Selepas mengalih keluar perisian lama, mereka membina sistem perniagaan sendiri menggunakan DingTalk

Apabila sistem CRM, ERP, SRM, OA dan lain-lain dalam sebuah perusahaan telah beroperasi selama bertahun-tahun, satu realiti yang canggung muncul. Sistem-sistem yang dulunya dihargai jutaan ringgit dan dilihat sebagai "pejuang" ini secara perlahan berubah menjadi "cerobong asap" yang terpisah-pisah. Data terperangkap tidur di dalamnya, proses-proses terputus-putus seperti pulau-pulau terasing, pekerja barisan hadapan sibuk menukar antara belasan sistem, manakala pihak pengurusan hanya menerima maklumat yang lewat dan bercanggah. Dalam persekitaran pasaran yang sentiasa berubah, sistem-sistem lama yang kaku ini semakin membebani langkah perusahaan.

Di manakah jalan keluarnya? Amalan tiga syarikat terkemuka industri — Yuan Dong Holdings, You Ling You Shi, dan Ding Li New Materials — semua menunjukkan jawapan yang sama:

Satu sistem "hidup" yang mengintegrasikan kod rendah (low-code), AI, dan platform DingTalk sedang senyap menggantikan perisian tradisional mahal dan kaku tersebut.

Di kilang cerdas Far East Cable Network milik Yuan Dong Holdings, seorang pembeli bernama Geng Geng (nama samaran) masih ingat betapa sukar proses kerja dahulu. Untuk membeli satu lot tembaga khas, dia mesti mencari pembekal dan minta harga dalam sistem SRM, kemudian beralih ke sistem OA lama untuk memohon kelulusan, akhirnya memasukkan maklumat secara manual ke dalam ERP bagi menjana pesanan. "Satu proses ambil masa sekurang-kurangnya tiga empat hari, kadang-kadang hingga seminggu. Kalau ada bahan kecemasan, memang panas kepala," kata Geng Geng.

Rasa terpisah seperti ini merupakan perkara paling menyusahkan bagi Kuang Guangzheng, Ketua Pegawai Digital Yuan Dong. "Kami ada lebih 20 sistem besar dan kecil, digunakan hampir sepuluh tahun. Sistem OA lama macam mesin karat, data konflik, fungsi usang, tiada keupayaan berkembang langsung. Tapi nak ganti semua? Kos tinggi, risiko besar, hampir mustahil."

Pertukaran datang pada tahun 2021. Masa itu, pasukan IT Yuan Dong hanya ada lima orang. Mereka tertumpu kepada platform DingTalk dan alat kod rendahnya yang disediakan, YiDa. Mereka melakukan sesuatu yang kelihatan mudah tetapi hasilnya mengejutkan: mereka menyambungkan antara muka utama dari SRM, OA, dan ERP seperti membina blok Lego, dan menggabungkannya semula di atas platform DingTalk.

Kini, Geng Geng boleh menyelesaikan keseluruhan proses pembelian — daripada perbandingan harga hingga kelulusan kontrak — dalam satu sahaja antara muka aplikasi di DingTalk. "Status proses dihantar secara automatik ke DingTalk, bos pun boleh keluluskan dengan segera walaupun sedang melancong. Proses yang dulu ambil masa seminggu, kini boleh siap dalam satu atau dua jam sahaja." Mencari rekod harga sejarah barang juga lebih mudah — tidak perlu lagi mencari dokumen kertas; cukup masukkan tarikh pembelian dan nama bahan dalam aplikasi kod rendah, maklumat terus muncul.

Bagi Yuan Dong, mengurus rangkaian logistik pembekal yang besar juga pernah menjadi cabaran. Dahulu, komunikasi dengan pembekal luar menggunakan sistem lain, dan status penghantaran logistik tidak dapat dilacak secara masa nyata. Jadi, Yuan Dong bijak menggunakan ekosistem terbuka DingTalk untuk menyatukan pekerja dan rakan kongsi luar, supaya komunikasi antara syarikat dan pengesanan logistik kini hanya perlu dilakukan dengan beberapa klik dalam DingTalk. Di sebalik peningkatan efisiensi ini adalah penurunan kos yang ketara: kos logistik syarikat turun daripada 2% kepada 1.3%, menjimatkan beberapa ratus juta ringgit.

Perubahan yang lebih mengejutkan datang daripada AI. Dulunya, kakitangan pemasaran mahu menyemak kemajuan pengeluaran pesanan, mesti cari rakan sekerja bahagian pengeluaran untuk log masuk ke sistem MES. "Kalau mereka sibuk atau cuti, kita kena tunggu," kata seorang pengurus pemasaran. Kini, cukup tanya pembantu AI di DingTalk, kemajuan pengeluaran akan dibalas seketika. "Waktu yang dijimatkan daripada menunggu, kami boleh lawati satu pelanggan tambahan."

"Kami menggunakan kombinasi ini di DingTalk untuk menggantikan sistem lama seperti OA, CRM, SRM," rumus Kuang Guangzheng. "Bukan sahaja menjimatkan perbelanjaan lesen perisian bernilai jutaan ringgit, yang penting ialah data dan proses benar-benar saling bersambungan. Pengurusan kini dapat melihat setiap peringkat dengan jelas, membuat keputusan pun jadi lebih proaktif."

Di kilang makanan kering beku You Ling You Shi di Jinjiang, pengurus logistik Huang Xiaofeng dulu paling takut pada waktu akhir bulan apabila menyelesaikan akaun. "Pengangkut tersebar merata, barang sampai mana? Sudah ditandatangani belum? Semuanya bergantung pada hantar Excel atau dokumen kertas. Data tak sepadan itu perkara biasa, pertelingkahan boleh berlarutan beberapa hari." Lebih menyedihkan, kadar ketepatan penghantaran hanya 90%. Makanan kering beku sangat sensitif terhadap suhu, sedikit kelengahan atau kawalan suhu tidak stabil boleh menyebabkan kerugian besar.

Sistem TMS (Transportation Management System) besar tradisional pernah dipertimbangkan. CIO Long Yan berkata terus terang: "Perisian SaaS tradisional direka untuk pelanggan lebih luas, jadi fungsinya makin kompleks, namun keperluan unik kami tetap tidak terpenuhi." Cabaran lebih besar ialah dari segi bakat. Sukar mencari pakar IT profesional di bandar kecil dan sederhana, pasukan digital You Ling You Shi hanya terdiri daripada beberapa orang. Mahal, susah guna, tiada orang buat — digitalisasi logistik menjadi halangan besar.

Pertukaran datang daripada platform kod rendah DingTalk. Long Yan membawa pasukan kecilnya sendiri turun padang, menggunakan sifat kod rendah yang "kecil, cepat, ringan, tepat" untuk menyerang titik sakit logistik. Hanya dalam masa dua minggu, mereka berjaya membina dan melancarkan sistem "Pengurus Logistik" yang direka khusus.

Sistem ini beroperasi terus dalam kumpulan DingTalk. Huang Xiaofeng memberi tugasan dalam kumpulan, staf pentadbiran pengangkut hanya perlu klik kad dalam kumpulan untuk memasukkan maklumat pemuatan. Apabila trak bergerak, data suhu dan kelembapan dihantar secara langsung ke kumpulan. Setelah barang sampai, pemandu muat naik gambar dokumen tandatangan terus, bayaran juga disahkan secara dalam talian. "Tidak perlu lagi kejar dokumen dan menyemak data," kata Huang Xiaofeng.

Sistem "akar rumput" ini memberi hasil mengejutkan: kadar ketepatan penghantaran melonjak kepada 96%, isu kehilangan barang, campur barang, dan pertelingkahan hampir lenyap sepenuhnya. "Kami sudah jimat kos pembelian perisian TMS, tambah lagi pengoptimuman laluan penghantaran dan pengurangan kerugian, setiap tahun jimat RM1.5 juta dengan pasti," Huang Xiaofeng tunjukkan catatan kewangannya.

Kejayaan sistem logistik ini mencetuskan semangat pembangunan oleh semua kakitangan dalam syarikat. Pasukan Long Yan galakkan kakitangan barisan hadapan jabatan operasi membina alat sendiri menggunakan kod rendah, dan juga menggunakan keupayaan AI DingTalk untuk meningkatkan pengalaman penggunaan mereka.

Misalnya dalam skenario jualan. Kini, jurujual baru semasa melawat pelanggan hanya perlu katakan ke telefon, "Simpan maklumat pelanggan yang saya lawati hari ini," maka pembantu AI DingTalk secara automatik mengatur dan simpan maklumat utama ke dalam sistem. Pemilik ingin tahu prestasi jualan, hanya perlu tanya di DingTalk: "Berapa pelanggan yang dilawati minggu ini? Berapa pelanggan tahap S yang belum diikuti? Siapa tiga jurujual teratas?" AI segera menarik jawapan daripada data pesanan dan rekod lawatan yang tersebar. Maklumat ini bukan dihasilkan secara rawak oleh AI, tetapi datang daripada rekod perniagaan sebenar.

Jabatan pengeluaran juga turut serta. Kakitangan pemeriksaan harian menggunakan aplikasi pengurusan peralatan berbasis kod rendah, lalu menambah pembantu pemeriksaan AI sendiri. Keadaan peralatan, rekod penyelenggaraan, analisis kerosakan boleh diakses bila-bila masa, bukan sahaja mengatasi masalah pengisian manual yang membosankan dan kerap silap, malah kesihatan peralatan kilang kini terkawal sepenuhnya.

"DingTalk bukan sahaja dapat menyelesaikan titik sakit perniagaan dengan tepat, malah boleh mencetuskan inovasi operasi,"

kata Long Yan. "Operasi utama kami kini berjalan di DingTalk — satu platform sebagai asas, satu set kod rendah sebagai kotak alat, dan AI membuat alat-alat ini lebih pintar dan mudah digunakan. Halangan rendah, mudah belajar, fleksibel dan pintar — inilah digitalisasi yang kami mahukan."

Di Ding Li New Materials, dahulu Jabatan Kewangan mempunyai satu "jawatan istimewa": tiga orang mesti mengesahkan secara manual ribuan invois daripada cawangan jualan di seluruh negara setiap bulan, untuk mengelakkan pengiraan ganda dua. "Pengesahan manual lambat, kerap silap, dan mudah bocor. Sekiranya terjumpa invois salah, kewangan mesti kejar kakitangan operasi untuk cetak semula," kenang Zhou Chuanyi, ketua Pusat Kejuruteraan Maklumat.

Ini hanyalah puncak aisber. Cabaran lebih besar ialah perpecahan operasi. Jabatan logistik mesti mencocokkan secara manual lebih 10 peraturan untuk mengira kos penghantaran, tempoh penyelesaian sehingga 45 hari; sistem ERP, kawalan perbelanjaan, dan rantaian bekalan masing-masing mengurus bidang sendiri, data tidak sepadan itu perkara biasa. Malah kakitangan kualiti yang bertanggungjawab atas kepuasan pelanggan, dulu sering dikejar proses, hanya bertindak balas apabila aduan pelanggan masuk, sibuk menangani kecemasan tanpa henti.

"Seperti menyuruh beberapa orang yang bercakap bahasa berbeza membina roket bersama, kerjasama amat sukar," begitulah Zhou Chuanyi menggambarkan sistem lama. Penyelesaiannya ialah menyambung sistem ERP utama ke platform kod rendah DingTalk, dan menggunakan keupayaan AI untuk bertindak sebagai "penterjemah" dan "pengesan amaran" di DingTalk.

Perubahan yang dihasilkan adalah nyata. Kakitangan logistik memasukkan resit penghantaran dalam aplikasi kod rendah DingTalk, sistem secara automatik mencetuskan ERP untuk menjana dokumen penyelesaian — tidak perlu lagi eksport ke Excel dan cocokkan peraturan secara manual. Apabila jurujual memuat naik invois pembayaran, keupayaan AI dalam aplikasi kod rendah DingTalk segera mengenal pasti duplikasi dan mengesahkannya. Tiga kakitangan kewangan itu akhirnya terlepas daripada beban ini. "Risiko invois dikawal dari sumber, kecekapan penyemakan meningkat sekurang-kurangnya 70%, efisiensi pembayaran juga meningkat," kata Zhou Chuanyi.

Jabatan kualiti juga merasai manfaatnya. Kini, pembantu AI di DingTalk setiap hari menghantar situasi utama perkhidmatan pelanggan dan status terkini penyelesaian aduan. Kakitangan kualiti tidak lagi terpaksa menunggu masalah meletus seperti dulu. Pembantu AI ini juga sangat "berpengalaman", boleh memberi cadangan penyelesaian berdasarkan kes-kes lama dalam pangkalan ilmu, membantu mereka mengawasi proses dengan lebih kukuh. "Dulu kita padam api, sekarang kita cegah api," tambah Zhou Chuanyi. "Purata masa penyelesaian aduan pelanggan meningkat lebih 50%, kepuasan pelanggan juga naik."

Yang paling mengejutkan pihak pengurusan ialah pengurusan kos logistik yang lebih teliti. Dahulu, pengiraan kos penghantaran seperti "kotak hitam". Kini, Ding Li membina "Pangkalan Harga Rujukan Logistik" di platform kod rendah DingTalk, mana-mana perubahan peraturan mesti melalui kelulusan dalam talian dan dikemas kini secara automatik. Semasa penyelesaian, sistem secara automatik mengambil maklumat seperti berat barang dan destinasi daripada ERP, dan mencocokkannya dengan harga piawaian dalam sesaat.

"Kita tahu dengan jelas bagaimana kos penghantaran dikira, pertelingkahan dengan pengangkut berkurang banyak," kata Zhou Chuanyi sambil menunjuk papan pemantau data logistik yang dikemas kini secara masa nyata. "Kos operasi seperti penghantaran dan penerimaan sahaja turun 5%, menjimatkan hampir sejuta ringgit setahun. Sistem-sistem ini bukan komponen standard yang boleh dibeli di pasaran, ia 'tumbuh' bersama perniagaan kami, sempurna dan padat."

Tiga kisah yang nampak berbeza ini semuanya menunjukkan arah yang sama: perusahaan kini menggunakan kombinasi kod rendah, AI, dan platform DingTalk untuk 'menumbuhkan' sistem digital mereka sendiri yang benar-benar sesuai dengan keperluan, terbit daripada tanah perniagaan mereka sendiri.

"Dulu beli perisian, kita yang kena sesuaikan diri dengan sistem. Kini bina sistem menggunakan kod rendah DingTalk, kita buat sistem sesuaikan dengan kita," rasa lega seorang pengurus operasi di Yuan Dong. Perubahan ini pada dasarnya bermaksud kuasa digitalisasi telah turun daripada jabatan IT kepada barisan hadapan operasi. Pekerja bukan lagi pelaksana pasif, tetapi menjadi "kreator digital" yang aktif, terlibat, dan mendapat manfaat.

Amalan Yuan Dong, You Ling You Shi, dan Ding Li menunjukkan: apa yang benar-benar mampu menggantikan sistem tradisional mahal dan kaku bukanlah fungsi tunggal, tetapi satu ekosistem digital yang membolehkan setiap kakitangan operasi menyertai pembinaan, tumbuh secara fleksibel mengikut keperluan sebenar, dan terus menjadi lebih pintar seiring evolusi AI.

Sistem yang 'tumbuh' dari dalam perusahaan inilah yang paling subur dan hidup.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!