Sau khi gỡ bỏ phần mềm hàng vạn mã, họ đã "phát triển" hệ thống nghiệp vụ riêng bằng DingTalk

Khi các hệ thống CRM, ERP, SRM, OA của doanh nghiệp vận hành trong nhiều năm, một thực tế khó xử nảy sinh. Những "công thần" từng được đầu tư hàng triệu đô la dần trở thành những "ống khói" không liên kết với nhau. Dữ liệu nằm im ngủ quên, quy trình bị chia cắt thành những hòn đảo biệt lập, nhân viên tuyến đầu mệt mỏi chuyển đổi giữa hàng chục hệ thống, còn ban quản lý thì nhận được thông tin rời rạc, chậm trễ và mâu thuẫn. Thị trường thay đổi từng phút từng giây, nhưng những hệ thống cũ kỹ cồng kềnh này ngày càng làm chậm bước tiến của doanh nghiệp.

Con đường nào để thoát ra? Thực tiễn từ ba doanh nghiệp tiên phong trong ngành là Viễn Đông Khống Cổ, Hữu Linh Hữu Thực, Đỉnh Lập Tân Vật Liệu đều chỉ về cùng một đáp án:

Một hệ thống sống động tích hợp nền tảng mã thấp, AI và DingTalk đang âm thầm thay thế những phần mềm truyền thống đắt đỏ và cứng nhắc.

Tại nhà máy cáp thông minh của Viễn Đông Khống Cổ, nhân viên mua hàng tên Geng Geng (tên giả) vẫn nhớ rõ cái khổ khi trước đây phải "chạy quy trình". Mua một lô đồng đặc biệt, trước tiên phải tìm nhà cung cấp báo giá trong hệ thống SRM, sau đó chuyển sang hệ thống OA cũ để khởi tạo phê duyệt, cuối cùng lại phải nhập thủ công thông tin vào ERP để tạo đơn hàng. "Một quy trình hoàn tất ít nhất cũng mất ba bốn ngày, nhiều thì cả tuần, gặp hàng khẩn cấp thì đúng là cháy nhà," Geng Geng nói.

Cảm giác chia cắt này chính là nỗi đau đầu lớn nhất của Quang Chính – Giám đốc số hóa kiêm CIO của Viễn Đông. "Chúng tôi có hơn 20 hệ thống lớn nhỏ, đã dùng gần mười năm. Hệ thống OA cũ như chiếc máy bị gỉ sét, dữ liệu xung đột, chức năng lỗi thời, khả năng mở rộng gần như bằng 0. Nhưng nếu nói thay toàn bộ? Chi phí cao, rủi ro lớn, hầu như không thể."

Bước ngoặt đến vào năm 2021. Khi ấy, đội IT của Viễn Đông chỉ có 5 người, họ bắt đầu tập trung vào nền tảng DingTalk và công cụ mã thấp Yida đi kèm. Họ làm một việc tưởng chừng đơn giản nhưng hiệu quả đáng kinh ngạc: nối ghép các giao diện quan trọng của SRM, OA, ERP lại với nhau trên nền tảng DingTalk như lắp ráp Lego.

Giờ đây, Geng Geng chỉ cần một giao diện ứng dụng trên DingTalk để hoàn tất toàn bộ quy trình mua hàng từ so sánh giá đến phê duyệt hợp đồng. "Tiến độ quy trình tự động đẩy thông báo lên DingTalk, lãnh đạo đi công tác cũng có thể phê duyệt ngay lập tức. Quy trình trước đây mất cả tuần, giờ nhanh thì một hai tiếng là xong." Việc tra cứu dữ liệu lịch sử giá sản phẩm cũng thuận tiện hơn, không cần lục tìm hàng đống giấy tờ, chỉ cần nhập thời gian mua và tên vật liệu vào ứng dụng mã thấp là thông tin hiện ra ngay lập tức.

Với Viễn Đông, việc quản lý mạng lưới nhà cung cấp logistics khổng lồ trước đây cũng là một bài toán nan giải. Trước đây, việc giao tiếp với nhà cung cấp bên ngoài phải dùng hệ thống khác, tình trạng vận chuyển cũng không thể theo dõi thời gian thực. Vì vậy, Viễn Đông đã tận dụng khéo léo hệ sinh thái mở của DingTalk để kết nối nhân viên và đối tác bên ngoài, giờ đây việc giao tiếp xuyên công ty và theo dõi logistics chỉ cần vài cú click chuột trên DingTalk. Phía sau sự gia tăng hiệu suất là khoản tiết kiệm chi phí thực tế, chi phí logistics của công ty giảm từ 2% xuống còn 1,3%, tiết kiệm hàng trăm triệu NDT.

Điều bất ngờ hơn đến từ sự thay đổi nhờ AI. Trước đây, nhân viên marketing muốn tra cứu tiến độ sản xuất đơn hàng phải nhờ đồng nghiệp bộ phận sản xuất đăng nhập hệ thống MES để kiểm tra. "Người ta bận hay nghỉ thì phải đợi," một quản lý marketing cho biết. Giờ đây, chỉ cần hỏi trợ lý AI trên DingTalk một câu, tiến độ sản xuất sẽ trả lời ngay lập tức. "Thời gian chờ đợi tiết kiệm được giúp chúng tôi có thể gặp thêm một khách hàng nữa."

"Chúng tôi dùng bộ công cụ DingTalk thay thế các hệ thống cũ như OA, CRM, SRM," Quang Chính tổng kết, "không chỉ tiết kiệm được hàng triệu NDT tiền bản quyền phần mềm, quan trọng hơn là dữ liệu và quy trình thực sự xuyên suốt, ban quản lý có thể nhìn rõ từng khâu, quyết định trở nên chủ động hơn rất nhiều."

Tại nhà máy đồ ăn nhẹ sấy đông khô của Hữu Linh Hữu Thực ở Tấn Giang, quản lý logistics Hoàng Hiểu Phong trước đây mỗi cuối tháng đều sợ nhất việc đối chiếu tài khoản. "Các đơn vị vận tải rải rác khắp nơi, hàng đến đâu rồi? Đã ký nhận chưa? Toàn phụ thuộc vào họ gửi bảng Excel hoặc hóa đơn giấy. Dữ liệu không khớp là chuyện thường, tranh cãi kéo dài cả mấy ngày." Lo lắng hơn nữa là tỷ lệ đúng hạn vận chuyển chỉ đạt 90%, đồ ăn sấy đông khô cực kỳ nhạy cảm với nhiệt độ, chỉ cần chậm trễ hoặc kiểm soát nhiệt độ không ổn định là tổn thất lớn.

Hệ thống TMS (Quản lý vận tải) lớn truyền thống cũng từng được cân nhắc. CIO Long Nhãn thẳng thắn nói: "Phần mềm SaaS truyền thống vì phải phù hợp với nhiều khách hàng nên chức năng càng lúc càng phức tạp, nhu cầu đặc thù của chúng tôi lại không được đáp ứng. Thách thức lớn hơn là nhân sự, việc tuyển được chuyên gia IT giỏi tại các thành phố hạng ba, hạng tư quá khó, toàn bộ đội ngũ số hóa của Hữu Linh Hữu Thực chỉ có vài người. Không mua nổi, dùng không tốt, không ai làm được – số hóa logistics trở thành vấn đề nghẽn cổ chai."

Bước ngoặt đến từ nền tảng mã thấp của DingTalk. Long Nhãn dẫn dắt đội nhóm nhỏ tự mình ra tay, tận dụng đặc điểm "nhỏ, nhanh, nhẹ, chính xác" của mã thấp, tập trung giải quyết các điểm đau logistics. Chỉ trong hai tuần, họ đã xây dựng và đưa vào hoạt động thành công hệ thống "Quản gia Logistics" được thiết kế riêng.

Hệ thống này chạy trực tiếp trong nhóm chat DingTalk. Hoàng Hiểu Phong khởi tạo nhiệm vụ trong nhóm, nhân viên văn phòng của đơn vị vận tải chỉ cần nhấn vào thẻ trong nhóm để nhập thông tin xếp xe. Xe vừa khởi hành, dữ liệu nhiệt độ và độ ẩm sẽ được đẩy tức thì vào nhóm. Hàng đến nơi, tài xế chụp ảnh và tải lên biên bản giao nhận, phí cũng được xác nhận trực tuyến. "Không còn phải chạy theo đòi hóa đơn, đối chiếu dữ liệu nữa," Hoàng Hiểu Phong nói.

Hệ thống "cây nhà lá vườn" này mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc, tỷ lệ đúng hạn vận chuyển tăng vọt lên 96%, các tình trạng mất hàng, tráo hàng, tranh cãi gần như biến mất hoàn toàn. "Chỉ riêng tiền mua phần mềm TMS đã tiết kiệm được, cộng thêm tối ưu tuyến đường vận chuyển và giảm tổn thất, mỗi năm chắc chắn tiết kiệm 1,5 triệu NDT," Hoàng Hiểu Phong đưa ra con số cụ thể.

Thành công của hệ thống logistics đã khơi dậy tinh thần phát triển ứng dụng nội bộ trong toàn công ty. Đội của Long Nhãn khuyến khích nhân viên tuyến đầu các bộ phận sử dụng mã thấp để xây dựng công cụ phục vụ công việc, đồng thời tận dụng năng lực AI của DingTalk để nâng cao trải nghiệm người dùng.

Ví dụ ở khâu bán hàng. Hiện nay, nhân viên bán hàng mới khi thăm khách hàng chỉ cần nói vào điện thoại "ghi lại thông tin khách hàng hôm nay", trợ lý AI DingTalk sẽ tự động sắp xếp và lưu thông tin quan trọng vào hệ thống; ông chủ muốn nắm tình hình bán hàng, chỉ cần hỏi trên DingTalk "tuần này đã thăm bao nhiêu khách? Còn mấy khách hàng cấp S chưa theo dõi? Ba nhân viên bán hàng đứng đầu là ai?" AI lập tức trích xuất câu trả lời từ các đơn đặt hàng phân tán, hồ sơ thăm khách. Thông tin này không phải do AI tạo ngẫu nhiên mà đều xuất phát từ hồ sơ kinh doanh thực tế.

Bộ phận sản xuất cũng hành động. Nhân viên kiểm tra thiết bị dựa trên ứng dụng quản lý thiết bị do mã thấp xây dựng, tự thêm một trợ lý kiểm tra AI. Trạng thái thiết bị, lịch sửa chữa, phân tích sự cố có thể truy xuất mọi lúc, không chỉ chấm dứt tình trạng nhập thủ công thông tin rườm rà dễ sai sót trước đây, mà tình trạng sức khỏe thiết bị của nhà máy cũng luôn trong tầm kiểm soát.

"DingTalk không chỉ giải quyết chính xác các điểm đau kinh doanh, mà còn khơi gợi sự đổi mới kinh doanh,"

Long Nhãn nói, "toàn bộ nghiệp vụ cốt lõi của chúng tôi hiện nay đều chạy trên DingTalk, một nền tảng DingTalk làm cơ sở, một bộ công cụ mã thấp làm hộp dụng cụ, AI khiến những công cụ này trở nên thông minh và dễ dùng hơn. Rào cản thấp, dễ học, linh hoạt và thông minh – đây mới chính là số hóa mà chúng tôi mong muốn."

Tại Đỉnh Lập Tân Vật Liệu, trước đây phòng tài chính có một "nghề đặc biệt": ba người mỗi tháng phải kiểm tra thủ công hàng nghìn hóa đơn từ các chi nhánh bán hàng trên toàn quốc, nghiêm phòng trường hợp báo cáo trùng lặp. "Kiểm tra thủ công hiệu suất thấp, dễ sai sót, lại dễ có kẽ hở. Một khi phát hiện hóa đơn sai, tài chính còn phải chạy theo nhân viên kinh doanh để yêu cầu phát hành lại," Chuẩn Dịch – người phụ trách Trung tâm Kỹ thuật Thông tin nhớ lại.

Đây chỉ là phần nổi của tảng băng chìm, thách thức lớn hơn là sự chia cắt nghiệp vụ. Bộ phận logistics tính cước vận chuyển phải thủ công khớp hàng chục quy tắc, chu kỳ thanh toán kéo dài tới 45 ngày; các hệ thống ERP, kiểm soát chi phí, chuỗi cung ứng mỗi bên quản một mảnh, dữ liệu không khớp là chuyện bình thường. Ngay cả nhân viên chất lượng chịu trách nhiệm hài lòng khách hàng trước đây cũng thường bị quy trình đuổi theo, thường là khi khách hàng khiếu nại thì họ mới khẩn trương can thiệp xử lý, mệt mỏi chạy theo.

"Như thể bắt mấy người nói ngôn ngữ khác nhau cùng nhau chế tạo tên lửa, hợp tác quá khó khăn," Chuẩn Dịch mô tả hệ thống cũ. Giải pháp của họ là kết nối hệ thống ERP cốt lõi vào nền tảng mã thấp DingTalk, đồng thời tận dụng năng lực AI để AI đóng vai trò "phiên dịch viên" và "cảnh báo viên" trên DingTalk.

Sự thay đổi mang lại là cụ thể. Nhân viên logistics nhập vận đơn vào ứng dụng mã thấp DingTalk, chỉ cần gửi đi là hệ thống tự động kích hoạt ERP tạo chứng từ thanh toán, không còn phải xuất Excel, đối chiếu quy tắc thủ công. Khi nhân viên kinh doanh tải lên hóa đơn báo cáo chi phí, năng lực AI của ứng dụng mã thấp DingTalk lập tức hoàn tất việc kiểm tra trùng lặp và xác thực, ba nhân viên tài chính kia cuối cùng cũng được giải phóng. "Rủi ro hóa đơn được kiểm soát từ nguồn, hiệu suất kiểm tra tăng ít nhất 70%, hiệu suất báo cáo cũng được cải thiện," Chuẩn Dịch nói.

Bộ phận chất lượng cũng hưởng lợi. Hiện nay, trợ lý AI trên DingTalk mỗi ngày đúng giờ gửi thông tin quan trọng về dịch vụ khách hàng và tiến độ xử lý khiếu nại, nhân viên chất lượng không còn phải bị động chờ đợi sự cố bùng phát như trước. Trợ lý AI này còn đặc biệt "giàu kinh nghiệm", có thể kết hợp với kho kiến thức các vụ việc cũ để đưa ra đề xuất xử lý, giúp họ giám sát toàn bộ quy trình chặt chẽ hơn. "Trước đây là chữa cháy, bây giờ là phòng cháy," Chuẩn Dịch bổ sung, "chỉ riêng thời gian xử lý khiếu nại trung bình đã tăng hơn 50%, mức độ hài lòng của khách hàng cũng được cải thiện."

Điều khiến ban quản lý ngạc nhiên nhất là quản lý chi phí logistics chi tiết. Trước đây, việc tính cước vận chuyển giống như một "hộp đen". Hiện nay, Đỉnh Lập xây dựng một "kho giá chuẩn logistics" trên nền tảng mã thấp DingTalk, mọi thay đổi quy tắc đều qua phê duyệt trực tuyến và cập nhật tự động. Khi thanh toán, hệ thống tự động lấy thông tin khối lượng hàng hóa, điểm đến từ ERP, lập tức khớp ra giá chuẩn.

"Việc tính cước vận chuyển giờ đây rõ ràng minh bạch, tranh cãi với đơn vị vận tải giảm nhiều," Chuẩn Dịch chỉ vào bảng điều khiển dữ liệu logistics cập nhật thời gian thực và nói, "chỉ riêng chi phí khâu thu phát này đã giảm 5%, mỗi năm tiết kiệm gần một triệu NDT. Những hệ thống này không phải là sản phẩm tiêu chuẩn mua sẵn bên ngoài, mà là thứ 'lớn lên' cùng nghiệp vụ của chúng tôi, khít khao như in."

Ba câu chuyện tưởng chừng khác biệt này đều chỉ về cùng một xu hướng: Doanh nghiệp đang sử dụng sự kết hợp giữa mã thấp, AI và nền tảng DingTalk để 'trồng' ra hệ thống số hóa thực sự thuộc về mình, phù hợp nhu cầu từ chính đất đai nghiệp vụ của doanh nghiệp.

"Trước đây mua phần mềm, là chúng ta phải thích nghi với hệ thống. Bây giờ dùng mã thấp DingTalk để xây hệ thống, là để hệ thống thích nghi với chúng ta," một quản lý nghiệp vụ của Viễn Đông cảm thán. Sự chuyển đổi này về bản chất là quyền chủ đạo số hóa đã chuyển từ bộ phận IT xuống tận tuyến đầu nghiệp vụ. Nhân viên từ người thực thi thụ động trở thành những "sáng tạo số" có cảm giác tham gia và thu hoạch.

Thực tiễn của Viễn Đông, Hữu Linh Hữu Thực, Đỉnh Lập cho thấy: Thứ thực sự có thể thay thế các hệ thống truyền thống đắt đỏ, cứng nhắc không phải là một chức năng đơn lẻ, mà là một hệ sinh thái số hóa mà mỗi nhân viên nghiệp vụ đều có thể tham gia xây dựng, linh hoạt phát triển theo nhu cầu thực tế và ngày càng thông minh hơn nhờ AI.

Loại hệ thống 'lớn lên' từ bên trong doanh nghiệp này mới có sức sống mạnh mẽ nhất.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!