Setelah menghapus perangkat lunak lama, mereka membangun sistem bisnis sendiri menggunakan DingTalk

Ketika sistem CRM, ERP, SRM, OA perusahaan telah beroperasi selama bertahun-tahun, muncul masalah nyata yang memalukan. Sistem-sistem "pahlawan" yang dulu dibeli dengan biaya jutaan kini perlahan berubah menjadi "cerobong asap" yang terisolasi satu sama lain. Data tertidur di dalamnya, proses terpecah-pecah seperti pulau-pulau terpisah, staf garis depan sibuk bolak-balik antar belasan sistem, dan manajemen hanya mendapatkan informasi fragmentatif yang tertunda dan saling bertentangan. Di tengah pasar yang berubah cepat, sistem tua yang lamban ini justru semakin menghambat langkah perusahaan.

Di mana jalan keluarnya? Praktik tiga perusahaan pelopor industri—Yuan Dong Holdings, You Ling You Shi, dan Ding Li New Materials—semuanya menunjukkan jawaban yang sama:

Satu sistem dinamis yang menggabungkan low-code, AI, dan platform DingTalk secara diam-diam menggantikan perangkat lunak tradisional mahal yang kaku.

Di pabrik pintar Yuan Dong Cable Network, Geng Geng (nama samaran), seorang pembeli, masih ingat betul betapa sulitnya proses pengadaan di masa lalu. Untuk membeli tembaga khusus, ia harus mencari penawaran dari pemasok di sistem SRM, lalu beralih ke sistem OA lama untuk mengajukan persetujuan, dan akhirnya memasukkan data secara manual ke sistem ERP guna membuat pesanan. "Untuk menyelesaikan satu proses, minimal butuh tiga atau empat hari, bahkan bisa sampai seminggu. Kalau ada bahan darurat, benar-benar bikin panik," kata Geng Geng.

Rasa terfragmentasi inilah yang paling dikhawatirkan oleh Kuang Guangzheng, Chief Digital and Intelligence Officer Yuan Dong. "Kami punya lebih dari 20 sistem besar dan kecil, sudah hampir sepuluh tahun digunakan. Sistem OA lama itu ibarat mesin yang berkarat, konflik data, fungsi usang, dan kemampuan ekspansi hampir nol. Tapi kalau diganti semua? Biayanya tinggi, risikonya besar, hampir mustahil."

Pergantian datang pada tahun 2021. Saat itu, tim IT Yuan Dong hanya terdiri dari lima orang. Mereka memilih platform DingTalk beserta alat low-code-nya, YiDa. Mereka melakukan hal yang tampak sederhana tapi efeknya luar biasa: menyusun ulang antarmuka penting dari SRM, OA, dan ERP seperti menyusun mainan Lego di atas platform DingTalk.

Kini, Geng Geng dapat menyelesaikan seluruh proses pengadaan—mulai dari perbandingan harga hingga persetujuan kontrak—dalam satu antarmuka aplikasi di DingTalk. "Proses disampaikan secara otomatis lewat notifikasi DingTalk, pimpinan yang sedang dinas pun bisa langsung menyetujui dalam hitungan detik. Proses yang dulu butuh seminggu, kini bisa selesai dalam satu hingga dua jam. Mengecek riwayat harga barang juga lebih mudah. Tak perlu lagi membongkar tumpukan dokumen kertas. Cukup masukkan waktu pembelian dan nama material di aplikasi low-code, informasinya langsung muncul."

Bagi Yuan Dong, mengelola jaringan logistik dan pemasok yang luas juga pernah menjadi tantangan besar. Dulu, komunikasi dengan pemasok eksternal harus menggunakan sistem terpisah, dan kondisi pengiriman logistik tidak bisa dilacak secara real-time. Kini, mereka memanfaatkan ekosistem terbuka DingTalk untuk menyatukan karyawan dan mitra eksternal. Komunikasi lintas perusahaan dan pelacakan logistik kini cukup dilakukan dengan beberapa klik di DingTalk. Efisiensi yang meningkat ini secara nyata menurunkan biaya: biaya logistik turun dari 2% menjadi 1,3%, menghemat beberapa ratus juta yuan.

Perubahan yang lebih mengejutkan datang dari integrasi AI. Dulu, staf pemasaran ingin mengecek status produksi pesanan harus meminta bantuan kolega bagian produksi untuk login ke sistem MES. "Kalau mereka sibuk atau libur, kita harus menunggu," ujar seorang manajer pemasaran. Kini, cukup bertanya kepada asisten AI di DingTalk, status produksi langsung muncul dalam hitungan detik. "Waktu tunggu yang dihemat bisa kami gunakan untuk menemui satu klien lagi."

"Kami mengganti sistem lama seperti OA, CRM, SRM dengan kombinasi platform DingTalk ini," kata Kuang Guangzheng. "Bukan hanya menghemat biaya lisensi perangkat lunak bernilai jutaan, yang utama adalah data dan proses kini benar-benar terintegrasi. Manajemen bisa melihat setiap tahapan secara transparan, sehingga pengambilan keputusan menjadi jauh lebih proaktif."

Di pabrik makanan beku kering You Ling You Shi di Jinjiang, Huang Xiaofeng, manajer logistik, dulu paling takut saat akhir bulan karena harus melakukan rekonsiliasi. "Pengirim tersebar di mana-mana, barang sampai mana? Sudah ditandatangani belum? Semua bergantung pada file Excel atau dokumen kertas yang dikirim balik oleh mereka. Kesalahan data sering terjadi, dan perdebatan bisa berlangsung berhari-hari." Yang lebih menyedihkan, tingkat ketepatan waktu pengiriman hanya 90%. Produk beku kering sangat sensitif terhadap suhu; keterlambatan kecil atau fluktuasi suhu bisa menyebabkan kerugian besar.

Sistem TMS (Transportation Management System) tradisional sempat dipertimbangkan. Namun CIO Long Yan berkata jujur: "Perangkat lunak SaaS tradisional terlalu kompleks karena harus menyesuaikan banyak pelanggan, sehingga kebutuhan spesifik kami justru tidak terpenuhi." Tantangan lebih besar datang dari sumber daya manusia. Sangat sulit merekrut ahli IT profesional di kota kelas tiga atau empat. Tim digitalisasi You Ling You Shi hanya terdiri dari beberapa orang. Mahal, sulit digunakan, dan tidak ada tenaga yang mengerjakan—digitalisasi logistik menjadi hambatan kritis.

Jalan keluar datang dari platform low-code DingTalk. Long Yan memimpin tim kecilnya langsung turun tangan, memanfaatkan sifat low-code yang "kecil, cepat, ringan, dan tepat" untuk fokus menyelesaikan masalah utama logistik. Hanya dalam dua minggu, mereka berhasil membangun dan meluncurkan sistem khusus bernama "Manajer Logistik".

Sistem ini berjalan langsung di grup DingTalk. Huang Xiaofeng mengirimkan tugas di grup, staf administrasi pengirim cukup klik kartu di grup untuk memasukkan informasi pemuatan. Begitu truk bergerak, data suhu dan kelembapan langsung dikirim ke grup. Setelah barang tiba, sopir langsung mengunggah foto bukti penerimaan, dan biaya dikonfirmasi secara online. "Tidak perlu lagi mengejar-ngejar dokumen atau verifikasi data," kata Huang Xiaofeng.

Sistem 'akar rumput' ini memberikan hasil luar biasa: tingkat ketepatan waktu pengiriman melonjak menjadi 96%, masalah kehilangan barang, pergantian barang, dan perdebatan hampir hilang. "Kami hemat biaya pembelian perangkat lunak TMS, ditambah optimasi rute dan pengurangan kerugian, penghematan stabil mencapai 1,5 juta yuan per tahun," ungkap Huang Xiaofeng sambil menunjukkan catatan keuangannya.

Berhasilnya sistem logistik ini memicu semangat pengembangan internal di perusahaan. Tim Long Yan mendorong staf departemen bisnis untuk membuat alat sendiri menggunakan low-code, sekaligus meningkatkan pengalaman pengguna dengan dukungan AI DingTalk.

Misalnya dalam skenario penjualan. Kini, tenaga penjual baru saat mengunjungi klien cukup berkata ke ponsel, "Catat informasi kunjungan klien hari ini," maka asisten AI DingTalk akan otomatis mengolah dan menyimpan data ke sistem. Pemilik perusahaan ingin mengetahui situasi penjualan, tinggal bertanya di DingTalk: "Berapa banyak klien yang dikunjungi minggu ini? Masih ada berapa klien level S yang belum ditindaklanjuti? Siapa tiga penjual teratas?" AI langsung menarik jawaban dari data pesanan dan catatan kunjungan yang tersebar. Informasi ini bukan hasil imajinasi AI, tetapi berasal dari catatan bisnis nyata.

Departemen produksi juga tak ketinggalan. Petugas inspeksi lapangan menggunakan aplikasi manajemen peralatan berbasis low-code, lalu menambahkan asisten inspeksi AI. Status peralatan, riwayat perbaikan, dan analisis kerusakan bisa diakses kapan saja. Selain menghindari kesalahan dan kejenuhan dari pengisian manual, kondisi kesehatan peralatan pabrik kini bisa dikendalikan sepenuhnya.

"DingTalk tidak hanya bisa menyelesaikan masalah bisnis secara tepat, tetapi juga memicu inovasi bisnis,"

kata Long Yan. "Inti bisnis kami kini berjalan di DingTalk. Satu platform DingTalk sebagai dasar, satu kotak peralatan low-code, dan AI membuat peralatan ini lebih cerdas dan mudah digunakan. Akses rendah, cepat digunakan, fleksibel dan cerdas—ini lah digitalisasi yang kami butuhkan."

Di Ding Li New Materials, bagian keuangan dulu memiliki "pekerjaan khusus": tiga orang harus secara manual memverifikasi ribuan faktur dari cabang penjualan di seluruh negeri tiap bulan, untuk mencegah penggandaan klaim. "Verifikasi manual lambat, rentan salah, dan rawan celah. Jika ditemukan kesalahan faktur, bagian keuangan harus mengejar staf operasional agar mengeluarkan faktur baru," kenang Zhou Chuanyi, kepala pusat teknologi informasi.

Ini hanya puncak gunung es. Tantangan lebih besar adalah terjadinya fragmentasi bisnis. Bagian logistik harus secara manual mencocokkan lebih dari sepuluh aturan untuk menghitung biaya angkut, dengan siklus penyelesaian hingga 45 hari. Sistem ERP, kontrol biaya, dan rantai pasok masing-masing mengelola bidangnya sendiri, dan ketidakcocokan data sudah menjadi hal biasa. Bahkan staf kualitas yang bertanggung jawab atas kepuasan pelanggan dulu sering tertinggal oleh proses—baru bertindak saat keluhan pelanggan masuk, terus-menerus hidup dalam tekanan.

"Seperti meminta beberapa orang yang berbicara bahasa berbeda membangun roket bersama, kolaborasi sangat sulit," begitu Zhou Chuanyi menggambarkan sistem lama. Solusi mereka adalah menghubungkan sistem ERP inti ke platform low-code DingTalk, serta memanfaatkan kemampuan AI untuk berperan sebagai "penerjemah" dan "pengingat dini" di DingTalk.

Perubahan yang terjadi sangat konkret. Staf logistik cukup memasukkan data pengiriman di aplikasi low-code DingTalk, sistem langsung memicu pembuatan bukti penyelesaian di ERP—tidak perlu lagi mengimpor Excel atau mencocokkan aturan secara manual. Saat staf mengunggah faktur klaim, kemampuan AI di aplikasi low-code DingTalk langsung melakukan deteksi duplikasi dan verifikasi keaslian. Tiga staf keuangan tersebut akhirnya terbebas dari tugas melelahkan itu. "Risiko faktur dikendalikan sejak awal, efisiensi verifikasi naik setidaknya 70%, dan efisiensi pengajuan klaim juga meningkat," kata Zhou Chuanyi.

Bagian kualitas juga merasakan manfaatnya. Kini, asisten AI di DingTalk setiap hari tepat waktu mengirimkan situasi layanan pelanggan dan perkembangan penanganan keluhan. Staf kualitas tidak lagi menunggu masalah meledak. Asisten AI ini juga "berpengalaman"—dengan mengacu pada basis pengetahuan kasus lama, ia memberikan saran penanganan, membantu mereka mengawasi proses lebih erat. "Dulu memadamkan api, sekarang mencegah api," tambah Zhou Chuanyi. "Efisiensi penanganan keluhan pelanggan rata-rata naik lebih dari 50%, dan kepuasan pelanggan juga meningkat."

Yang paling mengejutkan manajemen adalah pengelolaan biaya logistik yang kini lebih cermat. Dulu, perhitungan ongkos kirim seperti "kotak hitam". Sekarang, Ding Li membangun "basis harga acuan logistik" di platform low-code DingTalk, di mana setiap perubahan aturan harus melalui persetujuan online dan diperbarui otomatis. Saat penyelesaian, sistem secara otomatis mengambil informasi berat barang dan tujuan dari ERP, lalu mencocokkan harga standar dalam hitungan detik.

"Cara menghitung ongkos kirim kini transparan, sehingga perdebatan dengan pengirim berkurang banyak," kata Zhou Chuanyi sambil menunjuk dashboard data logistik yang diperbarui secara real-time. "Biaya operasional bisnis pengiriman dan penerimaan turun 5%, menghemat hampir seratus juta yuan per tahun. Sistem-sistem ini bukan produk siap pakai yang bisa dibeli sembarang di luar. Mereka tumbuh bersama bisnis kami, pas seperti cetakan."

Tiga cerita yang tampak berbeda ini menuju pada tren yang sama: perusahaan kini menggunakan kombinasi low-code, AI, dan platform DingTalk untuk menumbuhkan sistem digital mereka sendiri yang benar-benar sesuai kebutuhan, dari tanah bisnis mereka sendiri.

"Dulu membeli perangkat lunak, kami yang harus menyesuaikan diri dengan sistem. Sekarang, dengan membangun sistem via low-code DingTalk, sistem yang menyesuaikan diri dengan kami," kata seorang manajer operasional Yuan Dong. Perubahan ini pada dasarnya adalah pergeseran kendali digitalisasi dari departemen IT ke garis depan bisnis. Karyawan bukan lagi pelaksana pasif, tetapi "pencipta digital" yang aktif, merasa terlibat dan mendapat manfaat.

Praktik Yuan Dong, You Ling You Shi, dan Ding Li menunjukkan: yang bisa menggantikan sistem tradisional mahal dan kaku bukanlah fungsi tunggal, melainkan ekosistem digital tempat setiap staf bisnis bisa ikut membangun, tumbuh secara fleksibel berdasarkan kebutuhan nyata, dan terus menjadi lebih cerdas seiring evolusi AI.

Sistem yang tumbuh dari dalam perusahaan inilah yang memiliki vitalitas paling kuat.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!