Cách doanh nghiệp Hồng Kông sử dụng hộp thư để đăng ký tài khoản DingTalk

Tại sao chọn DingTalk? Vì nó chính là "dao quân sự Thụy Sĩ" trong lĩnh vực giao tiếp doanh nghiệp! Tin nhắn tức thì nhanh hơn chớp, một cú nhấp gửi tin nhắn, âm thanh, video, thậm chí biểu tượng cảm xúc phong phú đến mức có thể mở bảo tàng. Kinh khủng hơn nữa, bạn không còn phải chuyển đổi điên cuồng giữa email, WhatsApp và WeChat – DingTalk giải quyết tất cả, đúng là thiên thần cứu rỗi nhân viên văn phòng.

Chức năng chia sẻ tài liệu còn đỉnh cao hơn. Tải lên một bản hợp đồng, toàn bộ nhóm nhận ngay lập tức, lại còn theo dõi được ai đã xem, ai đang lười biếng chưa mở. Quản lý phiên bản khiến cái nạn "bản cuối cùng_đã sửa_bản thực sự cuối cùng_v3" từ nay biến mất hoàn toàn. Sắp xếp cuộc họp cũng vô cùng thân thiện, chỉ cần một thao tác đặt lịch, hệ thống tự động nhắc nhở, người đến trễ sẽ bị đánh dấu đỏ "dễ thương", sếp nhìn thấy cười hí ha, nhân viên nhìn thấy tim đập thình thịch.

DingTalk tại giới doanh nghiệp Hồng Kông đã không còn xa lạ, từ các công ty thương mại nhỏ đến các tổ chức tài chính đa quốc gia, ai cũng đang dùng. Bảo mật cao, hỗ trợ đa ngôn ngữ, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vận hành song song Trung Quốc - Hồng Kông. Hơn nữa, nó kết nối liền mạch với hệ sinh thái Alibaba, nếu sau này muốn làm thương mại điện tử hay tích hợp tài chính? Con đường đã được dọn sẵn rồi.

Quan trọng nhất là — cách kích hoạt đơn giản đến khó tin, ngay cả cô chú trợ lý hành chính cũng chỉ cần ba bước là xong. Chương tiếp theo sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị những gì trước khi có thể dùng email để mở tài khoản DingTalk, nhớ đừng bỏ lỡ!

Công việc chuẩn bị: Đừng nghĩ là lao vào làm liền, hoàn tất các bước chuẩn bị mới là thể hiện chuyên nghiệp!

Muốn dùng email công ty Hồng Kông để mở tài khoản DingTalk? Tuyệt đối đừng vội nhấn "đăng ký", nếu không rất dễ trở thành con ruồi không đầu — bay tứ tung nhưng chẳng làm được gì. Trước tiên, email công ty của bạn phải hiệu lực và ổn định, chứ không phải loại Gmail cá nhân hay Outlook phiên bản gia đình tùy tiện. DingTalk ưa dùng hộp thư doanh nghiệp, vì vậy hãy đảm bảo bạn có quyền gửi/nhận email và có thể nhận được thư xác minh — nhớ kỹ, nếu bộ phận IT thường xuyên lọc thư từ "máy chủ nước ngoài", lá thư xác minh này có thể bị xử lý như rác bất cứ lúc nào!

Tiếp theo, hãy bắt tay vào tải xuống và cài đặt ứng dụng DingTalk. Dù bạn dùng iOS hay Android, chỉ cần vào cửa hàng ứng dụng chính thức tìm từ khóa "DingTalk" là tìm được bản gốc. Tuyệt đối đừng tham nhanh tải từ các trang web bên thứ ba, biết đâu lại dính mã độc biến thành "biến hình DingTalk"? Người dùng máy tính cũng nên cài thêm bản dành cho máy tính, vì rõ ràng làm việc đọc tài liệu, họp và gõ chữ ở đâu thoải mái hơn. Nhân tiện nhắc một câu, trước khi cài nên dọn dẹp chút dung lượng điện thoại, vì DingTalk không phải ứng dụng nhẹ, để dư chút chỗ tránh tình trạng đang đăng ký giữa chừng bỗng hiện thông báo "không đủ dung lượng lưu trữ", xấu hổ đến mức muốn chui xuống đất trốn.

Cuối cùng, gọi đồng nghiệp chuẩn bị sẵn địa chỉ email công ty và thông tin cơ bản, để khi đăng ký có thể làm xong luôn, khỏi phải suốt ngày hỏi "email của cậu là This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. hay This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.?" — giao tiếp chưa bắt đầu, đã rối rồi sao?

Đăng ký tài khoản DingTalk: Từng bước đơn giản, mẹ bạn cũng làm được!

Đã sẵn sàng để thể hiện tài năng chưa? Ở chương trước chúng ta đã hoàn tất công việc chuẩn bị — email đã xác minh xong, ứng dụng đã cài đặt xong, bây giờ là phần thú vị nhất: đăng ký tài khoản DingTalk! Đừng lo, quy trình đơn giản như bóc gói khoai tây chiên vậy. Mở ứng dụng DingTalk hoặc phiên bản web, nhấn "đăng ký tài khoản mới", sau đó chọn "đăng ký bằng email" — nhớ kỹ, nhất định phải dùng email công ty, đừng tiện tay dùng email cá nhân Gmail, vừa thiếu chuyên nghiệp lại dễ gây rối loạn quản lý về sau!

Sau khi nhập địa chỉ email công ty, hệ thống sẽ tự động gửi một email xác minh vào hộp thư đến của bạn. Chờ một chút, thường chỉ vài giây là tới, nếu quá một phút vẫn chưa thấy, hãy lập tức kiểm tra hộp thư rác, đôi khi những精灵 công nghệ này thích chơi trò trốn tìm. Nhấp vào liên kết xác minh trong email, sau đó làm theo hướng dẫn để điền tên công ty, ngành nghề và tên thật của bạn. Nhớ là phải dùng tên thật nhé, đừng điền "Trương Vô Kị" hay "CEO Tiểu Điềm Điềm", nghe thì oai thật nhưng đồng nghiệp vào sẽ không nhận ra bạn đâu!

Bước cuối cùng, thiết lập một mật khẩu mạnh — tối thiểu tám ký tự, tốt nhất gồm chữ cái, số và ký hiệu, ví dụ như "DingTalk2024!", đừng dùng "12345678" nữa, công ty bạn không phải bãi đậu xe! Sau khi hoàn tất, "ting" một tiếng, tài khoản doanh nghiệp DingTalk của bạn chính thức ra đời, bước tiếp theo có thể bắt đầu mời đồng nghiệp vào đội, cùng nhau chiến đấu theo nhóm!

Mời đồng nghiệp tham gia? Hãy cùng bắt đầu khám phá DingTalk bằng cách "gửi email" nào! Sau khi đăng ký xong tài khoản, bạn không thể cô đơn lang thang một mình trong thế giới DingTalk, phải rủ cả đội đồng nghiệp cùng lên thuyền mới vui được! Bước đầu tiên, vào trang chủ DingTalk, truy cập vào nền tảng doanh nghiệp của bạn, sẽ thấy nút thần kỳ mang tên "mời thành viên", nhấn vào là có ngay! Bạn có thể chọn sao chép liên kết mời riêng biệt, hoặc trực tiếp nhập địa chỉ email của đồng nghiệp, hệ thống sẽ tự động giúp bạn gửi một email "nhắc nhở nhẹ nhàng: sếp bảo cậu dùng DingTalk".

Email mời này không chỉ lịch sự mà còn rất rõ ràng, bên trong chứa liên kết và hướng dẫn đơn giản, dù là chị kế toán vốn mù công nghệ cũng biết cách tham gia. Hay nhất là, khi đồng nghiệp vừa nhấn vào liên kết và đăng ký thành công, hệ thống lập tức bật thông báo, bạn còn nhận được tin nhắn cập nhật thời gian thực, khỏi phải suốt ngày hỏi "này, cậu có nhận được email không?", đúng là giải phóng đôi tay! Hơn nữa, DingTalk sẽ tự động ghi nhận ai đã tham gia, ai còn đang "đã đọc nhưng không hồi âm", thuận tiện để bạn theo dõi những người chậm trễ.

Hãy nhớ, giao tiếp nhóm không thể chờ đợi, nhanh tay dùng email phát động một đợt mời gọi, để mọi người cùng lên DingTalk, làm việc liền mạch, tin nhắn không còn rơi xuống biển!

Đồng nghiệp đã đông đủ, bước tiếp theo là thiết lập cơ cấu tổ chức, đừng để cả công ty trông như một đội bóng không huấn luyện viên chạy lung tung khắp nơi! Lúc này cần đến chức năng "cơ cấu tổ chức" của DingTalk phát huy sức mạnh. Trước tiên, quản trị viên (Admin) đăng nhập, vào mục "Danh bạ", nhấn "thêm bộ phận", bắt đầu xây dựng "tòa nhà doanh nghiệp" của công ty bạn. Từ ban quản lý cấp cao, bộ phận marketing, hỗ trợ IT đến vua phòng trà (chính là thư ký của bạn), mỗi bộ phận đều có thể phân chia rõ ràng, ngay cả thực tập sinh cũng có vị trí riêng, không cần phải hỏi mãi ai quản ai nữa.

Thiết lập quyền hạn mới là điều quan trọng — chẳng lẽ bạn muốn bộ phận kế toán xem được tin nhắn riêng tư giữa sếp và thư ký? DingTalk cho phép bạn phân bổ vai trò khác nhau cho từng bộ phận hoặc cá nhân, ví dụ như "quản trị viên", "thành viên thông thường" hay "thành viên hạn chế", thậm chí có thể tuỳ chỉnh ai được phát thông báo, ai duyệt quy trình, hay ẩn các bộ phận nhạy cảm. Muốn chơi khéo? Thiết lập chế độ "chỉ đọc" cho một số người, họ chỉ xem được chứ không đăng được, đỡ tốn bao phiền toái.

Sau khi phân bổ vai trò, kéo thả nhân viên vào bộ phận tương ứng, hệ thống sẽ tự động cập nhật danh bạ. Nhớ rằng, hãy thường xuyên kiểm tra cơ cấu, đặc biệt khi có người nghỉ việc hay chuyển vị trí, đừng để "nhân viên ma" tiếp tục ở lại hệ thống ăn bánh kẹo. Làm xong bước này, đội ngũ của bạn mới thật sự ngăn nắp, giao tiếp nhanh hơn cả giao đồ ăn外卖!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!