toàn bộ quy trình: ngay khi ứng viên xác nhận nhập việc, hệ thống lập tức đẩy nhiệm vụ tới các bộ phận liên quan, hợp đồng ký online, chứng từ gửi trực tiếp, đặt thiết bị trong tích tắc, thậm chí chỗ ngồi và thẻ ra vào cũng được phân bổ trước. Điều tuyệt nhất là tiến độ được hiển thị minh bạch suốt quá trình – ai đang bị kẹt, ai chậm trễ, nhìn một cái là biết ngay, bạn chẳng cần phải làm “nhân viên đốc thúc” suốt ngày gọi điện giục nữa.

Trước khi có DingTalk, nhân sự như đội cứu hỏa; sau khi có DingTalk, nhân sự trở thành đạo diễn, quy trình tự vận hành, bạn chỉ việc ấn nút “like”. Mọi dữ liệu đều được lưu vết đầy đủ, kiểm toán đến cũng không sợ, thậm chí cả quy trình bàn giao khi nghỉ việc cũng sao chép y nguyên logic này — đây không phải là tỉnh táo, đây là thay não luôn rồi!

Vẫn đang dùng Excel để theo dõi xem nhân viên mới ký hợp đồng lúc nào, chờ IT cấp máy tính đến mức bạc cả tóc? Đừng ngốc nữa, chỉ cần mở nền tảng DingTalk, năm phút là bạn đã có thể trở thành nhà thiết kế quy trình nhập việc! Vào “Bảng điều khiển” → “Nhân sự” → “Quản lý nhập việc”, nhấn “Tạo mẫu quy trình mới”, lập tức bạn đã trở thành MVP trong giới HR. Bạn có thể thiết lập từng bước như viết kịch bản: ký hợp đồng, tải lên chứng từ, yêu cầu thiết bị, kích hoạt thẻ ra vào, mỗi bước đều có thể chỉ định người phụ trách — IT lo máy tính, hành chính lo thẻ, rõ ràng trách nhiệm, không đùn đẩy.

Còn thần kỳ hơn nữa là chức năng “phân nhánh điều kiện”, giúp quản lý và thực tập sinh đi theo hai luồng xử lý khác nhau, tự động phân luồng không hỗn loạn; kết nối thêm với module “Nhân sự thông minh”, chỉ cần thông tin nhân viên mới nhập vào hệ thống, toàn công ty cập nhật đồng bộ, ngay cả máy chấm công cũng nhận diện được họ. Thiết lập “Tự động khởi động quy trình trước 3 ngày nhập việc”, quy trình tự vận hành, bạn chỉ cần pha một ly cà phê và theo dõi tiến độ. Từ chỗ cuống cuồng chạy đôn đáo đến việc ra về đúng giờ một cách thanh lịch, khoảng cách ấy không phải do may mắn, mà là nhờ pháp bảo quy trình DingTalk này.

Khoảnh khắc HR nhẹ nhàng nhấn nút “Khởi tạo nhập việc” ở phía sau, cuộc đời của đồng nghiệp mới đã bắt đầu được DingTalk sắp xếp gọn gàng, rõ ràng. Không còn cảnh hộp thư đầy ắp file PDF, cũng chẳng cần chạy khắp thành phố tìm tiệm photocopy để scan chứng từ — chỉ cần mở ứng dụng DingTalk, người mới sẽ nhận được một thông báo ấm áp và đáng yêu: “Hi~ buổi biểu diễn đầu tiên tại nơi làm việc sắp bắt đầu rồi!” Nhấp vào, mọi việc cần làm hiện ra ngay ngắn như những nhiệm vụ trong trò chơi: điền thông tin, tải lên căn cước, ký hợp đồng điện tử, chọn chỗ ngồi — thậm chí còn có thể đặt trước bữa trưa nhân viên cho ngày đầu tiên, mặn ngọt gì cũng không bỏ sót.

A Jie, một kỹ sư làm việc từ xa, hoàn tất mọi thủ tục ngay tại nhà ở Thâm Quyến, chân đi dép lê. Ngày đầu tiên đến văn phòng, anh chỉ cần quét mặt là vào được, nhân viên IT cười đưa chiếc laptop đã đăng nhập sẵn tài khoản: “Driver cài hết rồi, đợi cậu viết bug thôi.” Khoảnh khắc ấy gần như khiến anh muốn quỳ xuống vì cảm động — đây đâu phải công ty, rõ ràng là trường quay phim tình cảm nơi công sở! Mọi thao tác đều diễn ra ngay trong khung chat, không cần tải thêm bất kỳ ứng dụng nào, ngay cả mẹ bạn cũng có thể giúp điền thông tin thay.

Thiết kế nhân văn không chỉ tiết kiệm thời gian, mà khiến người mới cảm thấy được trân trọng ngay từ giây phút đầu tiên. Cảm giác thuộc về, đôi khi chỉ bắt đầu từ một ly cà phê decaf đã được đặt sẵn.

Bạn còn nhớ những ngày đầu nhân viên mới đến nhận việc, HR bận rộn như đội cứu hỏa: IT nói không nhận được yêu cầu, hành chính đổ lỗi tại hợp đồng pháp chế chưa ký xong, pháp chế ấm ức phản bác: “Ai biết nó đang kẹt ở đâu chứ?” Giờ đây, với quy trình nhập việc DingTalk, hệ thống tự động tạo nên một “nhóm phối hợp nhập việc”, HR, IT, Hành chính, Pháp chế đều được kéo vào chung một phòng chat, giống như dời cả bộ phim truyền hình gia đình 8 điểm vào sân khấu làm việc hiệu quả — chỉ khác là lần này, không ai đỗ lỗi, chỉ thấy những thẻ nhiệm vụ bay tứ tung.

Nhân viên mới chọn model laptop trong ứng dụng, IT lập tức nhận được thẻ nhiệm vụ, hoàn thành thì chỉ cần nhấn “Xong”, cả nhóm cập nhật đồng thời; pháp chế duyệt hợp đồng bằng cách ghi chú trực tiếp trên hệ thống, không cần gửi đi gửi lại file PDF mười lần. Mọi trao đổi, tài liệu, tiến độ đều được lưu lại, chẳng cần phải hỏi “rốt cuộc kẹt ở đâu?”, “Tôi có từng nói tôi cần Mac đâu?”. Thời đại nhân viên mới ngồi im chờ máy tính trong ngượng ngập đã bị nhóm DingTalk nhẹ nhàng gửi vào viện bảo tàng lịch sử.

Nhóm này còn sôi nổi hơn cả nhóm gia đình, nhưng hiệu quả hơn cả cuộc họp — dù sao thì, nhà ai có ông bà cô bác nào chủ động cập nhật trạng thái nhiệm vụ bao giờ?

“Dữ liệu biết nói, chỉ là bạn có nghe hiểu hay không.” Khi nhóm phối hợp liên phòng ban đã vận hành trơn tru, bước tiếp theo chính là để dữ liệu trở thành la bàn dẫn đường cho bạn. Bảng điều khiển dữ liệu nhập việc của DingTalk không phải là những báo cáo lạnh lẽo, mà là bản đồ kho báu ẩn chứa mật mã tối ưu hóa quy trình — thời gian xử lý trung bình, điểm nghẽn thường xuyên xảy ra, tỷ lệ hồ sơ bị trả lại, tất cả đều rõ ràng như ban ngày.

Ví dụ, nếu phát hiện khâu “tải lên chứng từ” trung bình kẹt 3 ngày? Đừng vội trách nhân viên mới, hãy xem hướng dẫn có quá mơ hồ không. Chỉ cần thêm một ảnh chụp minh họa ví dụ, tỷ lệ bị trả lại có thể giảm một nửa trong chớp mắt. Còn đáng sợ hơn: khi so sánh dữ liệu nhập việc với phân tích nghỉ việc, hóa ra nhân viên mới có trải nghiệm tệ trong tuần đầu tiên thì khả năng nghỉ việc trong vòng ba tháng cao hơn tới 40%! Đây không phải trùng hợp, mà là tín hiệu cảnh báo.

Thay vì làm lính cứu hỏa, hãy hóa thân thành thám tử quy trình. Dùng dữ liệu để chứng minh bước nào nên giản lược, khâu nào cần thêm nguồn lực, khi đề xuất ngân sách cải thiện với cấp trên cũng sẽ tự tin hơn nhiều. Đừng để quy trình ì ạch, nếu không thì nhân viên mới chưa kịp code, bạn đã cháy sạch năng lượng rồi!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!