Năm thông tin cần thiết để đăng ký công ty tại Hồng Kông, bí quyết hoàn thành nhanh trong 1-3 ngày

Yêu cầu thông tin pháp lý cơ bản khi đăng ký doanh nghiệp

Theo Luật Công ty (Chương 622), tất cả công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân mới thành lập đều phải nộp năm loại tài liệu pháp lý chính cho Cơ quan Đăng ký Công ty Hồng Kông để hoàn tất thủ tục thành lập pháp nhân. Các tài liệu này bao gồm: Mẫu NNC1, Điều lệ công ty (Articles of Association), giấy tờ tùy thân của giám đốc và cổ đông, bằng chứng địa chỉ văn phòng đăng ký, cũng như tài liệu bổ nhiệm giám đốc và thư ký công ty đầu tiên. Từ năm 2023, cơ quan đăng ký đã áp dụng toàn diện hình thức nộp hồ sơ điện tử thông qua hệ thống trực tuyến «e-Registry», thời gian xử lý chỉ mất 1 đến 3 ngày làm việc, rút ngắn đáng kể so với phương thức nộp bản in khoảng 10 ngày, phí đăng ký là 1.720 đô la Hồng Kông (bao gồm 1.425 đô la phí đăng ký và 295 đô la lệ phí đăng ký).

• Mẫu NNC1: Khai báo tên công ty, cấu trúc vốn và địa chỉ đăng ký; tên công ty phải được hệ thống kiểm tra không trùng lặp hoặc chứa từ ngữ cấm
• Điều lệ công ty: Có thể sử dụng mẫu quy định trong Phụ lục 1 của Luật Công ty (Table A), hoặc tự soạn điều khoản riêng nhưng không được trái với luật hiện hành
• Giấy tờ tùy thân và địa chỉ: Mỗi giám đốc/cổ đông cá nhân phải cung cấp bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc thẻ căn cước Hồng Kông, người không cư trú tại địa phương cần thêm bằng chứng cư trú trong vòng ba tháng gần nhất (ví dụ: sao kê ngân hàng)

Các lỗi thường gặp bao gồm sử dụng bản scan mờ, bỏ qua yêu cầu cư trú tại Hồng Kông đối với thư ký công ty (cá nhân phải cư trú tại Hồng Kông, tổ chức phải có giấy phép), hoặc chưa xác minh hiệu lực tài liệu. Cơ quan đăng ký sẽ đối chiếu chéo dữ liệu với Cục Nhập cảnh và Cục Thuế để xác minh tính xác thực. Nếu bị trả lại hồ sơ, trung bình sẽ bị trì hoãn 5 đến 7 ngày. Khuyến nghị sử dụng chứng chỉ số được chính phủ công nhận (e-Cert) để ký các tài liệu điện tử nhằm nâng cao độ tin cậy và hiệu quả xét duyệt.

Hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ tùy thân giám đốc và cổ đông

Giấy tờ tùy thân của giám đốc và cổ đông là một trong những yếu tố trọng tâm trong quá trình xét duyệt đăng ký. Theo quy định thẩm định khách hàng mở rộng (EDD) phiên bản nâng cấp năm 2023, tất cả cá nhân dù là cư dân Hồng Kông hay không đều phải nộp giấy tờ tùy thân rõ ràng và còn hiệu lực. Các tài liệu được chấp nhận bao gồm: Thẻ căn cước cư dân vĩnh viễn Hồng Kông, Hộ chiếu còn hiệu lực (áp dụng với người không cư trú), cùng bằng chứng cư trú do ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ công lập phát hành trong vòng ba tháng trở lại (ví dụ: hóa đơn điện nước hoặc sao kê thẻ tín dụng). Trường hợp cổ đông là pháp nhân (ví dụ: công ty mẹ), cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký công ty và thông tin về người thụ hưởng cuối cùng (UBO).

• Bản sao thẻ căn cước hoặc hộ chiếu phải hiển thị đầy đủ ảnh, họ tên, số chứng minh và thời hạn hiệu lực
• Tài liệu không phải tiếng Trung hoặc tiếng Anh phải đi kèm bản dịch tiếng Anh được công chứng bởi phiên dịch viên tuyên thệ
• Tất cả tài liệu nộp phải còn hiệu lực, nếu hết hạn sẽ khiến hồ sơ bị tạm dừng
• Giám đốc người nước ngoài nên bổ sung hồ sơ visa hoặc dấu nhập cảnh để chứng minh việc tham gia hoạt động kinh doanh hợp pháp tại Hồng Kông

Theo thông báo của Cơ quan Đăng ký Công ty năm 2024, các ứng viên đến từ khu vực tài phán rủi ro cao sẽ phải trải qua kiểm tra nguồn gốc tài chính và lý lịch nghiêm ngặt hơn. Trên thực tế, tình trạng bị trả lại hồ sơ do bằng chứng cư trú quá hạn hoặc chất lượng bản photocopy kém rất phổ biến. Khuyến nghị scan ở độ phân giải cao và ghi chú dòng chữ «Bản sao này phù hợp với bản gốc». Hồ sơ đầy đủ và đúng chuẩn có thể rút ngắn thời gian xét duyệt trung bình từ 5 đến 7 ngày làm việc, tránh ảnh hưởng tiến độ khai trương.

Quy định về địa chỉ văn phòng đăng ký hợp lệ

Theo Điều 640 của Luật Công ty, mỗi công ty trách nhiệm hữu hạn đăng ký tại Hồng Kông phải có một địa chỉ văn phòng đăng ký thực tế nằm trên lãnh thổ Hồng Kông, dùng để nhận thư từ chính phủ, thông báo tòa án và hồ sơ thuế. Địa chỉ này không được là hộp thư bưu điện (PO Box), cũng không được đặt ở nước ngoài, đồng thời phải đảm bảo có người tiếp nhận thư từ và tiếp đón khách trong giờ làm việc bình thường. Mặc dù không cần trùng khớp với địa điểm hoạt động thực tế, nhưng tính xác thực của địa chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm tuân thủ liên tục của doanh nghiệp.

• Ví dụ địa chỉ hợp lệ: Tầng 16, Căn 1601, Tòa nhà T1, Chung Hau Sunbeam Center, số 38 Đường Hung Cheong, Kowloon Bay (kèm hợp đồng thuê và hóa đơn điện)
• Tình huống thường bị từ chối: Điền mô tả mơ hồ như «kho bãi nào đó trên đường Tuen Mun» hoặc dùng căn hộ dân cư mà không có thư đồng ý của chủ nhà

Mặc dù luật cho phép dùng địa chỉ nhà ở (ví dụ: một căn hộ trên đường King's Road, Kowloon Tong), nhưng một số tòa nhà có điều khoản cấm sử dụng mục đích thương mại, ngân hàng cũng có thể từ chối chấp nhận loại địa chỉ này khi mở tài khoản. Nếu chuyển địa chỉ mà không nộp Mẫu ND2B cập nhật trong vòng 14 ngày, mức phạt tối đa có thể lên tới 50.000 đô la Hồng Kông và 1.000 đô la mỗi ngày. Năm 2024 từng có startup sử dụng địa chỉ nhà bạn, lâu ngày không có người nhận thư, cuối cùng bị tòa án ra lệnh thanh lý. Dự kiến năm 2025, Cơ quan Đăng ký sẽ phối hợp với Văn phòng Đánh giá Bất động sản & Thuế để triển khai «Cơ chế đánh giá độ tin cậy địa chỉ», sử dụng dữ liệu tiêu thụ điện và xác nhận thư từ để kiểm chứng tính xác thực. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn dịch vụ địa chỉ đăng ký chuyên nghiệp có hỗ trợ hạ tầng thương mại.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu NNC1

Mẫu thành lập pháp nhân NNC1 là tài liệu pháp lý chính thức gửi đến Cơ quan Đăng ký Công ty để xin thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, độ chính xác khi điền biểu mẫu quyết định trực tiếp đến khả năng thành công của việc đăng ký. Mọi sai sót thông tin hoặc không đúng định dạng đều có thể gây chậm trễ hoặc bị từ chối xét duyệt. Bước đầu tiên quan trọng là dự trữ tên công ty: Cần cung cấp ít nhất một tên dự kiến trong biểu mẫu và trước đó phải kiểm tra tính khả dụng thông qua hệ thống «Tra cứu tên công ty». Nếu tên chứa các từ nhạy cảm như «quốc tế», «tập đoàn», cần đính kèm giải thích.

• Khởi khai cấu trúc vốn: Phải liệt kê rõ tổng số cổ phần, mệnh giá mỗi cổ phần (ví dụ: HK$1.00) và tỷ lệ sở hữu cổ phần của từng cổ đông; kể từ năm 2023, hệ thống sẽ tự động đánh dấu các khai báo bất thường khi không điền mệnh giá
• Thông tin cổ đông ban đầu và người sáng lập: Mỗi người sáng lập phải cung cấp họ tên đầy đủ, số chứng minh, địa chỉ liên lạc và số lượng cổ phần nắm giữ; người không cư trú cần đồng thời nộp bản sao bằng chứng cư trú
• Mô tả ngành nghề kinh doanh: Tránh ghi chung chung như «thương mại» hoặc «đầu tư», cần nêu cụ thể (ví dụ: «nhập khẩu và bán lẻ đồ thủ công Đông Nam Á»)
• Tuyên bố đồng ý của giám đốc: Tất cả giám đốc phải ký tuyên bố theo Khoản 7(1), xác nhận hiểu rõ nghĩa vụ tín nhiệm; khi nộp online cần tích vào ô xác nhận

Khi nộp qua e-Registry, các sự cố kỹ thuật thường gặp bao gồm định dạng PDF không phù hợp (chỉ chấp nhận PDF/A), chữ ký mờ hoặc xác minh email quá thời gian. Sau khi nộp thành công, thông thường trong vòng 1 giờ sẽ nhận được thông báo tiếp nhận CR(S)-1. Nếu hệ thống báo «thiếu thông tin», cần ngay lập tức kiểm tra Mục 4 (vốn) và Mục 8 (thông tin giám đốc) có phù hợp với kế hoạch kinh doanh hay không. Từ Quý II năm 2024, Cơ quan Đăng ký đã triển khai kiểm toán động đối với địa chỉ liên lạc giả mạo, tương lai dự kiến áp dụng công nghệ AI để phát hiện các mô hình rủi ro, người sáng lập nên kiên trì nguyên tắc trung thực và ổn định.

Có bắt buộc phải nộp Điều lệ công ty hay không?

Điều lệ công ty (Articles of Association) là văn bản pháp lý xác định khung quản trị công ty, quy định rõ ràng về quyền lợi cổ đông, quyền hạn giám đốc và quy trình ra quyết định. Theo yêu cầu của Cơ quan Đăng ký Công ty Hồng Kông, mỗi công ty mới thành lập đều phải nộp một bản đã được thỏa thuận, có thể chọn sử dụng điều khoản Table A trong Phụ lục 1 của Luật Công ty hoặc tự soạn điều lệ riêng. Tuy nhiên, việc chỉ dựa vào Table A ngày càng khó đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt trong trường hợp cấu trúc cổ phần phức tạp hoặc có nhiều nhà đầu tư.

• Table A cung cấp khung mặc định, phù hợp với startup đơn giản, nhưng thiếu các điều khoản về cổ phần ưu đãi, quyền kéo bán (drag-along) hay điều khoản chống pha loãng
• Các công ty liên doanh hoặc công ty công nghệ thu hút vốn đầu tư mạo hiểm nên soạn điều lệ riêng để xác định rõ quyền bổ nhiệm giám đốc và quyền phủ quyết giao dịch lớn
• Một vụ tranh chấp cổ đông của công ty fintech năm 2023 cho thấy, do không sửa đổi điều khoản giới hạn chuyển nhượng trong Table A, người sáng lập không thể ngăn chặn cổ phần chảy ra bên ngoài, dẫn đến khủng hoảng quyền kiểm soát

Điều lệ tùy chỉnh giúp tăng khả năng kiểm soát cơ chế giải quyết tranh chấp, ví dụ như đưa điều khoản trọng tài vào để tránh kiện tụng công khai, bảo vệ bí mật kinh doanh. Với doanh nghiệp gia đình hoặc tập đoàn sở hữu nhiều tầng, điều lệ do luật sư chuyên nghiệp soạn thảo giúp phòng ngừa rủi ro kế thừa hoặc cơ chế thoái lui mơ hồ. Trong hai năm qua, số vụ tranh chấp do điều lệ khuyết tật tăng hơn 30%, phần lớn bắt nguồn từ mâu thuẫn giữa thỏa thuận cổ đông và điều lệ. Khuyến nghị thuê cố vấn pháp lý khi thiết lập kết cấu VIE, thu hút nhà đầu tư tổ chức hoặc có sắp xếp quyền biểu quyết khác biệt. Một điều lệ mang tính chiến lược không chỉ đáp ứng yêu cầu đăng ký, mà còn là nền tảng cho khả năng quản trị bền vững của doanh nghiệp.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!