Thành phố da lộn Hải Ninh - thương hiệu quốc dân sử dụng DingTalk: "người cộng sự số" cho hàng vạn doanh nghiệp

Tháng 10 ở Hải Ninh, tiết thu ngày càng rõ rệt. Vừa tiễn xong mùa đặt hàng sôi động của các thương gia, Trung tâm Da thuộc Hải Ninh đang im lặng chuẩn bị đón làn sóng khách lẻ sau khi vào thu. Trong những ngày làm việc, khu chợ vắng bớt sự ồn ào thường lệ, thay vào đó là tiếng băng dính quấn liên tục vang lên khắp nơi – đó là cảnh các hộ kinh doanh đang đóng gói và gửi hàng cho đơn đặt hàng từ khắp nơi trên cả nước, tạo nên một bầu không khí yên tĩnh nhưng vẫn đầy nhộn nhịp thực chất.

Đây là Trung tâm Da thuộc Hải Ninh, một thương hiệu quốc dân gần như in sâu vào ký ức người dân – thị trường da thuộc chuyên nghiệp lớn nhất và có ảnh hưởng nhất Trung Quốc, được xây dựng và đi vào hoạt động năm 1994, đến nay đã có 31 năm lịch sử. Không chỉ là một địa danh công nghiệp với kim ngạch giao dịch hàng trăm tỷ nhân dân tệ mỗi năm, nơi đây còn hoàn thành một cuộc đổi mới thông minh toàn diện từ trong ra ngoài giữa làn sóng số hóa.

Năm 2018, Trung tâm Da thuộc Hải Ninh chính thức khởi động chuyển đổi số, lựa chọn DingTalk làm nền tảng văn phòng thống nhất và cổng truy cập, phục vụ hiệu quả hơn 6.000 hộ kinh doanh trực thuộc và hàng chục ngàn ki-ốt tại trung tâm, hoàn thành quá trình chuyển mình từ “chủ nhà” thành “đối tác số”.

Hợp nhất ba dòng: Kết nối liền mạch dòng nghiệp vụ, dòng phê duyệt và dòng dữ liệu

Quy mô Trung tâm Da thuộc Hải Ninh rất lớn, sở hữu bảy chi nhánh trên toàn quốc với tổng diện tích hơn 3,2 triệu mét vuông. Việc quản lý một đế chế thương mại khổng lồ như vậy khiến phương pháp quản lý truyền thống trở nên bất lực.

“Khi doanh nghiệp phát triển, loại hình nghiệp vụ ngày càng đa dạng, quy trình trở nên cực kỳ phức tạp,” ông Diêu Chính Vũ, Tổng giám đốc Công ty Mạng lưới Trung tâm Da thuộc Hải Ninh, chia sẻ về khó khăn trước đây. “Lúc bắt đầu số hóa, chúng tôi từng phải lựa chọn: làm một vòng khép kín nhỏ dễ thực hiện trước, hay nhìn nhận toàn cục? Chúng tôi từng chọn cách thứ nhất, nhưng sau đó nhận ra hệ thống quá mỏng, không thể hỗ trợ cấu trúc nghiệp vụ tổng thể của tập đoàn.”

Sau khi suy ngẫm sâu sắc, trung tâm xác định rõ định hướng số hóa: chuẩn hóa quy trình, hệ thống hóa quy tắc, số hóa nội dung. Bất kỳ nghiệp vụ nào sau thời kỳ phát triển tự phát đều phải được sắp xếp lại, hình thành quy trình chuẩn để dữ liệu được lưu trữ và tận dụng triệt để.

Dựa trên bản đồ này, trung tâm triển khai DingTalk chuyên biệt, khởi động cuộc cải cách số tập trung vào “hợp nhất ba dòng” – tức là kết nối liền mạch dòng nghiệp vụ, dòng phê duyệt và dòng dữ liệu.

Quản lý hợp đồng: Từ thủ công, kém hiệu quả sang hiệu quả cao và chính xác

Đối với một doanh nghiệp nhà nước niêm yết, phê duyệt hợp đồng là quy trình then chốt và nghiêm ngặt. Trước đây, một hợp đồng từ lúc soạn thảo đến ký kết phải trải qua nhiều vòng xét duyệt từ bộ phận kinh doanh, tài chính, pháp chế đến lãnh đạo phụ trách, dẫn đến nhiều phiên bản, dễ xảy ra sai sót.

“Từng có trường hợp hợp đồng gửi cho khách hàng ký không phải là bản cuối cùng trong quy trình phê duyệt trên DingTalk,” ông Diêu nhớ lại. “Bởi vì hợp đồng được nhiều người chỉnh sửa, tên file có thể thành ‘Hợp đồng XX_Ông Vương duyệt_Tài chính duyệt_Ngày’, trong thư mục lưu tới sáu bảy phiên bản. Người xử lý nếu sơ suất sẽ gửi nhầm bản, mà hợp đồng đã ký thì có hiệu lực pháp lý, rủi ro rất cao.”

Để giải quyết vấn đề này, trung tâm tận dụng khả năng tích hợp mở của DingTalk, kết nối hoàn toàn quy trình phê duyệt DingTalk với dòng nghiệp vụ trên nền tảng dữ liệu lớn tự phát triển.

Bây giờ, sau khi một hợp đồng hoàn tất phê duyệt trên DingTalk, file hợp đồng đính kèm sẽ tự động chảy vào module hợp đồng trên nền tảng dữ liệu lớn. Đồng thời, nền tảng sẽ tự động điền các yếu tố định giá thuê như tiền thuê năm vào chỗ trống trong mẫu hợp đồng. Người xử lý không cần tải xuống hay tải lên thủ công, có thể trực tiếp gửi bản hợp đồng điện tử “duy nhất” này qua đầu khách hàng để khách hàng ký điện tử.

Cải tiến “hợp nhất ba dòng” này mang lại hiệu quả rõ rệt:

◉ Tăng hiệu suất gấp đôi: Thời gian ký kết hợp đồng rút ngắn từ trung bình 1-7 ngày xuống còn nhanh nhất hai giờ, tối đa một ngày.

◉ Giảm mạnh chi phí: Với 23.000 hợp đồng ký mỗi năm, mỗi hợp đồng ít nhất 6 trang giấy, riêng chi phí in ấn đã tiết kiệm hơn 100.000 nhân dân tệ mỗi năm.

◉ Loại bỏ rủi ro: Ngăn chặn hoàn toàn rủi ro pháp lý và tham nhũng do nhầm lẫn phiên bản; mọi quy trình đều được lưu vết trong hệ thống, truy xuất và kiểm toán được.

Quản lý quyền hạn: Tự động đồng bộ, an toàn và hiệu quả

Là một tập đoàn lớn, việc luân chuyển nhân sự và nghỉ việc gây ra thách thức lớn về an ninh thông tin và quản lý quyền hạn nghiệp vụ.

“Doanh nghiệp nhà nước thường xuyên điều chuyển nhân sự. Khi một người từ công ty A chuyển sang công ty B, quyền hạn của họ trong mọi hệ thống nghiệp vụ cũng phải thay đổi theo,” ông Diêu nói. “Trước đây, phòng nhân sự phải điều chỉnh thủ công, khối lượng công việc lớn, dễ gây khó xử trong quan hệ cá nhân.”

Nhờ DingTalk, trung tâm giải quyết hoàn hảo vấn đề này. Họ sử dụng cơ cấu tổ chức trên DingTalk làm chuẩn duy nhất, khi mối quan hệ tổ chức của nhân viên thay đổi trên DingTalk, thay đổi này sẽ được đồng bộ vô hình qua giao diện API đến tất cả các hệ thống nghiệp vụ tích hợp (như nền tảng dữ liệu lớn, CRM...).

Điều này có nghĩa là, sau khi một nhân viên chuyển vị trí hoặc nghỉ việc, quyền hạn của họ trên DingTalk và các hệ thống nghiệp vụ liên quan sẽ được cập nhật tự động và ngay lập tức: quyền truy cập dữ liệu tại bộ phận cũ tự động bị tắt, quyền tại bộ phận mới tự động được bật. Vừa đảm bảo kiểm soát an toàn, vừa tránh phiền toái và khó xử do thao tác thủ công, đạt được quản lý quyền hạn tự động hóa và chính xác.

Dữ liệu trao quyền: Từ chủ nhà sang nhà cung cấp dịch vụ số

Với Trung tâm Da thuộc Hải Ninh, mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số là phục vụ tốt hơn cho các hộ kinh doanh. Trung tâm đã xây dựng nền tảng dữ liệu lớn mạnh mẽ, thực hiện quản lý lập thể, phân tích được “một hồ sơ một hộ” cho hàng chục ngàn ki-ốt.

Mỗi ki-ốt không chỉ ghi nhận các thuộc tính cố định như vị trí, diện tích, mà còn tích hợp các thuộc tính kinh doanh như loại sản phẩm, thương hiệu, tiền thuê hàng năm, mật độ khách, thậm chí cả tỷ lệ “mua hàng” (tỷ lệ chuyển đổi mua) của người tiêu dùng. Những dữ liệu này thông qua bảng điều khiển DingTalk – cổng thông tin thống nhất – cung cấp hỗ trợ ra quyết định mạnh mẽ cho nhà quản lý và các hộ kinh doanh.

Trong quản lý tài sản, không còn đơn thuần là đăng ký sổ sách, mà có thể đánh giá chính xác giá trị từng mặt bằng, cung cấp cơ sở dữ liệu cho định giá tuyển dụng, chấm dứt cạnh tranh giá thấp.

Trong vận hành thị trường, thông qua trung tâm marketing hội viên bán lẻ được xây dựng, thay đổi mô hình marketing thô sơ “đưa xe buýt đến, điểm số người” truyền thống, thực hiện marketing chính xác dựa trên chân dung khách hàng và thanh toán, giúp từng đồng chi phí marketing đều được sử dụng đúng chỗ.

Trong phục vụ hộ kinh doanh, tích hợp toàn bộ chuỗi dịch vụ như thanh toán tiền điện nước, ký kết hợp đồng, đặt hàng logistics… Các hộ kinh doanh chỉ cần qua cổng DingTalk là có thể dễ dàng thực hiện, nâng cao đáng kể trải nghiệm và hiệu quả.

“Sự thay đổi căn bản mà chuyển đổi số mang lại là sự lật đổ mô hình,” ông Diêu tổng kết. “Chúng tôi đã chuyển mình từ một ‘chủ nhà’ truyền thống thành ‘người trao quyền số’ có thể hỗ trợ hoạt động kinh doanh cho các hộ kinh doanh. Thậm chí điều này còn thúc đẩy mảng kinh doanh thứ sáu hoàn toàn mới của chúng tôi – mảng thương mại điện tử, doanh số năm ngoái đã vượt 20 tỷ nhân dân tệ.”

Trong tương lai, ngoài việc phục vụ tốt hơn các hộ kinh doanh tại trung tâm, Công ty Mạng lưới Trung tâm Da thuộc Hải Ninh còn dự định phổ biến kinh nghiệm chuyển đổi số tích lũy được trong 10 năm qua đến nhiều doanh nghiệp Hải Ninh khác, hỗ trợ doanh nghiệp địa phương. Đồng thời, phối hợp cùng DingTalk khám phá thêm nhiều tình huống ứng dụng AI, mở ra chương mới cho chuyển đổi trong thời đại AI.

Từ khi khởi động hành trình chuyển đổi năm 2018 đến nay, phục vụ hiệu quả hơn 6.000 hộ kinh doanh và hàng chục ngàn ki-ốt. Trung tâm Da thuộc Hải Ninh lấy DingTalk làm nền tảng số, thấm sâu tư tưởng “hợp nhất ba dòng” vào quy trình nghiệp vụ, hoàn thành bước nhảy vọt từ nâng cao hiệu suất đến đổi mới mô hình.

Câu chuyện số hóa của thương hiệu quốc dân này chứng minh rằng, chuyển đổi số thực sự không phải là dùng công nghệ vì công nghệ, mà là dùng công nghệ để giải quyết vấn đề nghiệp vụ thực tế, tạo ra giá trị rõ ràng. Trên con đường này, DingTalk đang trở thành người bạn đồng hành lý tưởng cho ngày càng nhiều thương hiệu quốc dân thực tế như Trung tâm Da thuộc Hải Ninh trong hành trình nâng cấp thông minh.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!