دليل دليل: أسرار التواصل الأسهل في دينغ توك دينغ

هل سبق أن حاولت في شركتك العثور على رقم هاتف زميل عمل، وفتشت دليل هاتفك، ورسائلك الإلكترونية، وسَألت ثلاثة أشخاص، ومع ذلك لم تجده؟ لا تقلق، فـدليل الاتصال الخاص بشركة DingTalk هو البطل الخارق الذي سيُنقذك من هذه اللحظات المحرجة! إنه ليس مجرد قائمة "اسم + رقم هاتف"، بل خريطة اجتماعية ديناميكية للشركة. تخيل أن معلومات جميع الموظفين من المدير التنفيذي إلى المتدربين، مثل مناصبهم، وأقسامهم، وأرقام هواتفهم الداخلية، وعناوين بريدهم الإلكتروني، وحتى أرقام مقاعدهم، كلها منظمة بدقة في هاتفك، ويمكنك بنقرة واحدة إرسال رسالة، أو إجراء مكالمة، أو إرسال بريد إلكتروني، أسرع من طلب وجبة خارجية بكثير!

هذا الدليل ليس كتيبًا ورقيًا ثابتًا، بل نظام ذكي يتم تحديثه تلقائيًا. عندما ينضم موظف جديد، يقوم المسؤول بإعداد ملفه، ويظهر الموظف الجديد فورًا لجميع الموظفين في الشركة، دون الحاجة لإرسال بريد جماعي يقول "هذا زميلي الجديد". والأكثر إثارة هو دعمه لهيكل الأقسام على شكل شجرة، بحيث لا يتم إضافة موظفي قسم التسويق عن طريق الخطأ إلى مجموعة التطوير، ويكون التسلسل الهرمي واضحًا كتسلسل دراماتيكية القصر الإمبراطوري. بالإضافة إلى ذلك، يمكن التحكم بدقة في الصلاحيات — فليس كل شخص يستطيع رؤية الرقم الخاص للمسؤولين الكبار، مما يحمي الخصوصية ويحافظ على النظام.

والأهم من ذلك، أنه مدمج بسلاسة مع باقي ميزات DingTalk. تريد عقد اجتماع؟ قم مباشرة بإنشاء مجموعة من خلال دليل الاتصال. تريد إرسال إشعار؟ اختر القسم بأكمله بنقرة واحدة. هذا ليس مجرد دليل اتصال، بل المركز العصبي للتواصل في المؤسسة!

هل فهمت للتو ما هو دليل الاتصال الخاص بشركة DingTalk؟ لا تقلق، سنقوم الآن بتوجيهك خطوة بخطوة لبدء استخدامه! أولاً، افتح لوحة تحكم إدارة DingTalk، وانقر على "إدارة دليل الاتصال"، كأنك تفتح المفتاح الذي يفتح باب شركتك، والمهمة الأولى التي تنتظرك هي: إضافة الموظفين. يمكنك إدخال الأسماء يدويًا واحدًا تلو الآخر، لكن الطريقة الأذكى هي استخدام ميزة "الإضافة الجماعية"، حيث يمكنك استيراد جميع موظفي الشركة دفعة واحدة، لتوفير الوقت والجهد، تمامًا كما لو كنت تستخدم مكنسة كهربائية لتنظيف السجادة — سريع ودقيق!

بعد ذلك، يأتي تصنيف الأقسام، فلا تدع الموظفين يتجولون كالفريسة الضالة. قم بإنشاء الأقسام والأقسام الفرعية وفقًا لهيكل الشركة الفعلي، مثل إنشاء قسم "التسويق" ثم تقسيمه إلى "فريق المحتوى" و"فريق التصميم"، ليكون التسلسل واضحًا والتواصل دقيقًا. وتذكر أن تستخدم أسماءً واضحة، وتجنب أسماء مثل "مجموعة مؤقتة (النسخة النهائية 2)" التي تجعل الناس يضحكون ويحزنون في آن واحد.

أما إعداد الصلاحيات فهو الجزء الأهم! يمكن للمديرين تحديد من يستطيع رؤية قائمة الشركة بأكملها، ومن يُسمح له برؤية قسمه فقط. على سبيل المثال، يمكن لقسم الموارد البشرية رؤية جميع الموظفين، بينما قد يُسمح للمتدرب برؤية مشرفه المباشر فقط. بهذه الطريقة يتم حماية الخصوصية ومنع إساءة استخدام المعلومات. نصيحة صغيرة: قم بمراجعة الصلاحيات بشكل دوري، تمامًا كما تُنظف درجك، واحذف أذونات الدخول الزائدة لجعل النظام أكثر أمانًا.

وأخيرًا، شجع الموظفين على تعبئة معلوماتهم الشخصية، وإضافة صور رمزية (أفاتار) ومناصبهم الوظيفية، لتحويل دليل الاتصال من قائمة باردة من الأسماء إلى خريطة حية لفريق العمل!

من قال إن دليل الاتصال أداة فقط للبحث عن أرقام الهواتف؟ في عالم DingTalk، فإن دليل الاتصال هو في الحقيقة "خادم ذكي" مليء بالقدرات الخفية! تتيح لك ميزة الاستيراد الجماعي تجنب إدخال بيانات الموظفين يدويًا واحدة تلو الأخرى، فقط قم برفع ملف Excel، وخلال ثوانٍ يتم استيراد مئات الموظفين، حتى المتدرب "شياو وانغ" يمكنه التعامل معها بسهولة، مما يدفع المدير للإعجاب والتصفيق.

والأكثر إثارة هو المزامنة التلقائية — عندما يقوم قسم الموارد البشرية بتحديث هيكل الشركة في الخلفية، يتم تحديث دليل الاتصال في جميع أنحاء الشركة فورًا، فلا داعي للقلق من مواجهة مواقف محرجة مثل مخاطبة "المدير العام" بلقب "المدير" بعد تغيير منصبه. مع وظيفة البحث القوية، إذا أردت العثور على "الآنسة تشانغ من قسم التسويق التي تجيد تحضير القهوة"، فقط اكتب "تسويق + قهوة"، وستظهر النتيجة فورًا، كأن الصورة المزبدة التي تصنعها بقدرتها على تحضير القهوة ستُرفق تلقائيًا!

كما أن ميزة التصفية هي حليف استراتيجي ممتاز، حيث يمكنك تصفية النتائج حسب القسم، أو المنصب، أو فريق المشروع بنقرة واحدة، مما يساعدك في تحديد الشخص المسؤول خلال ثلاث ثوانٍ عند التعاون بين الأقسام، ويجعل دعوات الاجتماعات دقيقة وسريعة. بل ويمكنك دمجها مع ميزة "الوسوم الذكية" في DingTalk، لإنشاء تصنيفات مخصصة مثل "في رحلة عمل"، أو "عضو أساسي في المشروع"، لجعل التواصل دقيقًا كنظام الملاحة.

هذه الميزات المتقدمة تشبه "شجرة المهارات المخفية" في دليل الاتصال، وعند تفعيلها بالكامل، ترتفع كفاءة العمل إلى مستوى "القيادة الذاتية".

هل تظن أن دليل الاتصال يستخدم فقط للعثور على رقم هاتف زميل عمل؟ إذا كنت تفكر بهذه الطريقة، فأنت تقلل من شأن دليل الاتصال الخاص بـ DingTalk! إحدى شركات التجارة الإلكترونية المعروفة كانت تعاني من ضعف الكفاءة في التعاون بين الأقسام، وكانت اجتماعات المشاريع دائمًا تعاني من "الحضور الجسدي دون الحضور الذهني". لكن بعد أن قامت بدمج هيكل الشركة بالكامل في دليل اتصال DingTalk، واستخدمت الوسوم حسب الأقسام والوظائف، حدث شيء مذهل — تقلص وقت إنشاء مجموعات المشاريع بنسبة 70%، حتى موظفة الإدارة استطاعت العثور على دعم تقني في ثانية واحدة، دون الحاجة إلى الصراخ في ثلاث مجموعات: "هل هناك أحد هنا؟"

كما أن إحدى شركات التصميم المتوسطة الحجم، التي تعاني من معدل دوران موظفين مرتفع، كانت تعاني من مشكلة أن الموظفين القدامى يحتاجون دائمًا إلى تعلّم أسماء الجدد. ولكن منذ تفعيلهم لميزة "المزامنة التلقائية" و"التحديث الديناميكي للأقسام" في دليل الاتصال، أصبحت صور الموظفين الجدد، ومناصبهم، وأرقام هواتفهم تظهر تلقائيًا بمجرد بدء العمل، كأن الشركة اكتسبت مدير موارد بشرية صامتًا. والأكثر إبداعًا، أنهم أضافوا في حقل الملاحظات في دليل الاتصال "المهارات المتخصصة"، فإذا أردت العثور على موظف يجيد الرسوم المتحركة، فقط ابحث عن "AE" لتظهر النتيجة فورًا، أسرع من البحث في الموسوعة!

وهنا نصيحة عملية: لا تستخدم دليل الاتصال كدليل هاتف فقط، بل استخدم "الحقول المخصصة" لتحديد أدوار الموظفين في المشاريع أو معلومات المناوبة، وادمج ذلك مع ميزة البحث السريع، لضمان ألا يضيع تواصل الفريق. تذكّر، دليل اتصال ذكي واحد أنفع من عشرة تنبيهات جماعية!

• السؤال الأول: لماذا لا أستطيع العثور على زميلي في دليل الاتصال؟
  لا تقلق، تحقق أولًا مما إذا كان هذا الزميل قد انضم فعليًا إلى هيكل الشركة. أحيانًا لا يكمل الموظف الجديد إجراءات الانضمام بعد، أو ربما كتبت الاسم بشكل خاطئ (مثلاً كتبت "تشانغ وي" كـ "تشانغ وِي" بحروف صينية مختلفة). وهناك احتمال آخر وهو مشكلة في الصلاحيات — ربما قام المدير بتحديد نطاق رؤية الأقسام، وبالتالي لا يمكنك رؤية موظفي الأقسام الأخرى. هذا ليس عطلًا في النظام، بل هو "حاجز أمان" يعمل بصمت لحماية أسرار الشركة!
• السؤال الثاني: قمت بتعديل معلوماتي الشخصية، لكن الآخرين ما زالوا يرون البيانات القديمة؟
  عادةً ما تكون مزامنة البيانات في DingTalk فورية، ولكن إذا واجهت تأخيرًا، جرّب تسجيل الخروج ثم الدخول مجددًا، أو تحقق مما إذا كنت تستخدم أكثر من جهاز في نفس الوقت مما قد يسبب تعارضًا. كما أن بعض الحقول تتطلب مراجعة المدير قبل التحديث، فلا تشك في واقعك، فالعملية ببساطة لا تزال جارية!
• السؤال الثالث: دليل الاتصال يحتوي على الكثير من الأشخاص، كيف أجد جهات الاتصال المهمة بسرعة؟
  استخدم ميزة "تثبيت جهات الاتصال" (النجمة)، وأضف المدير، والسكرتير، وفني الدعم الفني إلى القائمة المفضلة للوصول الفوري. كما يمكنك إنشاء وسوم مخصصة مثل "فريق المشروع أ"، أو "فريق الريشة الطائرة يوم الجمعة"، لتنظيم الاتصالات ومنع الفوضى.
• السؤال الرابع: إذا غيرت هاتفي، هل ستفقد دليل الاتصال؟
  بالطبع لا! طالما سجلت الدخول بنفس حساب DingTalk، فجميع بياناتك ستُزامن تلقائيًا عبر السحابة، حتى الملاحظة التي كتبتها "المدير — كن حذرًا في الحديث" ستظهر تمامًا كما كانت!

تُعد شركة دوم تك (DomTech) المزود الخدمي الرسمي المعتمد من DingTalk في هونغ كونغ، ومتخصصة في تقديم خدمات DingTalk لقاعدة واسعة من العملاء. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول تطبيقات منصة DingTalk، يمكنك التواصل مباشرة مع خدمة العملاء عبر الإنترنت، أو الاتصال بنا عبر الهاتف (852)4443-3144 أو عبر البريد الإلكتروني عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. لدينا فريق متميز من المطورين وفنيي التشغيل والصيانة، وخبرة واسعة في السوق، ويمكننا تزويدك بحلول وخدمات DingTalk المهنية!