Đồng nghiệp trên DingTalk không hợp tác? Giải quyết dễ dàng các vấn đề văn phòng

Hiểu rõ các tính năng của DingTalk

Bạn đã bao giờ gửi một tin nhắn trên DingTalk, rồi chờ suốt cả tiếng đồng hồ mà không thấy bóng dáng, âm thanh hay phản hồi nào, cứ như thể tin nhắn rơi vào hố đen vậy? Đừng vội lo, thực ra vấn đề có thể không nằm ở người khác, mà là do bạn chưa thực sự hiểu hết sức mạnh "thần kỳ" của DingTalk – trợ lý văn phòng kỹ thuật số của bạn! Gửi tin nhắn tức thì? Tất nhiên là được, nhưng điểm quan trọng là bạn có thể dùng tính năng "đã đọc/chưa đọc" để biết ngay ai đã xem tin của bạn, ai đang cố tình làm ngơ – tính năng này gần như lá cờ đỏ đầu tiên phanh phui những đồng nghiệp "thiếu tinh thần hợp tác"! Về chia sẻ tài liệu, bạn không cần phải gửi qua gửi lại bằng email, khiến cả máy tính ngập ngụa file "final_final_v3_reallyfinal.doc" nữa. Chỉ cần tải lên một bản tài liệu, mọi người sẽ đồng bộ tức thì, đồng thời có thể bình luận và ghi chú, khiến anh Minh không còn cớ nào để nói "tôi không biết có tài liệu này". Quản lý lịch còn tuyệt hơn: các cuộc họp, hạn chót, tiến độ dự án đều rõ ràng từng li, lại có thể nhắc một cú click đến chị Phượng – "nữ vương đến trễ". Còn họp video, dù đồng nghiệp đang ở Maldives (hi vọng là không), vẫn có thể tham gia ngay lập tức, không còn cớ gì bảo "không bắt được Wi-Fi" nữa. Tóm lại, DingTalk không chỉ giúp bạn nâng cao hiệu suất, mà còn xây dựng môi trường giao tiếp "minh bạch, truy xuất được", khiến hành vi thiếu hợp tác không thể nào ẩn nấp. Hãy cùng chờ xem, lần tới ta sẽ dùng những tính năng này để vạch mặt đồng nghiệp nào đang "chống đối tiêu cực"!

Nhận diện dấu hiệu thiếu hợp tác

Đi làm trên "giang hồ" DingTalk, điều đáng sợ nhất là gặp phải đồng nghiệp "đã đọc nhưng không hồi âm", kinh dị hơn cả phim ma. Bạn gửi tin, ảnh đại diện đối phương lạnh tanh hiện chữ "đã đọc", rồi – chìm vào quên lãng, như thể bạn vừa hỏi câu trả lời tối hậu của vũ trụ vậy. Đây không phải trùng hợp, mà là cảnh báo ban đầu của sự thiếu hợp tác!

Một dấu hiệu kinh điển khác là lời mời họp chìm nghỉm. Bạn vất vả sắp xếp thời gian, tạo cuộc họp video trên DingTalk, đối phương lại chẳng chịu chấp nhận cũng chẳng từ chối, đến tận ngày họp mới trả lời: "Xin lỗi, việc đột xuất". Nhưng thực tế, ảnh đại diện người ta vẫn sáng choang, đang trả lời trong nhóm: "Haha". Loại "mù chọn lọc" này đúng là đại cao thủ ẩn thân trong văn phòng.

Còn có chiêu cao tay hơn – kiểu người tích trữ thông tin. Dữ liệu dự án rõ ràng đã lưu trên DingTalk Drive, nhưng họ chỉ gửi riêng cho một vài người nhất định, khiến bạn như đang chơi trò giải đố: "Bản tài liệu trước đang ở tay ai? Ai có bản mới nhất? Vì sao con số tôi thấy lại khác với mọi người?"

Ví dụ: Tiểu Lý cần nộp báo cáo, hỏi Minh dữ liệu khách hàng, Minh "đã đọc" suốt hai ngày, cuối cùng mới trả lời: "Để tôi tìm xem", rồi một tuần sau mới gửi bản dữ liệu cũ từ năm 2019. Mánh kết hợp "kéo dài + phong tỏa thông tin" này chính là hành vi thiếu hợp tác điển hình. Đừng ngây thơ chờ đợi nữa, hãy nhanh chóng ghi nhận vấn đề và chuẩn bị chiến lược giao tiếp tiếp theo!

Cải thiện kỹ năng giao tiếp

Gặp đồng nghiệp "đã đọc nhưng không hồi âm" trên DingTalk, cảm giác còn khó chịu hơn cả xem phim dở đoạn! Nhưng thay vì tức đến mức rót cà phê cũng run tay, hãy nâng cấp kỹ năng giao tiếp, biến thái độ lạnh lùng thành tương tác tích cực. Trước tiên, đừng chơi trò "đoán ý" khi bày tỏ yêu cầu – thay vì nói "Bạn xem báo cáo đó chưa?", hãy viết rõ: "Vui lòng phản hồi ý kiến chỉnh sửa dữ liệu trang 3 trước 4 giờ chiều nay, cảm ơn!" – rõ ràng đến mức con mèo nhà bạn đọc cũng hiểu.

Giọng điệu cũng đừng quá "công văn", hãy thêm một biểu tượng cảm xúc hay một câu "Vất vả rồi ~", lập tức biến lời nói từ sếp thành lời động viên của đồng đội. Hãy thử đổi "Sao lại nộp trễ nữa?" thành "Có gặp khó khăn gì không? Cần tôi giúp gì không?" – tức thì chuyển từ thù địch sang hỗ trợ, cánh cửa tâm hồn đối phương sẽ tự động mở ra.

Hơn nữa, kiểm tra tiến độ định kỳ không phải là "giám sát", mà là "đồng bộ nhịp độ". Dùng chức năng "Việc cần làm" trên DingTalk, mỗi đầu tuần gửi một lời nhắc nhẹ nhàng: "Danh sách mục tiêu tuần này: 1. Nộp bản nháp ✔️ 2. Chờ phản hồi của bạn 🔁", vừa không gây khó chịu, vừa giữ được sự minh bạch. Hãy nhớ, giao tiếp không phải là phát thanh một chiều, mà là kết nối Wi-Fi hai chiều – tín hiệu mạnh, hợp tác mới không bị mất kết nối!

Đặt mục tiêu công việc rõ ràng

Bạn đã bao giờ gửi một nhiệm vụ trong nhóm DingTalk, rồi chờ mãi đến khi cả dự án thất bại mà chẳng ai nhận việc? Đừng nghĩ chỉ cần "nhắc khéo" hay "nhắn nhẹ nhàng" nữa, những cách này với đồng nghiệp thiếu hợp tác thì chẳng khác nào không khí! Giải pháp thực sự là phải bắt đầu từ mục tiêu, biến cái chung chung kiểu "mọi người tự lo" thành rõ ràng kiểu "bạn phụ trách A, tôi phụ trách B, hạn chót là thứ Tư tuần sau".

Tính năng quản lý nhiệm vụ của DingTalk sinh ra đúng để giải quyết những tình huống như thế! Bạn có thể chia nhỏ dự án trong mục "Việc cần làm", giao người phụ trách, rồi kết hợp với lịch để cắm mốc thời gian một cách chắc chắn. Quan trọng không phải công cụ đẹp đến đâu, mà là sự minh bạch – một khi nhiệm vụ đã được giao cho ai, cả nhóm đều thấy, muốn giả vờ không thấy cũng không được! Một lần, trong nhóm chúng tôi có một "đồng nghiệp phật hệ âm thầm", lần nào họp cũng nói "OK, không vấn đề", nhưng thực tế thì tiến độ bằng 0. Sau đó, chúng tôi chuyển sang dùng thẻ nhiệm vụ DingTalk + nhắc lịch, kết quả là đến ngày thứ ba anh này đã chủ động nộp báo cáo. Hóa ra anh không phải không làm, mà chỉ không biết phải làm khi nào!

Hãy nhớ, mục tiêu rõ ràng không chỉ giảm né tránh trách nhiệm, mà còn giảm hiểu lầm và tiêu hao cảm xúc. Khi mỗi người biết phải làm gì, khi nào nộp, tự nhiên sẽ không cần suốt ngày phải đuổi, ép, quát. Giờ đây, nhóm chúng tôi đã không còn nói "Xong chưa?", mà chỉ hỏi "Thẻ nhiệm vụ của bạn đã xanh chưa?" – đơn giản, trực tiếp, lại mang chút cảm giác như đang chơi game, ngay cả đồng nghiệp thiếu hợp tác cũng không còn cảm thấy quá kháng cự!

Xây dựng không khí nhóm tích cực

1. Bạn đã bao giờ đưa ra một đề xuất trong nhóm DingTalk, rồi cả nhóm im lặng đến mức nghe rõ cả tiếng muỗi bay? Đừng vội chặn luôn những đồng nghiệp "phật hệ" này, hãy tạo chút niềm vui để khuấy động không khí! Thử tổ chức "Đấu trường kiến thức kỳ lạ về DingTalk", người thắng nhận phần thưởng ảo "miễn điểm danh một ngày" (dù thực tế vẫn cần sếp duyệt, nhưng quan trọng là không khí!).
2. Xây dựng không khí tích cực không chỉ dựa vào hoạt động, mà còn nhờ những tương tác nhỏ hằng ngày. Khi thấy đồng nghiệp hoàn thành dự án, đừng ngại gửi một biểu tượng "👍" hoặc "👏", thậm chí thêm câu "Lần này thật sự nhờ bạn cứu nguy!" – một câu đơn giản có thể khiến họ cảm thấy mình không đơn độc.
3. Bạn cũng có thể tận dụng chức năng "Khen thưởng" trên DingTalk để công khai ghi nhận nỗ lực của đồng nghiệp. Tính năng này không chỉ thỏa mãn lòng tự trọng, mà còn khơi dậy tinh thần cạnh tranh lành mạnh – khi ai cũng muốn được "tường khen thưởng" chiếu sáng, tự nhiên sẽ chủ động tham gia nhiều hơn.
4. Hãy nhớ, môi trường ảo không đồng nghĩa với lạnh lùng. Hãy định kỳ tổ chức "buổi trà chiều trên mây", mọi người bật camera, ăn bánh quy và trò chuyện đời thường – điều này lại giúp cho sự hợp tác trong công việc trở nên trôi chảy hơn rất nhiều. Dù sao thì, ai nỡ từ chối hợp tác với đồng đội tích cực và từng mời mình ăn bánh quy ảo chứ?

Tóm lại, không khí nhóm không phải do may mắn, mà do sự "chỉn chu" trong cách vận hành. Bạn bỏ ra một phút để khen ngợi người khác, thế giới sẽ ấm áp thêm một phần.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!