Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Khi nhắc đến ký duyệt điện tử, nhiều người phản ứng đầu tiên là: "Cái này có gì kỳ diệu chứ? Ký tên mà cũng phải dùng máy tính?". Nhưng thực tế, chữ ký điện tử không những không phải ma thuật, mà còn thực tế và đáng tin cậy hơn cả chữ ký viết tay. Nói đơn giản, chữ ký điện tử là cách dùng kỹ thuật số để chứng minh "tài liệu này đúng là do tôi ký", không cần dùng bút, không cần giấy, thậm chí không cần máy in photo suốt ngày kẹt giấy làm người ta phát khóc. Công nghệ phía sau chức năng ký duyệt điện tử của DingTalk không chỉ ghi lại cách bạn ký, mà còn ghi lại thời gian ký, địa chỉ IP, thông tin thiết bị, thậm chí hệ thống còn biết được lúc bạn ký có ai đứng sau nhìn trộm hay không. Trong khi đó, chữ ký truyền thống dán trên giấy, để mười năm có thể phai đến mức chính chủ cũng không nhận ra, còn ký duyệt điện tử lại có thể lưu trữ vĩnh viễn, chỉ cần một cú nhấp chuột là tìm ra ngay, lúc kiểm toán còn nhẹ nhàng hơn uống một tách cà phê.
- Hiệu suất cực cao: Không cần chạy theo người này người kia để xin ký tên, chỉ cần một cú nhấp là gửi đi, ký xong tự động lưu trữ
- Bảo vệ môi trường tối đa: Từ hợp đồng đến đơn xin nghỉ phép, tất cả đều được số hóa, đến cả máy in cũng phải về hưu sớm
- Quản lý dễ như trở bàn tay: Tìm kiếm tài liệu nhanh hơn tìm chìa khóa, không lo tài liệu thất lạc, lại có thể thiết lập quyền truy cập, không cần ai cũng thấy hết
Hiện nay đến cả các văn phòng luật sư cũng đã bắt đầu dùng ký duyệt điện tử, bạn còn cầm bút ký đến mức tay co rút sao?
Yêu cầu pháp lý của Hồng Kông đối với ký duyệt điện tử
Khi nói đến việc chữ ký điện tử có hợp pháp hay không, nhiều người nghĩ ngay: "Làm sao mới được công nhận? Viết tên rồi quét lên mạng là coi như đã ký?". Ha ha, nếu bạn nghĩ vậy thì về nhà lấy bút bi vẽ bậy một cái còn hơn! Nhưng nói nghiêm túc, Hồng Kông thực tế đã có luật pháp chính thức công nhận chữ ký điện tử, không phải đùa đâu. Theo Điều lệ Giao dịch Điện tử, để chữ ký điện tử được "có giá trị pháp lý", phải vượt qua ba điều kiện: nhận diện được người ký, xác định được nội dung ký, và toàn bộ quá trình phải an toàn.
Điều kiện đầu tiên là phải chứng minh được "bạn là bạn" — hệ thống phải nhận diện được danh tính người ký, không thể xảy ra tình trạng Tiểu Minh ký tên, nhưng tòa án lại nói là do Tiểu Cường làm. Điều kiện thứ hai là phải thể hiện rõ lý do ký, tức là bạn thực sự đồng ý với nội dung tài liệu, chứ không phải bị lừa ký hợp đồng bán thận. Điều kiện thứ ba nghiêm ngặt nhất, quá trình ký phải an toàn như kho bạc — từ công nghệ mã hóa đến ghi lại toàn bộ thao tác đều phải đầy đủ, ngăn chặn việc bị sửa đổi trái phép hay chối bỏ.
Điều quan trọng là: ba điều kiện này không phải quy định cứng nhắc, mà là "mức tối thiểu" để chữ ký điện tử được hợp pháp. Nói cách khác, nếu một nền tảng không đáp ứng được ba điều kiện này, thì dù bạn có ký cũng coi như ký vô ích. Còn chức năng ký duyệt điện tử của DingTalk chính là được "may đo" theo đúng bộ quy tắc này, không chỉ tuân thủ pháp luật, mà còn vượt trội hơn yêu cầu cơ bản. Lần sau mình sẽ phân tích kỹ hơn cách nó làm được điều "thông minh và hợp pháp" này!
Đặc điểm chức năng của ký duyệt điện tử DingTalk
Có phải bạn nghĩ chữ ký điện tử chỉ đơn giản là "vẽ một cái vòng tròn"? Sai rồi! Ký duyệt điện tử DingTalk không chỉ giúp bạn ký một cái là xong, mà còn đảm bảo mỗi chữ ký đều "hợp pháp tuyệt đối", chắc chắn hơn cả dấu đóng của văn phòng luật sư. Theo yêu cầu của Điều lệ Giao dịch Điện tử, chữ ký điện tử phải "nhận diện người ký, xác nhận ý định, đảm bảo an toàn", và DingTalk dùng công nghệ để thực hiện cả ba điều này một cách hoàn hảo. Trước hết, giao diện đơn giản đến mức mẹ bạn chỉ cần được hướng dẫn một lần là biết dùng: tải tài liệu lên, khoanh vùng vị trí ký, thêm chữ ký — ba bước hoàn tất, nhanh hơn cả việc pha một tách cà phê. Nhưng phần kỹ thuật phía sau thì không hề đơn giản — cơ chế xác minh đa lớp bao gồm tin nhắn SMS, nhận diện khuôn mặt và mật khẩu tài khoản, ba lớp bảo vệ chắc chắn rằng người ký đúng là bạn, chứ không phải đồng nghiệp lén ký thay hợp đồng của bạn. Chức năng thông báo thời gian thực còn ngay lập tức thông báo cho các bên liên quan rằng "A đã ký", không cần phải gọi điện dồn dập hỏi "ký chưa?". Quan trọng hơn, toàn bộ quá trình ký sẽ được ghi lại đầy đủ, từ địa chỉ IP, dấu thời gian đến hành trình thao tác, tất cả đều được mã hóa và lưu trữ làm bằng chứng. Khi có tranh chấp, những dữ liệu này chính là "bằng chứng sắt" trước tòa. Hỗ trợ nhiều định dạng như PDF, Word, Excel, không cần phải đau đầu vì chuyển đổi định dạng nữa. DingTalk không chỉ làm một công cụ ký tên, mà đang xây dựng một "cao tốc ký tên số" thông suốt từ công nghệ đến pháp lý.
Chia sẻ các trường hợp ứng dụng thực tế
Có phải bạn nghĩ ký duyệt điện tử chỉ là thay bút bằng chuột, nhấn hai cái là xong? Như vậy là bạn đã đánh giá quá thấp năng lực của DingTalk rồi! Hãy xem xét tập đoàn tài chính đa quốc gia có trụ sở tại Trung Hoàn này: trước đây, một hợp đồng từ Hồng Kông gửi đến Luân Đôn, rồi chuyển sang bộ phận pháp chế tại New York đóng dấu, riêng việc "chờ ký tên" đã tốn mất cả tuần. Kể từ khi áp dụng ký duyệt điện tử DingTalk, hiện tại sếp chỉ cần dùng điện thoại nhấn hai cái trên tàu điện ngầm, ba giây hoàn tất ủy quyền, ngay cả múi giờ cũng không theo kịp hiệu suất của ông. Thú vị hơn nữa, hệ thống tự động ghi lại toàn bộ thời gian thao tác, kể cả ai đăng nhập bằng mạng Wi-Fi nào cũng được ghi chép rõ ràng, đến luật sư xem xong cũng phải nói: "Cái này còn khó chối hơn cả con dấu thật!". Lại xem công ty thiết kế địa phương này tại Thâm Thủy Bộ, ban đầu ông chủ kiên quyết cho rằng "chỉ bản giấy mới đáng tin cậy", nhưng khi dịch bệnh bùng phát, hợp đồng bị kẹt tại bưu điện nửa tháng trời, khách hàng suýt nữa bỏ đi. Sau khi dùng thử DingTalk, không những hoàn tất số hóa toàn bộ tài liệu lịch sử trong ba ngày, mà còn nhân cơ hội triển khai văn phòng không giấy, số giấy tiết kiệm trong một năm đủ để bao phủ cả tòa nhà văn phòng. Nhân viên đùa rằng: "Trước kia máy in là biểu tượng văn phòng, giờ nó chỉ còn là giá để sấy điện thoại". Những ví dụ này không chỉ thể hiện sự kết hợp hoàn hảo giữa tốc độ và bảo vệ môi trường, mà còn chứng minh rằng ký duyệt điện tử hợp pháp, thuận tiện, có thể truy vết đã không còn là trò chơi công nghệ, mà là chiếc áo giáp vô hình giúp doanh nghiệp tồn tại.
Triển vọng và đề xuất trong tương lai
Có phải bạn nghĩ ký duyệt điện tử chỉ là thay bút cảm ứng, vẽ bay bướm cái tên lên màn hình là xong? Sai rồi! Ở Hồng Kông, nơi tinh thần pháp trị ăn sâu vào xương tủy, đằng sau chữ ký ẩn chứa cả một hệ thống mã pháp lý. Ký duyệt điện tử DingTalk có thể đường hoàng bước vào phòng họp, vào hợp đồng, vào danh sách kiểm tra của luật sư, chính là vì nó không đơn giản chỉ "trông giống như chữ ký", mà từ tầng cơ sở công nghệ đã được gắn viền vàng pháp lý theo Điều lệ Giao dịch Điện tử. Theo luật Hồng Kông, chỉ cần ký duyệt điện tử có thể xác minh danh tính, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu và có dấu vết kiểm tra, thì sẽ có hiệu lực pháp lý ngang bằng chữ ký viết tay — và DingTalk chính là nhờ chứng chỉ số, dấu thời gian và mã hóa đa lớp, biến mỗi lần ký duyệt thành "bằng chứng số không thể chối cãi". Thú vị hơn nữa, hệ thống tự động lưu lại thứ tự ký, vị trí IP và ghi chép thời gian, ngay cả khi sau này phải ra tòa, cũng có thể trình ra "kịch bản ký duyệt" hoàn chỉnh, khiến ai cũng không thể chối bỏ. Đây không còn là công nghệ, mà là công sự phòng vệ pháp lý được tăng cường bởi công nghệ. Vì vậy, thay vì nói DingTalk làm cho chữ ký trở nên thông minh, thì đúng hơn là nó khiến mỗi cú nhấp chuột của bạn đều vững chắc đặt trên nền tảng pháp lý. Lần tới khi bạn nhẹ nhàng nhấn nút "Đồng ý", thực chất bạn đang xây dựng một pháo đài ký tên hợp pháp và đáng tin cậy trong thế giới số.
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, hãy liên hệ trực tiếp với bộ phận chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến