Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Bạn đã từng nào lần muốn tìm số điện thoại của một đồng nghiệp trong công ty, nhưng lục tung danh bạ điện thoại, email, thậm chí hỏi ba người mà vẫn không tìm được? Đừng lo, Danh bạ công ty DingTalk chính là siêu anh hùng đến cứu bạn khỏi những tình huống "xấu hổ muốn độn thổ" như thế! Nó không chỉ đơn thuần là danh sách "tên người + số điện thoại", mà là một bản đồ xã hội doanh nghiệp sống động. Hãy tưởng tượng, từ CEO đến thực tập sinh, thông tin vị trí, bộ phận, máy lẻ, email, thậm chí số chỗ ngồi của mọi người trong công ty đều được sắp xếp ngăn nắp ngay trong điện thoại bạn, chỉ cần chạm một cái là có thể nhắn tin, gọi điện, gửi email – nhanh hơn cả đặt đồ ăn外卖!
Danh bạ này không phải là một sổ danh sách tĩnh, mà là một hệ thống thông minh đồng bộ động. Khi có nhân viên mới gia nhập, quản trị viên thiết lập một lần, toàn bộ công ty lập tức "thấy được" người mới, không cần phải gửi email thông báo "Đây là đồng nghiệp mới của chúng ta" khắp nơi nữa. Tuyệt hơn nữa, nó hỗ trợ cấu trúc cây bộ phận – phòng Marketing sẽ không nhầm lẫn thêm vào nhóm R&D, phân cấp rõ ràng như cấp bậc hậu cung trong phim cung đấu. Hơn nữa, quyền truy cập còn có thể được kiểm soát chi tiết – không phải ai cũng có thể xem số điện thoại cá nhân của cấp quản lý cao cấp, vừa bảo vệ quyền riêng tư, vừa duy trì trật tự.
Quan trọng hơn, nó tích hợp liền mạch với các tính năng khác của DingTalk. Muốn gọi họp? Chỉ cần kéo người từ danh bạ để tạo nhóm ngay lập tức. Muốn gửi thông báo? Một cú nhấp để chọn toàn bộ bộ phận. Đây không còn là danh bạ thông thường, mà là trung tâm thần kinh của giao tiếp doanh nghiệp!
Thao tác nhanh: Thiết lập danh bạ công ty DingTalk của bạn
Vừa hiểu rõ danh bạ công ty DingTalk là gì? Đừng vội, hãy cùng nhau bắt tay vào "khai trương" ngay bây giờ! Trước tiên, mở nền tảng quản trị DingTalk, vào mục "Quản lý danh bạ" – giống như mở chìa khóa cánh cổng công ty, nhiệm vụ đầu tiên đang chờ bạn: thêm nhân viên. Bạn có thể nhập từng người một, nhưng cách thông minh hơn là sử dụng chức năng "thêm hàng loạt", một lần đưa toàn bộ nhân sự công ty vào, tiết kiệm thời gian và công sức, gọn gàng như dùng máy hút bụi dọn thảm vậy!
Tiếp theo là phân loại bộ phận, đừng để mọi người lang thang như ong vỡ tổ. Hãy thiết lập các bộ phận và tiểu bộ phận theo cơ cấu tổ chức thực tế, ví dụ bên dưới "Phòng Marketing" chia tiếp thành "Nhóm Nội dung" và "Nhóm Thiết kế", phân cấp rõ ràng, giao tiếp chính xác. Nhớ rằng, tên gọi phải rõ ràng, đừng đặt những cái tên khiến người khác vừa buồn cười vừa muốn khóc như "Nhóm tạm (bản cuối cùng 2)".
Thiết lập quyền mới là phần quan trọng nhất! Quản trị viên có thể quyết định ai được xem danh sách toàn công ty, ai chỉ được xem bộ phận của mình. Ví dụ, nhân sự HR có thể xem tất cả mọi người, nhưng thực tập sinh có thể chỉ xem được quản lý trực tiếp. Như vậy vừa bảo vệ quyền riêng tư, vừa tránh lạm dụng thông tin. Mẹo nhỏ: định kỳ rà soát lại quyền truy cập, giống như dọn dẹp ngăn kéo, loại bỏ các quyền truy cập dư thừa để hệ thống an toàn hơn.
Cuối cùng, hãy khuyến khích nhân viên hoàn thiện hồ sơ cá nhân, thêm ảnh đại diện và chức danh, biến danh bạ không còn là danh sách tên lạnh lùng, mà là bản đồ đội nhóm sống động!
Tính năng nâng cao: Khiến danh bạ mạnh mẽ hơn
Ai nói danh bạ chỉ là công cụ "tra số điện thoại"? Trong thế giới DingTalk, danh bạ công ty thực sự là một "quản gia thông minh ẩn mình tài năng"! Chức năng nhập hàng loạt giúp bạn không còn phải nhập từng nhân viên một, chỉ cần tải lên file Excel, vài giây là xong cả trăm người, ngay cả thực tập sinh Tiểu Vương cũng dễ dàng thao tác, sếp nhìn xong còn phải khen gật gù.
Tuyệt hơn nữa là tính năng đồng bộ tự động – khi phòng nhân sự cập nhật cơ cấu tổ chức ở nền tảng quản trị, danh bạ toàn công ty lập tức được làm mới, bạn sẽ không còn lo lắng gọi nhầm chức danh khi "Tổng Giám đốc đã thành Quản lý" nữa. Kết hợp với chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, muốn tìm "cô Trương ở phòng Marketing biết pha cà phê"? Chỉ cần nhập "Marketing + cà phê", kết quả hiện ra ngay lập tức – chỉ thiếu mỗi ảnh latte do cô ấy pha tay mà thôi!
Chức năng lọc còn là trợ thủ đắc lực, lọc theo bộ phận, chức vụ, nhóm dự án chỉ với một cú nhấp, khi hợp tác liên bộ phận, bạn có thể tìm ra người phụ trách trong ba giây, mời họp nhanh – chuẩn – xác. Thậm chí có thể kết hợp với "thẻ thông minh" của DingTalk để tự định nghĩa các phân loại như "đang đi công tác", "thành viên nòng cốt dự án", giúp giao tiếp chính xác như định vị GPS.
Những tính năng nâng cao này giống như "cây kỹ năng ẩn" của danh bạ, khi đã "điểm hết", hiệu suất làm việc lập tức được nâng cấp lên chế độ "lái tự động".
Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp sử dụng danh bạ hiệu quả như thế nào
Bạn nghĩ danh bạ chỉ dùng để tìm người gọi điện? Vậy là bạn đã đánh giá thấp danh bạ công ty DingTalk rồi! Một công ty thương mại điện tử nổi tiếng từng gặp tình trạng hợp tác liên bộ phận kém hiệu quả, các cuộc họp dự án luôn "người đến mà tâm không đến". Sau đó họ nhập toàn bộ cơ cấu tổ chức công ty vào danh bạ DingTalk, kết hợp thẻ bộ phận và phân loại chức năng, kết quả là điều kỳ diệu xảy ra – thời gian tạo nhóm dự án giảm 70%, ngay cả chị nhân viên hành chính cũng có thể tìm được anh IT hỗ trợ trong một giây, không còn phải hét trong ba nhóm chat "Ai còn online không?"
Một công ty thiết kế quy mô trung bình khác, tỷ lệ nhân viên ra vào cao, mỗi lần có người mới đến, nhân viên cũ lại phải học thuộc tên người mới. Kể từ khi họ bật chức năng "đồng bộ tự động" và "cập nhật động bộ phận" của danh bạ DingTalk, đồng nghiệp mới vừa vào làm, ảnh đại diện, chức danh, máy lẻ tự động hiển thị, như thể công ty có thêm một quản gia HR thầm lặng. Thú vị hơn nữa, họ thêm mục "kỹ năng chuyên môn" vào phần ghi chú danh bạ, muốn tìm đồng nghiệp biết làm hoạt hình? Tìm kiếm "AE" là kết quả hiện ra ngay lập tức, nhanh hơn cả tra bách khoa toàn thư!
Gợi ý thao tác: Đừng chỉ dùng danh bạ như cuốn sổ điện thoại, hãy tận dụng mục "trường tuỳ chỉnh" để ghi chú vai trò trong dự án hoặc thông tin trực, kết hợp với chức năng tìm kiếm nhanh, giúp giao tiếp không còn tình trạng "không tìm được người cần tìm". Hãy nhớ, một danh bạ thông minh còn hiệu quả hơn mười lời nhắc trong nhóm chat!
Các câu hỏi thường gặp và giải pháp
- Câu hỏi 1: Vì sao tôi không tìm thấy đồng nghiệp trong danh bạ?
Đừng vội, trước tiên hãy kiểm tra xem người đó đã tham gia tổ chức công ty chưa. Đôi khi đồng nghiệp mới chưa hoàn tất quy trình nhập việc, hoặc tên bạn tìm kiếm bị sai chính tả (ví dụ nhập "Trương Vĩ" thành "Chương Vĩ"). Một khả năng khác là do vấn đề quyền truy cập – quản trị viên đã thiết lập phạm vi hiển thị bộ phận, khiến bạn không thể thấy nhân viên ở bộ phận khác. Đây không phải lỗi hệ thống, mà là "hệ thống bảo mật" đang âm thầm bảo vệ bí mật công ty! - Câu hỏi 2: Tôi đã sửa thông tin cá nhân, nhưng người khác vẫn thấy dữ liệu cũ?
Thông thường dữ liệu DingTalk đồng bộ ngay lập tức, nhưng nếu gặp độ trễ, bạn có thể thử đăng xuất rồi đăng nhập lại, hoặc kiểm tra xem có đang thao tác trên nhiều thiết bị gây xung đột không. Ngoài ra, một số trường thông tin cần quản trị viên duyệt mới được cập nhật, đừng hoang mang, chỉ là quy trình đang chạy mà thôi! - Câu hỏi 3: Danh bạ có quá nhiều người, làm sao tìm nhanh được người liên hệ quan trọng?
Hãy tận dụng chức năng "đánh dấu sao cho liên hệ", thêm sếp, thư ký, anh IT vào danh sách yêu thích để truy cập nhanh. Bạn cũng có thể tạo thẻ tùy chỉnh, ví dụ như "Nhóm dự án A", "Đội cầu lông thứ Sáu", quản lý theo nhóm, giao tiếp không bị rối. - Câu hỏi 4: Tôi đổi điện thoại mới, liệu danh bạ có mất không?
Không hề! Chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản DingTalk cũ, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ trên đám mây, ngay cả ghi chú bạn thêm như "sếp – nói chuyện phải cẩn thận" cũng sẽ hiện nguyên样.
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ nhân viên tư vấn trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến