Qwen Office + Bảng tính AI, Kiến tạo CRM kỷ nguyên AI

Tự tay xây dựng Trợ lý AI CRM dành riêng cho bạn chỉ trong nửa giờ

Hướng dẫn thực chiến QwenWork

Bỏ ra số tiền lớn để mua hệ thống CRM, nhưng cuối cùng lại trở nên rập khuôn và nhàm chán—

Triển khai ba tháng, đào tạo hết vòng này đến vòng khác, nhưng những người sử dụng ổn định vẫn chỉ là vài người: quản trị viên IT bảo trì hệ thống, nhân viên kinh doanh phụ trách nhập cơ hội bán hàng, và các quản lý lên kiểm tra dữ liệu vào cuối tháng.

Nhân viên kinh doanh nói: "Chạy đôn chạy đáo cả ngày, tối về còn phải bổ sung nhật ký theo dõi. Bổ sung không phải là nhật ký, mà là hồi ký."

Quản lý nói: "Một nửa các trường trong biểu mẫu trống rỗng, dùng nó để ra quyết định hay dùng nó để luyện trí tưởng tượng?"

IT nói: "Yêu cầu đã xếp sang quý sau, mọi người tạm sử dụng trước nhé."

Vấn đề không phải do mọi người không đủ nỗ lực, mà là hướng đi đã sai ngay từ đầu: chúng ta đang ép buộc con người phải phục vụ công cụ.

Đổi cách suy nghĩ, để công cụ phục vụ bạn

Vấn đề của CRM truyền thống nằm ở chỗ công cụ mang tính bị động: bạn không thúc đẩy, nó sẽ không chạy.

Trong kỷ nguyên AI, thứ chúng ta cần không phải là một CRM tốt hơn, mà là một nhân viên AI có thể chủ động thúc đẩy công việc—

Biết chủ động làm việc: 9 giờ sáng mỗi ngày, báo cáo sáng tự động gửi đến DingTalk, khách hàng nào cần ưu tiên theo đuổi, đơn hàng nào cần đẩy mạnh, khoản thu nào cần đôn đốc, tất cả được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, không cần nói nhiều.

Biết chủ động sắp xếp: Sau khi gọi điện chỉ cần dặn một câu "Khách hàng nói sẽ thanh toán sau kỳ nghỉ", nó sẽ mở rộng thành một bản ghi theo dõi hoàn chỉnh và lưu trữ; hợp đồng, phương án cũng được lưu lại. Lần sau khi viết phương án mới, nó sẽ tự đọc lại tài liệu cũ và lịch sử giao dịch với khách hàng đó để tham khảo.

Biết chủ động phân tích: Biến bảng biểu thành bảng điều khiển chỉ với một cú nhấp chuột; báo cáo quý không còn là liệt kê số liệu, mà là làm rõ hiện trạng, nhìn thấu vấn đề và đưa ra giải pháp.

Hôm nay, hãy cùng bạn sử dụng "QwenWork + DingTalk AI Table + DingTalk" để tự tay xây dựng một nhân viên AI tự động thúc đẩy doanh số, giúp CRM của bạn không còn bị bỏ xó—

Xem trước hiệu quả thực tế

Nói suông không bằng chứng cớ, hãy xem trước cách bộ máy nhân viên AI này vận hành:

Tầng tương tác - DingTalk: Xem dữ liệu mọi lúc mọi nơi

‹‹ Trượt sang trái để xem

Tầng dữ liệu - DingTalk AI Table: Dữ liệu làm nền tảng, truy xuất theo quyền hạn

‹‹ Trượt sang trái để xem

Tầng thực thi - QwenWork: Bạn ra lệnh, nó thực hiện, trình bày trực quan

‹‹ Trượt sang trái để xem

Ba thành phần này phát huy thế mạnh riêng, kết hợp lại tạo thành một nhân viên AI hoàn chỉnh.

Tự tay xây dựng trong bốn bước

01 Bước 1: Thiết lập vai trò

Tuyển nhân viên, việc đầu tiên là giao bối cảnh: bạn phụ trách mảng kinh doanh nào, mong muốn nó đảm nhận những công việc gì.

Giao bối cảnh rõ ràng, nó mới biết cần tập trung vào điều gì.

Mở QwenWork và gửi trực tiếp đoạn văn này cho nó:

Câu lệnh (có thể sao chép trực tiếp): Xin chào, tôi là trưởng phòng kinh doanh của một công ty phân phối thiết bị y tế. Tôi muốn bạn làm trợ lý vận hành kinh doanh cho tôi, hàng ngày giúp tôi theo dõi khách hàng, thúc đẩy dự án của nhóm, nhắc nhở các công việc cần làm. Bạn là người hướng tới mục tiêu, cần phối hợp nhịp nhàng với tôi. Chúng tôi chủ yếu bán sản phẩm XX, tập trung chú ý đến việc thu tiền và tái ký hợp đồng của khách hàng.

Có hai điểm cần lưu ý:

Nhất định phải ghi rõ ngành nghề. Logic khách hàng của các ngành khác nhau hoàn toàn khác biệt, y tế chú trọng thu tiền và tái ký, hành chính công chú trọng các nút quy trình, thương mại điện tử chú trọng mua lại, ghi rõ ràng nó mới biết dốc sức vào đâu.

Không sợ thông tin bối cảnh quá nhiều. Bán sản phẩm gì, nhóm có bao nhiêu người, cần chú ý đến chỉ số nào, mọi thông tin bạn biết đều có thể cung cấp cho nó. Thông tin càng nhiều, phán đoán của nó càng sát với thực tế kinh doanh.

Những nội dung này sẽ được lưu lại trong bộ nhớ dài hạn của QwenWork (có thể xem và chỉnh sửa bất cứ lúc nào trong "Cài đặt" -> "Bộ nhớ"), sau này mỗi lần trò chuyện, nó đều mang theo những ngữ cảnh này.

02 Bước 2: Xây dựng dữ liệu

Không cần tự tạo bảng biểu, chỉ một câu để AI làm:

Câu lệnh (có thể sao chép trực tiếp): Hãy giúp tôi tạo một cơ sở kiến thức DingTalk tên là "AICRM", trong đó có một bảng AI tên là "Quản lý khách hàng", bao gồm bốn bảng: Bảng khách hàng, Bảng nhóm, Bảng ghi chép theo dõi, Bảng thu tiền. Tạo thêm một thư mục để chứa hợp đồng, phương án, báo giá và các tài liệu khác.

Nếu chưa kết nối DingTalk, hãy vào "Trình kết nối" của QwenWork để mở kết nối DingTalk trước.

Sau khi tạo bảng xong, hãy bảo nó đọc qua "cơ sở dữ liệu" của mình trước:

Câu lệnh (có thể sao chép trực tiếp): Đọc xem trong cơ sở kiến thức AICRM có những bảng nào, mỗi bảng có những trường gì.

Có 2 mẹo ở đây:

Chỉ cần một bảng ghi chép theo dõi là đủ, không cần phân loại thủ công, phân loại là việc của AI. Bạn chỉ cần nói trực tiếp "Ghi lại một lượt theo dõi cho tôi", việc viết bảng, liên kết khách hàng, cập nhật trạng thái nó sẽ tự hoàn thành.

Hợp đồng, phương án, báo giá, biên bản cuộc họp do AI ghi âm—tất cả đều có thể đưa vào cơ sở kiến thức. Sau này khi viết phương án mới cho khách hàng, nó có thể truy xuất các phương án cũ và biên bản giao dịch để tham khảo, sau khi tạo xong phương án có thể tải xuống Word hoặc PDF chỉ với một cú nhấp chuột và gửi trực tiếp cho khách hàng.

03 Bước 3: Thiết lập quy trình

Đây là bước quan trọng để chuyển từ "bị động" sang "chủ động".

Hãy thử chạy một lượt trước:

Câu lệnh (có thể sao chép trực tiếp): Xem những khách hàng nào hôm nay bắt buộc phải theo dõi, những khoản thu nào đã quá hạn, lập một danh sách, mỗi mục kèm theo lời thoại gợi ý.

Sau khi hài lòng với kết quả, có thể nâng cấp thành tác vụ định kỳ:

Câu lệnh (có thể sao chép trực tiếp): Đặt quy trình vừa rồi thành tác vụ định kỳ, thực hiện vào 9 giờ sáng mỗi ngày, gửi kết quả cho tôi; nếu mỗi mục tương ứng với người phụ trách, hãy gửi nội dung liên quan đến DingTalk của người đó.

Từ nay mỗi sáng, DingTalk của bạn sẽ tự động nhận được một bản báo cáo sáng về kinh doanh: khách hàng ưu tiên cao, việc cần làm hôm nay, các khoản thu cần theo đuổi, mỗi mục đều kèm lời thoại, dùng trực tiếp luôn.

Việc theo dõi hàng ngày cũng trở nên nhẹ nhàng hơn. Sau khi gặp khách hàng, chỉ cần ném cho nhân viên AI một câu dễ hiểu:

Vừa gửi tin nhắn đòi tiền cho khách hàng xx, đối phương nói ngày mai sẽ chuyển khoản, vui quá.

Nó sẽ tự động giúp bạn viết ghi chép theo dõi, liên kết khách hàng, cập nhật trạng thái thu tiền, còn tiện thể nhắc bạn: lời hứa miệng không tính, ngày mai nhớ xác nhận tiền đã về tài khoản.

04 Bước 4: Tối ưu hóa trải nghiệm

Nhân viên AI được tạo ra ở phiên bản đầu tiên, rất có thể chỉ là một "người khuân vác dữ liệu". Ví dụ bảo nó làm báo cáo quý, kết quả có thể là chồng chất ảnh chụp màn hình bảng điều khiển, trang nào cũng toàn liệt kê số liệu.

Đừng tạm bợ, hãy bảo nó sửa ngay:

Câu lệnh (có thể sao chép trực tiếp): Nội dung hiện tại quá lan man, không có insight, không tính là báo cáo. Dùng một câu để nói rõ hiện trạng, số liệu đưa ra sau làm bằng chứng, cuối cùng tập trung vào hành động và đề xuất tiếp theo.

Thứ sửa ra sẽ hoàn toàn khác biệt: Mở đầu một câu nói rõ hiện trạng—"Khách hàng đang tăng, nhưng tiền mặt không theo kịp"—837.000 cơ hội bán hàng đang có, tỷ lệ thu tiền 22%, quá hạn tập trung ở nhóm khách hàng nào, bóc tách từng lớp, cuối cùng chốt lại xem tiếp theo phải làm gì.

Kết quả do AI tạo ra, 80 điểm dựa vào dẫn dắt, 100 điểm dựa vào lặp lại. Chỗ nào chưa hài lòng, hãy dùng ngôn ngữ dễ hiểu để nói ra, bảo nó sửa. Sửa một lượt tốt một lượt.

Cách chơi nâng cao

Sau khi chạy thông phiên bản cơ bản, có thể tiếp tục mở rộng:

Tạo một bảng điều khiển kinh doanh: Bảo QwenWork chuyển đổi dữ liệu trong bảng AI thành bảng điều khiển chỉ với một cú nhấp chuột—phân bố khách hàng, phễu bán hàng, tiến độ thu tiền, tải trọng nhóm đều hiển thị trên bảng điều khiển, có thể chiếu lên màn hình lớn của phòng ban, dùng để xem hàng ngày hoặc thảo luận trong cuộc họp sáng.

Tự động theo dõi tin nhắn nhóm: Với những nhóm DingTalk cố định với khách hàng, có thể bảo QwenWork định kỳ tổng hợp thông tin quan trọng trong giao tiếp với khách hàng, trích xuất các hạng mục cần theo dõi, giảm bớt việc nhập liệu thủ công. Lịch sử trò chuyện của Feishu, WeCom, QwenWork cũng có thể đọc được thông qua trình kết nối.

Tích hợp CRM hiện có: Nếu đã có hệ thống CRM, hãy bảo đồng nghiệp IT biến giao diện dữ liệu của hệ thống thành MCP để tích hợp vào QwenWork, để QwenWork làm việc trên hệ thống cũ.

Thiết lập quyền dữ liệu theo vai trò: Khi nhiều người dùng chung một dữ liệu, có thể cấu hình phạm vi truy cập thông qua quyền nâng cao của bảng AI, ví dụ cho phép nhân viên kinh doanh xem khách hàng mình phụ trách, cho phép quản lý xem dữ liệu của nhóm mình quản lý.

Tổng kết

Bảng AI là một khối xếp hình vạn năng, có thể lắp ráp bất kỳ hệ thống kinh doanh nhẹ nào.

Nhưng "có thể lắp" là một chuyện, "biết cách lắp" lại là chuyện khác—không ít người dùng phản ánh độ khó khi bắt đầu cao, không lắp nổi.

Giờ đây, việc tạo bảng, lấy dữ liệu, thực thi tác vụ đều có thể giao cho QwenWork, bạn chỉ cần dùng ngôn ngữ dễ hiểu để giao việc.

DingTalk quản lý tài khoản và tiếp cận, bảng AI quản lý dữ liệu và quyền hạn, QwenWork quản lý thực thi.

Kết hợp bộ ba vững chắc này lại, hầu hết các hệ thống kinh doanh, bạn đều có thể tự tay xây dựng.

Bài tiếp theo bạn muốn xem chúng tôi hướng dẫn thực hành gì, hoan nghênh để lại bình luận ở phần bình luận~

· · ··· · ·

Một chuyên mục chuyên sâu giúp QwenWork trở nên hữu ích hơn, ai cũng trở thành cao thủ Agent

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!