สมุดโทรศัพท์บริษัท DingTalk: ความลับที่ทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น

คุณเคยเจอไหม เวลาที่ต้องการหาเบอร์โทรของเพื่อนร่วมงานในบริษัท แต่กลับต้องควานหาในรายชื่อผู้ติดต่อในมือถือ อีเมล หรือแม้แต่ถามคนนี้ทีคนนั้นที กว่าจะเจอ? ไม่ต้องกังวลอีกต่อไป เพราะ ไดเรกทอรีบริษัทของ DingTalk คือฮีโร่ผู้มาช่วยคุณในสถานการณ์อันน่าอับอายเหล่านี้ มันไม่ใช่แค่รายการ "ชื่อ + เบอร์โทร" ธรรมดา แต่เป็นแผนที่ทางสังคมขององค์กรที่มีชีวิตชีวา ลองนึกภาพดูว่า ทุกคนในบริษัท จากผู้บริหารระดับสูงสุด ไปจนถึงพนักงานฝึกงาน ตำแหน่ง แผนก เบอร์ต่อใน ที่อยู่อีเมล หรือแม้แต่เลขที่นั่งทำงาน ล้วนอยู่ในมือถือของคุณอย่างเป็นระบบ แค่แตะครั้งเดียวก็สามารถส่งข้อความ โทรออก หรือส่งอีเมลได้ รวดเร็วกว่าการสั่งอาหารเสียอีก!

ไดเรกทอรีนี้ไม่ใช่สมุดรายชื่อกระดาษที่ตายตัว แต่เป็นระบบอัจฉริยะที่ซิงค์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามา แค่ผู้ดูแลระบบตั้งค่าเพียงครั้งเดียว ทุกคนในบริษัทจะเห็นชื่อของคนใหม่ทันที ไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลประกาศว่า "นี่คือเพื่อนร่วมงานคนใหม่ของเรา" อีกต่อไป ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ระบบรองรับโครงสร้างแผนกแบบต้นไม้ (Tree Structure) ทำให้แผนกการตลาดไม่ไปโผล่ในกลุ่มพัฒนาสินค้าโดยไม่ตั้งใจ โครงสร้างชัดเจนเป็นลำดับชั้นเหมือนละคร宮鬥 และยังสามารถควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างละเอียด — ไม่ใช่ทุกคนที่จะสามารถดูเบอร์ส่วนตัวของผู้บริหารระดับสูงได้ ช่วยทั้งการรักษาความเป็นส่วนตัวและรักษาความเรียบร้อยขององค์กร

ที่สำคัญยิ่งไปกว่านั้น ไดเรกทอรีนี้ผสานรวมกับฟีเจอร์อื่น ๆ ของ DingTalk ได้อย่างไร้รอยต่อ ต้องการนัดประชุม? แค่เลือกชื่อจากไดเรกทอรีแล้วสร้างกลุ่มใหม่ทันที ต้องการส่งประกาศ? กดเลือกทั้งแผนกได้ในคลิกเดียว นี่ไม่ใช่แค่ไดเรกทอรีธรรมดา แต่คือศูนย์กลางการสื่อสารขององค์กร!

เพิ่งเข้าใจว่าไดเรกทอรีบริษัทของ DingTalk คืออะไรใช่ไหม? อย่าเพิ่งรีบ ตอนนี้เราจะพาคุณเริ่มต้นใช้งานอย่างเป็นขั้นเป็นตอน ก่อนอื่น เปิดหน้าหลังบ้านการจัดการของ DingTalk แล้วคลิกเข้าไปที่ "การจัดการไดเรกทอรี" เหมือนกับการเปิดกุญแจประตูบริษัท ภารกิจแรกที่รอคุณอยู่คือการเพิ่มพนักงาน คุณสามารถพิมพ์ชื่อทีละคน แต่วิธีที่ฉลาดกว่าคือใช้ฟีเจอร์ "เพิ่มแบบกลุ่ม" ซึ่งช่วยนำพนักงานทั้งบริษัทเข้าระบบพร้อมกันในครั้งเดียว ประหยัดเวลาและแรงงาน ราวกับใช้เครื่องดูดฝุ่นทำความสะอาดพรม — สะอาด รวดเร็ว และหมดจด!

ขั้นตอนต่อไปคือการจัดกลุ่มแผนก อย่าปล่อยให้ทุกคนวิ่งไปมาแบบไม่มีทิศทาง สร้างแผนกและแผนกย่อยตามโครงสร้างองค์กรจริง เช่น ภายใต้ "แผนกการตลาด" แบ่งย่อยเป็น "ทีมเนื้อหา" และ "ทีมออกแบบ" ชัดเจนเป็นลำดับชั้น ทำให้การสื่อสารแม่นยำตรงจุด อย่าลืมตั้งชื่อให้ชัดเจน อย่าใช้ชื่ออย่าง "กลุ่มชั่วคราว (ฉบับสุดท้าย 2)" ที่ทำให้คนอื่นอ่านแล้วรู้สึกงง

การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงคือหัวใจสำคัญ! ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดได้ว่าใครสามารถดูรายชื่อทั้งบริษัท ใครสามารถดูได้เฉพาะแผนกตนเอง เช่น ฝ่ายบุคคลสามารถดูข้อมูลทุกคนได้ แต่พนักงานฝึกงานอาจเห็นได้เฉพาะหัวหน้าโดยตรงเท่านั้น วิธีนี้ช่วยทั้งการปกป้องความเป็นส่วนตัวและป้องกันการใช้ข้อมูลเกินความจำเป็น เคล็ดลับเล็ก ๆ : ควรทบทวนสิทธิ์การเข้าถึงเป็นประจำ เหมือนการล้างตู้เสื้อผ้า ลบสิทธิ์ที่ไม่จำเป็นออก เพื่อให้ระบบปลอดภัยยิ่งขึ้น

สุดท้าย อย่าลืมส่งเสริมให้พนักงานกรอกข้อมูลส่วนตัวให้ครบถ้วน ใส่รูปโปรไฟล์และตำแหน่งงาน ทำให้ไดเรกทอรีไม่ใช่แค่รายชื่อที่เย็นชา แต่กลายเป็นแผนที่ทีมงานที่มีชีวิตชีวา!

ใครบอกว่าไดเรกทอรีมีไว้แค่ "เช็คเบอร์โทร"? ในโลกของ DingTalk ไดเรกทอรีบริษัทคือผู้ช่วยอัจฉริยะที่ซ่อนความสามารถไว้อย่างล้ำลึก! ฟีเจอร์นำเข้าแบบกลุ่ม ทำให้คุณไม่ต้องพิมพ์ชื่อพนักงานทีละคนอีกต่อไป เพียงอัปโหลดไฟล์ Excel ก็สามารถเพิ่มข้อมูลพนักงานได้ร้อยกว่าคนภายในไม่กี่วินาที แม้แต่นักศึกษาฝึกงานอย่างเล็กหวังก็ใช้งานได้คล่อง จนเจ้านายเห็นแล้วยังต้องกดไลก์

ที่เจ๋งกว่านั้นคือการซิงค์ข้อมูลอัตโนมัติ — เมื่อฝ่ายบุคคลอัปเดตโครงสร้างองค์กรในระบบหลังบ้าน ไดเรกทอรีของทั้งบริษัทจะอัปเดตทันที หมดกังวลเรื่อง "ผู้อำนวยการกลายเป็นผู้จัดการ" แต่ยังเรียกตำแหน่งเดิมอยู่ ฟีเจอร์ค้นหาที่ทรงพลังยังช่วยให้คุณหาคนได้อย่างแม่นยำ ต้องการหา "คุณผู้หญิงจางที่อยู่แผนกการตลาดและชงกาแฟเก่ง"? พิมพ์ "การตลาด+กาแฟ" ผลลัพธ์ก็โผล่ทันที เหลือแค่ไม่แนบรูปภาพลาเต้อาร์ตที่เธอชงเท่านั้น!

ฟีเจอร์กรองข้อมูลก็เป็นทีมเวิร์กชั้นยอด สามารถกรองตามแผนก ตำแหน่ง หรือกลุ่มโครงการได้ในคลิกเดียว ตอนที่ต้องทำงานร่วมกับแผนกอื่น คุณสามารถหาผู้ติดต่อได้ใน 3 วินาที ช่วยให้การนัดประชุมรวดเร็ว แม่นยำ และตรงเป้า ยิ่งไปกว่านั้น ยังสามารถใช้ "แท็กอัจฉริยะ" ของ DingTalk สร้างหมวดหมู่เอง เช่น "กำลังเดินทาง" หรือ "สมาชิกหลักของโครงการ" เพื่อให้การสื่อสารแม่นยำราวกับระบบนำทาง

ฟีเจอร์ขั้นสูงเหล่านี้เหมือนกับ "ต้นไม้ทักษะลับ" ของไดเรกทอรี เมื่อคุณใช้งานครบทุกอย่าง ประสิทธิภาพการทำงานของคุณจะพุ่งสูงขึ้นราวกับโหมดขับเคลื่อนอัตโนมัติ

คุณคิดว่าไดเรกทอรีมีไว้แค่โทรหาคนใช่ไหม? คุณประเมินค่าไดเรกทอรีของ DingTalk ต่ำไปแล้ว! บริษัทอีคอมเมิร์ซชื่อดังแห่งหนึ่งเคยประสบปัญหาประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกล้มเหลว ทำให้การประชุมโครงการมักจะ "คนมา แต่ใจไม่มา" หลังจากที่พวกเขาได้นำโครงสร้างองค์กรทั้งหมดมาใส่ในไดเรกทอรีของ DingTalk พร้อมกับใช้แท็กแผนกและการจัดหมวดหมู่ตามหน้าที่ ปรากฏว่าเกิดสิ่งมหัศจรรย์ขึ้น — เวลาที่ใช้ในการสร้างกลุ่มโครงการลดลงถึง 70% แม้แต่พนักงานธุรการก็สามารถหาพนักงานไอทีเพื่อขอความช่วยเหลือได้ในวินาทีเดียว ไม่ต้องตะโกนถามในสามกลุ่มว่า "มีใครอยู่ไหม?" อีกต่อไป

อีกหนึ่งบริษัทออกแบบขนาดกลาง ที่มีอัตราการเปลี่ยนแปลงพนักงานสูง ทุกครั้งที่มีพนักงานใหม่เข้ามา พนักงานเก่าต้องจำชื่อใหม่ทั้งหมด ตั้งแต่เปิดใช้ฟีเจอร์ "ซิงค์อัตโนมัติ" และ "อัปเดตแผนกล่าสุดแบบไดนามิก" ของไดเรกทอรี DingTalk พอพนักงานใหม่เริ่มงาน รูปโปรไฟล์ ตำแหน่ง และเบอร์ต่อจะขึ้นแสดงในระบบโดยอัตโนมัติ เหมือนมีผู้ช่วย HR ที่ทำงานอย่างเงียบ ๆ ให้บริษัท ที่เจ๋งกว่านั้นคือ พวกเขาใส่ข้อมูล "ทักษะที่เชี่ยวชาญ" ไว้ในช่องหมายเหตุของไดเรกทอรี ถ้าต้องการหาคนที่ทำอนิเมชันได้ ก็แค่ค้นหาคำว่า "AE" ผลลัพธ์ก็โผล่ทันที เร็วกว่าการค้นหาในสารานุกรมอีก!

คำแนะนำในการใช้งาน: อย่าใช้ไดเรกทอรีแค่เป็นสมุดโทรศัพท์ ควรใช้ "ช่องข้อมูลที่กำหนดเอง" ระบุบทบาทในโครงการหรือข้อมูลการเวร พร้อมกับใช้ฟีเจอร์ค้นหาอย่างรวดเร็ว เพื่อให้การสื่อสารไม่ "ติดขัดเพราะหาคนไม่เจอ" จำไว้ว่า ไดเรกทอรีที่ชาญฉลาด ดีกว่าการส่งการแจ้งเตือนในกลุ่มสิบกลุ่มเสียอีก!

• ปัญหาที่ 1: ทำไมฉันถึงหาชื่อเพื่อนร่วมงานในไดเรกทอรีไม่เจอ?
  อย่าเพิ่งตกใจ ก่อนอื่นตรวจสอบว่าคนนั้นได้เข้าร่วมองค์กรแล้วหรือยัง บางครั้งพนักงานใหม่ยังไม่ได้ดำเนินการเข้าทำงานให้เสร็จ หรือคุณอาจพิมพ์ชื่อผิด (เช่น พิมพ์ "จางเหว่ย" เป็น "จางเหว่ย" ด้วยตัวอักษรต่างกัน) อีกสาเหตุหนึ่งอาจเป็นเรื่องสิทธิ์การเข้าถึง — ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่าให้เห็นได้เฉพาะแผนกตนเอง ทำให้คุณไม่สามารถเห็นพนักงานแผนกอื่นได้ นี่ไม่ใช่ข้อผิดพลาดของระบบ แต่เป็น "การป้องกันความปลอดภัย" ที่คอยปกป้องความลับของบริษัท!
• ปัญหาที่ 2: ฉันแก้ไขข้อมูลส่วนตัวแล้ว แต่คนอื่นยังเห็นข้อมูลเก่าอยู่?
  ปกติแล้วข้อมูลใน DingTalk จะซิงค์แบบทันที แต่หากเกิดความล่าช้า คุณสามารถลองออกจากระบบแล้วเข้าใหม่ หรือตรวจสอบว่าคุณใช้งานหลายอุปกรณ์พร้อมกันหรือไม่ ซึ่งอาจทำให้เกิดข้อขัดแย้ง นอกจากนี้ บางช่องข้อมูลต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบก่อนจึงจะอัปเดตได้ อย่าเพิ่งหมดหวัง แค่กระบวนการยังอยู่ระหว่างดำเนินการเท่านั้น!
• ปัญหาที่ 3: ไดเรกทอรีมีคนเยอะมาก แล้วจะหาผู้ติดต่อสำคัญได้อย่างไรให้เร็ว?
  ใช้ฟีเจอร์ "ติดดาวผู้ติดต่อ" ได้เลย ใส่ชื่อเจ้านาย เลขา พนักงานไอที ลงไป แล้วเข้าถึงได้ทันทีเพียงคลิกเดียว หรือจะสร้างแท็กเอง เช่น "ทีมโครงการ A" หรือ "ทีมแบดมินตันวันศุกร์" เพื่อจัดกลุ่มให้เป็นระเบียบ การสื่อสารจะไม่ยุ่งเหยิงอีกต่อไป
• ปัญหาที่ 4: เปลี่ยนมือถือแล้ว ข้อมูลในไดเรกทอรีจะหายไหม?
  ไม่หาย! ขอแค่คุณล็อกอินด้วยบัญชี DingTalk เดิม ข้อมูลทั้งหมดจะซิงค์ผ่านคลาวด์ แม้แต่ข้อความหมายเหตุที่คุณจดไว้ว่า "เจ้านาย — ต้องพูดอย่างระวัง" ก็จะยังคงอยู่เหมือนเดิม

DomTech เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง ให้บริการโซลูชัน DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือโทรติดต่อเราที่ (852)4443-3144 หรือส่งอีเมลมาที่ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและดูแลระบบมืออาชีพ พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย สามารถให้คำปรึกษาและบริการโซลูชัน DingTalk อย่างมืออาชีพแก่คุณได้!