Rahasia Komunikasi Lebih Mudah dengan Buku Kontak Perusahaan DingTalk

Apakah Anda pernah mencari nomor telepon rekan kerja di kantor, namun sudah mencari di kontak ponsel, email, bahkan bertanya ke tiga orang sekalipun tetap tidak menemukannya? Jangan khawatir, Buku Kontak Perusahaan DingTalk hadir sebagai pahlawan super yang menyelamatkan situasi memalukan semacam ini! Bukan sekadar daftar "nama + nomor telepon", buku kontak ini adalah peta sosial perusahaan yang hidup. Bayangkan saja, dari CEO hingga magang, jabatan, departemen, nomor ekstensi, alamat email, bahkan nomor kursi setiap orang tersusun rapi di ponsel Anda—cukup satu ketukan untuk mengirim pesan, menelepon, atau mengirim email, lebih cepat daripada memesan makanan!

Buku kontak ini bukan buku alamat statis, melainkan sistem cerdas yang disinkronkan secara dinamis. Saat karyawan baru bergabung, cukup administrator mengatur, seluruh perusahaan langsung bisa "melihat" wajah baru tersebut—tidak perlu lagi mengirim email secara massal seperti "Ini rekan kerja baru saya". Lebih hebat lagi, buku kontak ini mendukung struktur pohon departemen, sehingga tim pemasaran tidak akan salah masuk ke grup pengembangan, hierarki yang jelas bagaikan tingkatan istana dalam drama kerajaan. Selain itu, izin akses juga bisa dikontrol secara detail—tidak semua orang bisa melihat nomor pribadi manajer senior, sehingga privasi tetap terlindungi dan tata kelola tetap terjaga.

Yang lebih penting, buku kontak ini terintegrasi sempurna dengan fungsi lainnya di DingTalk. Ingin mengadakan rapat? Tarik peserta langsung dari buku kontak untuk membuat grup. Ingin mengirim pengumuman? Pilih seluruh departemen hanya dengan satu klik. Bukan sekadar buku kontak, ini adalah pusat saraf komunikasi perusahaan!

Baru saja paham apa itu buku kontak perusahaan DingTalk? Tenang, sekarang mari kita mulai langkah demi langkah! Pertama, buka backend administrasi DingTalk, masuk ke "Manajemen Buku Kontak", seperti membuka kunci pintu gerbang perusahaan. Tugas pertama yang menanti Anda: menambahkan karyawan. Anda bisa memasukkan satu per satu secara manual, namun cara yang lebih cerdas adalah menggunakan fungsi "Tambah Massal", menarik seluruh karyawan sekaligus—cepat dan efisien, seperti menyedot debu dengan vacuum cleaner: bersih dan rapi!

Selanjutnya adalah klasifikasi departemen—jangan biarkan semua orang seperti lalat tanpa arah. Buat departemen dan sub-departemen sesuai struktur organisasi aktual perusahaan, misalnya di bawah "Departemen Pemasaran" dibagi lagi menjadi "Tim Konten" dan "Tim Desain", struktur bertingkat yang jelas memastikan komunikasi tepat sasaran. Ingat, beri nama yang jelas, jangan sampai muncul nama seperti "Grup Sementara (Versi Akhir 2)" yang bikin orang geleng-geleng kepala.

Pengaturan izin adalah bagian paling penting! Administrator dapat menentukan siapa yang bisa melihat daftar seluruh perusahaan, dan siapa yang hanya bisa melihat departemennya sendiri. Misalnya, HR dapat melihat semua orang, namun magang mungkin hanya bisa melihat atasan langsungnya. Dengan cara ini, privasi terlindungi dan penyalahgunaan informasi bisa dicegah. Tips: tinjau izin secara berkala, seperti membersihkan laci—hapus akses yang tidak perlu agar sistem tetap aman.

Terakhir, dorong karyawan untuk melengkapi profil pribadinya, tambahkan foto dan jabatan, sehingga buku kontak bukan lagi daftar nama dingin, melainkan peta tim yang hidup!

Siapa bilang buku kontak hanya alat untuk "mencari nomor telepon"? Di dunia DingTalk, buku kontak perusahaan ibarat "penjaga cerdas yang tersembunyi"! Fungsi impor massal memungkinkan Anda tidak perlu lagi menambahkan karyawan satu per satu—cukup unggah file Excel, ratusan orang bisa ditambahkan dalam hitungan detik. Bahkan magang Xiao Wang pun bisa melakukannya dengan mudah, bos pun tak tahan untuk memberi jempol.

Lebih hebat lagi adalah sinkronisasi otomatis—ketika HR memperbarui struktur organisasi di backend, buku kontak seluruh perusahaan langsung diperbarui secara instan. Tidak perlu lagi khawatir memanggil seseorang dengan jabatan lama setelah promosi. Ditambah fungsi pencarian yang kuat, ingin mencari "Saudari Zhang dari departemen pemasaran yang bisa membuat kopi"? Cukup ketik "pemasaran+kopi", hasilnya langsung muncul—tinggal selangkah lagi untuk menampilkan foto latte buatannya!

Fungsi filter pun menjadi teman sejati, cukup satu klik untuk menyaring berdasarkan departemen, jabatan, atau tim proyek. Saat berkolaborasi lintas departemen, Anda bisa menemukan kontak yang tepat dalam tiga detik, undangan rapat jadi cepat, tepat, dan akurat. Bahkan bisa digabungkan dengan "Label Cerdas" DingTalk untuk membuat kategori khusus seperti "Sedang Dinas Luar" atau "Anggota Inti Proyek", membuat komunikasi seakurat sistem navigasi.

Fungsi-fungsi lanjutan ini ibarat "pohon skill tersembunyi" pada buku kontak. Setelah dimaksimalkan, efisiensi kerja langsung naik ke mode "mengemudi otomatis".

Anda pikir buku kontak hanya digunakan untuk mencari nomor telepon? Anda meremehkan buku kontak perusahaan DingTalk! Sebuah perusahaan e-commerce terkenal pernah mengalami rendahnya efisiensi kolaborasi lintas departemen, rapat proyek sering kali "hadir secara fisik tapi tidak fokus". Setelah mereka memasukkan seluruh struktur organisasi ke dalam buku kontak DingTalk, dilengkapi dengan label departemen dan klasifikasi fungsi, terjadilah keajaiban—waktu pembuatan grup proyek berkurang 70%, bahkan staf administrasi bisa langsung menemukan teknisi IT tanpa lagi berteriak "Ada yang di sini?" di tiga grup sekaligus.

Ada juga perusahaan desain menengah yang mengalami tingginya rotasi karyawan. Setiap kali ada karyawan baru, karyawan lama harus menghafal nama baru dari awal. Setelah mereka mengaktifkan fungsi "sinkronisasi otomatis" dan "pembaruan dinamis departemen" di buku kontak DingTalk, begitu karyawan baru masuk, foto, jabatan, dan nomor ekstensinya langsung muncul secara otomatis, seolah-olah perusahaan memiliki seorang asisten HR tak terlihat. Lebih menarik lagi, mereka menambahkan kolom catatan "keahlian" di buku kontak. Ingin mencari rekan kerja yang bisa membuat animasi? Cari "AE", hasil langsung muncul—lebih cepat daripada mencari di ensiklopedia!

Saran penggunaan: jangan gunakan buku kontak hanya sebagai buku telepon. Manfaatkan kolom "kustom" untuk menandai peran proyek atau informasi jaga, gabungkan dengan pencarian cepat, agar komunikasi tidak lagi "tidak ketemu orangnya". Ingat, buku kontak yang cerdas lebih berguna daripada sepuluh pengingat grup!

• Pertanyaan 1: Mengapa saya tidak bisa menemukan rekan kerja di buku kontak?
  Jangan panik, pertama-tama pastikan apakah orang tersebut sudah bergabung dengan organisasi perusahaan. Terkadang karyawan baru belum menyelesaikan proses onboarding, atau mungkin ada kesalahan penulisan nama (misalnya menulis "Zhang Wei" menjadi "Zhang Wei" dengan karakter berbeda). Kemungkinan lain adalah masalah izin—administrator Anda mungkin telah mengatur batas keterlihatan departemen, sehingga Anda tidak bisa melihat karyawan dari departemen lain. Ini bukan kerusakan sistem, melainkan "perlindungan keamanan" yang diam-diam menjaga kerahasiaan perusahaan!
• Pertanyaan 2: Saya sudah mengubah informasi pribadi, tapi orang lain masih melihat data lama?
  Sinkronisasi data di DingTalk biasanya instan. Namun jika terjadi keterlambatan, coba keluar dan masuk kembali, atau periksa apakah ada konflik karena pengoperasian di beberapa perangkat sekaligus. Selain itu, beberapa kolom memerlukan persetujuan administrator untuk diperbarui. Jangan ragu, itu hanya proses yang sedang berjalan!
• Pertanyaan 3: Buku kontak terlalu banyak orang, bagaimana cara cepat menemukan kontak penting?
  Gunakan fungsi "Kontak Favorit", tambahkan bos, sekretaris, atau teknisi IT, akses instan hanya dengan satu klik. Anda juga bisa membuat label khusus seperti "Tim Proyek A" atau "Tim Badminton Jumat", pengelompokan yang rapi membuat komunikasi tidak kacau.
• Pertanyaan 4: Saya ganti ponsel, apakah buku kontak akan hilang?
  Tidak! Selama Anda masuk dengan akun DingTalk yang sama, semua data tersinkronisasi di cloud, bahkan catatan Anda seperti "bos—bicara harus hati-hati" akan tetap muncul utuh.

DomTech adalah mitra resmi DingTalk di Hong Kong, khusus menyediakan layanan DingTalk bagi pelanggan luas. Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang aplikasi platform DingTalk, Anda bisa langsung menghubungi layanan pelanggan online kami, atau menghubungi kami melalui telepon (852)4443-3144 atau email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Kami memiliki tim pengembangan dan operasi yang unggul, serta pengalaman layanan pasar yang kaya, siap memberikan solusi dan layanan DingTalk profesional untuk Anda!