Cải cách AI của Gia Cố gia cư: Hơn 8.000 biểu mẫu AI thúc đẩy tiến hóa linh hoạt toàn chuỗi

Khi AI thấm sâu vào huyết mạch tổ chức, trở thành tư duy đổi mới của toàn bộ nhân viên.

Các doanh nghiệp hàng đầu đang bước chân vào cùng một dòng sông mới được kiến tạo bởi AI.

"Thời đại thử nghiệm AI đã kết thúc, thời đại tái cấu trúc hoạt động kinh doanh bằng AI đã bắt đầu." Tháng 9 năm ngoái, ông Arvind Krishna, Chủ tịch IBM, đã phát biểu như vậy.

Trong ngành nội thất, Công ty Cổ phần KUKA Furniture (sau đây gọi tắt là KUKA) chính là tiên phong trong xu hướng này. Trước áp lực kép từ thị trường bất động sản suy giảm và phân tầng tiêu dùng, dù đã thành lập hơn 40 năm, KUKA vẫn đạt được những thành tích nổi bật — trong chín tháng đầu năm 2025, doanh thu công ty tăng 8,77% so với cùng kỳ, lợi nhuận ròng tăng 13,24%.

Đằng sau đà tăng trưởng này là niềm tin vững chắc của KUKA vào "sức mạnh hệ thống". Đội ngũ quản lý chuyên nghiệp luôn nhấn mạnh rằng, họ tin vào năng lực cạnh tranh bền vững đến từ việc xây dựng hệ thống bài bản, chứ không phải những cảm hứng nhất thời.

Và năng lực hệ thống này phần lớn bắt nguồn từ định hướng chiến lược và đầu tư kiên định của công ty trong lĩnh vực số hóa thông minh. Trong đó, kể từ khi hợp tác chiến lược với DingTalk từ năm 2023, KUKA đã lấy quản lý số làm dẫn dắt, từng bước thúc đẩy chuyển đổi số hóa và trí tuệ hóa toàn bộ chuỗi hoạt động kinh doanh.

Chỉ xét riêng công cụ Bảng tính AI của DingTalk, đội ngũ số hóa quản lý của KUKA đã xây dựng một hệ thống hỗ trợ toàn diện gồm "đào tạo – khai thác – thực hành – khuyến khích". Cuộc thi lần đầu tiên mang tên “Công cụ số hóa thông minh - Bảng tính AI” được tổ chức ngày 15 tháng 12 năm 2025 đã khép lại trong sự cổ vũ nồng nhiệt và nhiều kết quả thiết thực. Bà Lu Chunhong, người phụ trách chuyển đổi số hóa, cho biết: “Sự thay đổi thực sự mới chỉ vừa bắt đầu.”

Trong vòng vỏn vẹn ba tháng, nhờ sự phối hợp giữa đội ngũ quản lý số hóa và đội ngũ kỹ thuật số, công ty đã triển khai hơn 8.000 bảng tính AI, trung bình mỗi ngày có hơn 2.500 người dùng hoạt động, bao phủ các tình huống kinh doanh trọng yếu như nghiên cứu phát triển, bán hàng, vận hành trực tuyến, quản lý cửa hàng, EHS... Đồng thời, việc ứng dụng rộng rãi các công cụ AI khác như Trung tâm Tin tức Thông minh KUKA, iWork, Nhân vật AI,... cũng đang cùng thúc đẩy quá trình biến đổi thông minh toàn diện tại KUKA.

Đội ngũ quản lý số hóa của KUKA cho biết: “Các công cụ như Bảng tính AI trên nền tảng DingTalk đã giúp kết nối liền mạch từ cấp quản lý đến đầu cuối nghiệp vụ. Mọi người đều chủ động đón nhận sự thay đổi và liên tục bùng nổ sức sáng tạo.”

Kể từ khi bắt đầu triển khai vào tháng 8 năm 2025, Bảng tính AI của DingTalk đã phát triển nhanh chóng trong nội bộ KUKA. Đến nay, đã có hơn 8.000 bảng tính AI được tạo ra, ứng dụng rộng rãi trong nhiều tình huống nghiệp vụ khác nhau.

Công cụ AI này không chỉ thường xuyên giành giải thưởng trong các cuộc thi đổi mới sáng tạo nội bộ mà còn thâm nhập sâu vào一线 sản xuất, kết nối ba mảng cốt lõi “vận hành trực tuyến – bán hàng tại cửa hàng – sản xuất”, trở thành động cơ AI then chốt hỗ trợ mô hình phản ứng nhanh “cửa hàng phía trước, nhà máy phía sau” của KUKA.

Bán lẻ là một trong những lĩnh vực đầu tiên triển khai Bảng tính AI.

Là doanh nghiệp nội thất hàng đầu với chiến lược đa kênh, KUKA đang vận hành gần mười gian hàng chính hãng trên nhiều sàn thương mại điện tử, mỗi năm trung bình cập nhật hàng chục ngàn sản phẩm lên/xuống kệ.

Trước đây, nhân viên vận hành kênh mất khoảng nửa giờ để đưa một sản phẩm lên kệ, thậm chí trong các dịp khuyến mãi lớn cần đầu tư hơn mười giờ. Do quy trình đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều bộ phận như kế hoạch, marketing, kênh phân phối..., nên sai sót khó tránh khỏi, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và làm tăng chi phí không đáng có.

Để giải quyết vấn đề này, KUKA đã xây dựng vòng khép kín số hóa thông qua “iWork + RPA + Bảng tính AI”. Hiện nay, nhân viên vận hành chỉ cần điền thông tin sản phẩm vào tiêu đề bảng tính, nhấn nút thực hiện là xong. Cách làm này không chỉ tiết kiệm chi phí nhân lực mà còn rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên mới từ một tuần xuống còn một giờ, đồng thời hệ thống chưa từng xảy ra lỗi kể từ khi triển khai.

Sức mạnh của công cụ AI không chỉ dừng ở thương mại điện tử. Ngày nay, tại KUKA, ngày càng nhiều quy trình công việc đang được Bảng tính AI của DingTalk tái cấu trúc.

Trong quản lý quảng cáo livestream, nhân viên trụ sở chính và chi nhánh sử dụng công cụ AI để quản lý ngân sách hiệu quả, thoát khỏi gánh nặng thống kê thủ công và đối chiếu dữ liệu khổng lồ, tránh sai sót trong tính toán. Quan trọng hơn, Bảng tính AI phá vỡ các “hòn đảo dữ liệu”, kết nối dữ liệu xuyên suốt từ báo cáo, chạy quảng cáo, thanh toán đến chuyển đổi, thúc đẩy quản lý ngân sách và thanh toán trở nên tinh gọn, trực tiếp nâng cao tỷ suất hoàn vốn (ROI).

Các cửa hàng offline cũng được đổi mới nhờ công cụ AI.

Trước đây, việc xây dựng tài liệu và nội dung đào tạo liên quan đến sản phẩm mới đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều bộ phận như kế hoạch sản phẩm, vận hành, đóng gói, đào tạo… Do một phần quy trình vẫn phụ thuộc vào trao đổi thủ công nên thông tin truyền đạt chậm trễ, các mốc quan trọng bị trì hoãn, thậm chí xảy ra tình trạng “hàng đã về cửa hàng nhưng kịch bản bán hàng vẫn chưa sẵn sàng”, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Hiện nay, Bảng tính AI tự động nhắc nhở nhiệm vụ đến đúng người chịu trách nhiệm, hầu như loại bỏ được tình trạng chậm trễ. “Trước đây khi ra mắt sản phẩm mới tại cửa hàng, có thể đến một nửa các buổi đào tạo liên quan không kịp hoàn thành; còn bây giờ, khi hàng mới về cửa hàng, phần lớn các khóa đào tạo cần thiết đã được hoàn tất.”

Tại khâu sản xuất, Bảng tính AI cũng thể hiện tiềm năng mạnh mẽ.

Ghế sofa là sản phẩm chủ lực của KUKA, quy trình sản xuất bao gồm hàng ngàn hạng mục và liên quan đến hơn 70 nhân sự.

Chị Vương Uy Bình, quản lý dự án, sau khi tham gia buổi giảng dạy trực tuyến về Bảng tính AI của công ty, đã nhanh chóng ứng dụng công cụ này vào quản lý lịch trình sản xuất. Chị cho biết, trước đây để theo dõi tiến độ sản xuất ngoài hệ thống nghiệp vụ còn phải dựa vào nhóm DingTalk hay điện thoại, hiệu suất chưa cao: “@ ai đó trong nhóm thì phải cuộn cả đoạn dài; mỗi cuộc gọi trung bình mất 5 phút”, thường xuyên rơi vào vòng lặp “chờ đợi – thúc giục – trao đổi lặp lại”. Phương pháp quản lý này chủ yếu tập trung vào kết quả cuối cùng, còn giám sát quá trình và kiểm soát chi tiết vẫn còn nhiều dư địa cải thiện.

Nhờ Bảng tính AI, chị đã xây dựng được kênh liên lạc đa chiều “dịch vụ khách hàng – thực thi一线 – ra quyết định quản lý”, phá vỡ rào cản giao tiếp giữa các bộ phận, nâng cấp việc xếp lịch thủ công thành vòng khép kín thông minh hiệu quả và chính xác, rõ rệt nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả ra quyết định của tổ chức.

Lấy ví dụ tại khâu chế tạo khung gỗ ghế sofa. Sau cải tiến, chu kỳ sản xuất từ mức ước lượng sơ sài trước đây là 2 ngày làm việc đã được chia nhỏ và rút ngắn xuống còn 1,5 ngày làm việc. Trên thực tế, chu kỳ này thậm chí có thể rút xuống khoảng 0,5 ngày làm việc, giúp công ty đạt được bước đột phá mới trên nền tảng hiệu suất vốn đã dẫn đầu ngành.

Theo tính toán nội bộ, Bảng tính AI mỗi tháng có thể nâng cao hiệu suất làm việc của hàng trăm nhân viên, tổng số tiền tiết kiệm được là rất đáng kể.

Xét về tổng thể, giá trị tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả của công cụ AI đã trở thành sự đồng thuận chung trong toàn bộ KUKA. Tuy nhiên, quá trình phổ biến không diễn ra trong một sớm một chiều. Với Bảng tính AI, ngay từ đầu, KUKA đã áp dụng chiến lược triển khai thực tế và thận trọng.

“Chúng tôi cần đánh giá xem liệu nó thực sự thúc đẩy hoạt động kinh doanh hay không, chứ không phải làm tăng gánh nặng cho nhân viên; đồng thời phải đảm bảo không lệch pha với nhận thức của nhân viên, tránh gây tâm lý phản kháng; cũng cần đánh giá tính bền vững và mức độ phù hợp với xu hướng phát triển của sản phẩm.” Ông Vương Dương, chuyên gia hỗ trợ Bảng tính AI, cho biết.

Trong giai đoạn thử nghiệm, công ty không ép buộc triển khai, mà khuyến khích các nhân viên và bộ phận quan tâm bắt đầu từ những điểm nhỏ, dựa trên các điểm đau nghiệp vụ để tìm giải pháp, sau đó đăng tải các trường hợp thành công lên cộng đồng nội bộ nhằm khơi gợi sự quan tâm của nhân viên.

Đồng thời, từ cuối tháng 8 năm 2025, công ty đã tổ chức liên tiếp hơn mười buổi phát trực tiếp chuyên đề về Bảng tính AI, thu hút gần 5.000 lượt người tham gia. Các buổi phát trực tiếp tuân thủ nguyên tắc “tự nguyện tham gia, học tập mở”, tập trung vào giá trị cốt lõi “công cụ AI phục vụ giải quyết điểm đau nghiệp vụ”, khuyến khích nhân viên tự do trao đổi và đặt câu hỏi. Một số nhân viên sau khi trải nghiệm đã chủ động giới thiệu công cụ cho các bộ phận khác, tạo nên hiệu ứng lan tỏa tự phát xuyên bộ phận. Ví dụ, chị Vương Uy Bình chính là sau khi tham gia buổi phát trực tiếp đã chủ động tìm đến đội ngũ số hóa để thúc đẩy việc tái cấu trúc quy trình lập lịch sản xuất.

Trên cơ sở nhận thức ban đầu “Bảng tính AI có tiềm năng to lớn” đã được thống nhất, vào tháng 12 năm 2025, KUKA tổ chức vòng chung kết cuộc thi Bảng tính AI dành cho toàn thể nhân viên, không giới hạn điều kiện tham gia, với sự tham gia chấm giải của lãnh đạo công ty và DingTalk. Kết quả cuộc thi tiếp tục thúc đẩy mạnh mẽ việc lan tỏa và ứng dụng Bảng tính AI. Dự án lập lịch sản xuất đoạt giải đặc biệt đã thu hút các bộ phận liên quan chủ động kết nối, thúc đẩy Bảng tính AI từ đột phá đơn điểm chuyển sang hợp tác xuyên bộ phận, thật sự tạo nên hiệu ứng “một tình huống带动 cả chuỗi quy trình, cả chuỗi sản xuất”.

Trong việc ứng dụng và thiết kế công cụ AI, KUKA rất chú trọng tìm điểm giao thoa giữa giá trị doanh nghiệp và lợi ích cá nhân,

Anh Phó Kỳ Đông, thuộc Bộ phận Phát triển Năng lực Bán lẻ, cảm nhận sâu sắc điều này.

Anh Phó Kỳ Đông cho biết, trong ngành nội thất, tình trạng bỏ sót nhiệm vụ trong quản lý cửa hàng offline khá phổ biến. Tuy nhiên, sau nửa năm sử dụng Bảng tính AI, số lượng giám sát viên bị trừ điểm do bỏ sót nhiệm vụ đang dần giảm xuống.

Thông qua việc gửi nhiệm vụ trực tiếp từng điểm bằng iWork kết hợp Bảng tính AI, trách nhiệm rõ ràng, bằng chứng minh bạch, không chỉ giảm thiểu oán than của nhân viên mà còn khiến họ chủ động phối hợp. Ngoài ra, các chức năng như thao tác một cú nhấp chuột cực kỳ giảm thiểu rào cản sử dụng, giúp các nhóm như nhân viên bán hàng tại cửa hàng, công nhân nhà máy – những người ít am hiểu kỹ thuật số – cũng dễ dàng làm quen và sử dụng.

Tại KUKA, Bảng tính AI đã vượt xa vai trò một công cụ, trở thành thói quen tư duy của toàn bộ nhân viên – “Việc này có thể dùng AI để giải quyết hiệu quả không?”. Từ nhân viên基层 đến đội ngũ quản lý chuyên nghiệp, công ty lấy tư duy AI làm định hướng, chủ động nhận diện và giải quyết các điểm đau nghiệp vụ.

Điều này không chỉ thúc đẩy nâng cao hiệu suất toàn bộ chuỗi hoạt động, mà còn khiến mô hình làm việc chuyển từ phản hồi thụ động sang phối hợp chủ động, từ đột phá đơn điểm sang liên kết hệ thống. Có thể nói, AI đã trở thành tư duy xuyên suốt tổ chức, thúc đẩy tổ chức tiến hóa theo hướng thông minh hơn, phối hợp nhịp nhàng hơn.

Thành quả khám phá của KUKA trong lĩnh vực AI bắt nguồn từ việc coi số hóa thông minh là then chốt thúc đẩy chuyển đổi chiến lược.

Theo quan điểm của KUKA, một công cụ tốt không chỉ đơn thuần là công cụ, mà còn nên được hiểu là một tư duy làm việc tiên tiến. Giá trị của nó nằm ở chỗ “có thể giúp KUKA hình thành tư duy quản lý tốt, xây dựng hệ thống quản lý tốt, cuối cùng phục vụ cho hoạt động kinh doanh và hỗ trợ phát triển lâu dài của công ty.”

Chính nhờ tầm nhìn xa này, khi triển khai các công cụ AI như Bảng tính AI của DingTalk, công ty giữ vững chiến lược kiên định, linh hoạt trong chiến thuật, cuối cùng đạt được sự phát triển mạnh mẽ và lan tỏa rộng khắp, hình thành vòng lặp tích cực “điểm đau nghiệp vụ thúc đẩy – nhân viên tự chủ đổi mới – lãnh đạo quản lý hậu thuẫn – triển khai toàn chuỗi”.

Khi hiệu quả bước đầu đã rõ ràng, năm 2026, KUKA sẽ tiếp tục con đường “triển khai thực tế tại nghiệp vụ, lấy điểm đau làm động lực”, tập trung vào các khâu trọng yếu như thương mại điện tử, quản lý cửa hàng, chuỗi cung ứng, sản xuất nghiên cứu phát triển, tiếp tục mở rộng và làm sâu sắc thêm phạm vi và độ sâu ứng dụng, thúc đẩy Bảng tính AI chuyển từ “thử nghiệm chức năng” sang “hòa nhập nghiệp vụ”.

Về chiến lược triển khai, công ty sẽ tiếp tục phổ cập Bảng tính AI qua các buổi giảng dạy trực tuyến, thống nhất nhận thức nhân viên, kết hợp cơ chế khuyến khích gắn với đánh giá thành tích (khen thưởng hoặc phê bình), thúc đẩy Bảng tính AI phủ sóng toàn bộ nhân viên, toàn bộ danh mục, toàn bộ cơ sở, đạt được sự nâng cao rõ rệt về hiệu suất lao động. Về đánh giá giá trị, công ty không chỉ quan tâm đến tiết kiệm thời gian làm việc, mà còn chú trọng việc tái phân bổ nguồn lực nhân sự được giải phóng sang các lĩnh vực có giá trị cao hơn, ví dụ như tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, nâng cao hiệu quả chạy quảng cáo livestream… để tạo ra giá trị lớn hơn.

Hiện nay, Bảng tính AI đã thâm nhập sâu vào toàn bộ chuỗi hoạt động của KUKA, bao gồm sản xuất, nghiên cứu phát triển, thiết kế, thương mại điện tử, cửa hàng, phân phối… trở thành trụ cột then chốt giúp công ty tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả trong bối cảnh kép của sản xuất và bán lẻ.

Tương tự, Bảng tính AI của DingTalk cũng đã được ứng dụng rộng rãi tại một loạt doanh nghiệp đầu ngành như Tập đoàn Muyuan, Semir, Mengniu, CATL, Intime Retail, Meian Healthcare… thể hiện khả năng thích nghi mạnh mẽ với nhiều ngành nghề khác nhau.

Lấy制造业为例, Trung Quốc sở hữu hệ thống sản xuất công nghiệp hoàn chỉnh nhất thế giới, tạo nền tảng vững chắc cho “Hàng Trung Quốc”, và sự tích hợp sâu sắc với AI đang thúc đẩy “Hàng Trung Quốc” tiến lên “Trí tuệ Trung Quốc”.

Tháng 1 năm 2025, Bộ Công nghiệp và Công nghệ Thông tin Trung Quốc cùng bảy bộ ngành khác đã cùng ban hành “Ý kiến Thực hiện Hành động Đặc biệt ‘Trí tuệ Nhân tạo + Sản xuất’”, đặt mục tiêu đến năm 2027, đưa quy mô công nghiệp và mức độ ứng dụng các công nghệ cốt lõi AI của Trung Quốc đứng hàng đầu thế giới.

Là người tiên phong trong “phương thức làm việc thời đại AI”, DingTalk đang không ngừng hạ thấp rào cản ứng dụng AI. Bảng tính AI tích hợp sẵn các khả năng như nhận dạng hình ảnh, mô hình đa phương thức và mô hình ngôn ngữ lớn, và vào giữa tháng 12 năm ngoái đã ra mắt hơn 20 sản phẩm AI mới.

Ví dụ, hai chức năng mới “Dán vạn năng” và “Nói miệng” trên Bảng tính AI của DingTalk được ra mắt cách đây một tháng, cho phép người dùng chuyển đổi thông tin phi cấu trúc – từ một bức ảnh chụp màn hình đến một đoạn âm thanh – thành dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào bảng tính thông qua AI, đưa rào cản sử dụng công cụ xuống gần mức bằng không.

Việc hạ thấp rào cản có nghĩa là AI đang trở thành năng suất lao động mà mọi doanh nghiệp đều có thể tiếp cận. Qua thực tiễn của các doanh nghiệp dẫn đầu ngành như KUKA, chúng ta có thể thấy: Khi AI thấm sâu vào huyết mạch tổ chức, ngay cả những doanh nghiệp quy mô lớn cũng có thể đạt được sự tiến hóa linh hoạt và dẫn đầu bền vững.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!